檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發展分析探討

賈虎 苗英龍

摘 要：隨著電子計算機和互聯網的發展，紙質檔案已經無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質檔案都有各自的優缺點，客觀分析他們的優勢和劣勢，善加利用，才能更好地應用到檔案管理之中。本文主要就檔案管理中紙質檔案與電子檔案并存管理進行了相關的分析，以供大家交流探討。

關鍵詞：檔案管理；紙質檔案；電子檔案；并存發展

計算機科技高速發展，電子檔案的應用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質檔案和電子檔案并存發展、配合應用的關系就成了檔案管理中非常重要的一點。

1 紙質檔案與電子檔案并存的必然性

在各行業實際工作當中，大量的會議記錄、手稿、領導批示、原始數據等這些紙質文件因為其重要性，還是以紙質為載體實行紙質檔案管理，對其進行長期、穩定的安全管理，可作為重要和可靠的依據憑證存在。而電子檔案的最大特點在于其占用空間小，存儲信息量大，利于保存，使使用者能夠隨時隨地檢索，并實現信息的共享。二者各有優劣。從利于工作角度來看，紙質檔案與電子檔案并存是必然的。

從其載體而言，對于紙質檔案來說環境的變化、空間的要求、紙質的質量等都對其保存壽命上有很大的影響。相對電子檔案，其載體主要由光盤構成，其構成材料多為聚酯底基，其對外界因素，包括物理因素、磁性現象等，都是電子檔案的不利因素。從保管的角度而言都存在缺陷。但二者之間缺一不可。

2 紙質檔案與電子檔案的比較分析

2.1 電子檔案的優越性

1）信息的可變性。電子檔案相對于紙質檔案而言，可以直接由計算機進行處理，省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們為自己的各種需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統計、匯總、打印或復制，將這些信息轉換成自己需要的形式，而紙質檔案在這些方面不具備這些優點。

2）信息的共享性。電子檔案的可共享性，使得檔案可能供所有需要它的人共享，這就打破了紙質檔案利用傳統方法實現信息共享的局限。

3）信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地快速利用電子檔案內的信息。電子檔案在現代信息傳播技術條件下，利用極為方便，利用者不用到檔案室來，在任何地方一臺聯網的計算機上，都可以利用檔案館的開放檔案，這樣大大提高了檔案的利用率。

2.2 紙質檔案的不可替代性

與電子檔案相比較，紙質檔案本身具有原始性、憑證性等特性，決定了紙質檔案具有不可替代性。

1）原始性。紙質檔案中最有原始價值的當屬原稿。原稿又稱定稿、底稿等，是經過審閱修改，由機關領導人或作為全宗主體的人物親自審定、簽發或會議正式通過的最后完成和生效的文稿，最大限度地體現了文件形成者思想成果。因此，原稿作為重要的原始文本具有特殊的功能和價值，它不僅記錄了創始和修改的過程，更因其唯一性而具有獨特的收藏價值和紀念功能。紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實性、純潔性，這使之顯得尤為珍貴。這種真實和真切難以偽造和修改。電子檔案則在這方面不具優勢，而且，紙質檔案能給后人留下一些個性化的痕跡，而電子檔案卻望塵莫及。

2）憑證作用。紙質檔案是從工作活動中直接使用的文件轉化而成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀、真實性，因此能成為令人信服的歷史證據。從紙質檔案自身物質狀態看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿，印信等，真實可信，難以偽造和篡改，反映出檔案是確鑿的真憑實據。

3）利用的直接性。隨著信息化社會的來臨，辦公自動化的迅速發展，電腦用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢。然而，電子檔案從其產生的那一刻起，就離不開計算機及相應的軟件和設備，否則將無法存儲、傳遞與識別。不能直接閱讀，必須借助電子計算機還原成可讀信息，這種依附性是電子檔案本身所無法克服的。紙質檔案則不然，一目了然，無需借助任何輔助手段，無論客觀條件如何，都能夠對所藏檔案進行查找利用，不會受客觀條件的影響和限制。

3 紙質檔案與電子檔案并存管理的探索

3.1 建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。

3.2 并存期間應根據自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

3.3 實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式

電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。

3.4 建立一套科學合理的管理制度

電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作由為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結語

總之，紙質檔案與電子檔案在現階段各有優勢，在經濟建設及服務中各自發揮著特殊的作用。因些現階段做好電子檔案與紙質檔案的長期并存工作，相輔相成，相得益彰，逐步完善檔案管理手段，是檔案管理工作的重要課題。

參考文獻

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