信息技術在檔案管理工作中的運用

摘 要：處于互聯網時代背景下，信息技術已經普及到各行各業，信息技術的運用使得各行業是工作效率和效益不斷提高，加強使用信息技術是時代發展的需求，對于水利行業的檔案管理工作也一樣。檔案詳細記錄了過去的事情和工作，把不同類型的記錄進行詳細分類存儲是檔案管理工作的重要環節。當今社會電子技術和互聯網的迅猛發展和信息技術的不斷更新對檔案管理工作的發展有著重要影響，在檔案管理工作中使用信息技術不但能夠提高工作效率還能優化資源，因此單位管理中檔案信息化管理已經成為一種大趨勢，并且信息技術在檔案管理工作也體現出了其較高的使用價值。本文分析了信息技術在檔案管理工作中的運用。

關鍵詞：信息技術；檔案管理工作；運用

檔案信息化是新時期事業檔案對于檔案管理部門工作的重新規劃和組織，要求在進行檔案管理工作中全面使用現代信息技術來對檔案資料進行分類、存儲和服務基層，實現檔案管理工作信息化，既檔案管理網絡化、數字化、以及規范化等。使用現代信息技術來對傳統的檔案管理技術進行改造，使檔案管理工作能適應數字化時代的新變化，盡可能的滿足社會對檔案管理工作的需要，這是信息技術在檔案管理工作中運用的重點內容。隨著科學技術的快速發展，信息技術在檔案管理工作中的應用已經是事業檔案管理部門發展的大趨勢，它能提高工作效率，促進單位健康穩定發展。因此，信息技術在檔案管理工作中的運用具有重要意義。

1 信息技術在檔案管理工作中運用的重要性

處于互聯網信息社會中，檔案信息作為其中最為重要的信息，對單位的發展起著重要作用。隨著互聯網的發展和普及，檔案管理工作電子化已經成為當前檔案管理的重要內容，是檔案管理工作未來發展的大方向。在檔案管理工作中運用信息技術可以提高工作效率，成本較低，節約資源，符合當今社會提倡的低成本高效率；檢索資料方便、快捷節省時間；相比較傳統的紙張檔案來說具有存儲時間長，容易保存優勢，使得檔案管理工作效率更高，更加規范化、科學化。

2 信息技術給檔案管理工作帶來的重大變化

1）實現了資源共享。檔案記錄了各單位發展的歷史，在檔案管理工作中非常重要，特別是在當今社會人力資源檔案管理工作能保證單位各個部門實現人員合理配置。互聯網信息技術在檔案管理工作中的應用能夠突破以往檔案管理的封閉現象，實現資源共享，使人們在需要查找資料的時候更加方便。檔案管理能夠打破傳統檔案管理的封閉性，實現檔案信息共享，使需要檔案信息的人方便查閱，提高單位重大決策的科學性。電子信息檔案管理工作的優勢使得互聯網信息技術中的存儲功能必須達到較高的水平。例如在使用現存儲設備中在激光視頻技術使用基礎上能促使光盤驅動機快速發展。信息技術中的光盤驅動機具記錄密度較高、存儲容量教大以及穩定性等特點使之使用的更加普遍。實現資源的共亨性是互聯網信息技術的最大優點。

2）增強檔案的使用壽命。紙質檔案受氣候、環境的影響較大，而且在長期的資料查閱使用過程中容易導致文字紙張受損，使得檔案的壽命縮短嗎，降低使用效率。互聯網信息技術的使用防止了使用者直接接觸檔案卷宗，消除了各種因素對檔案的腐蝕，增強了檔案的使用壽命。互聯網技術運用在檔案管理中突破了傳統紙質檔案管理的各種束縛。

3）使用自動化檢索工具，提高工作效率。檔案管理工作中現代檢索方式使信息技術最基本的功能。針對不同檔案管理體系，檢索的關鍵詞也不相同，比如可以使用姓名檢索、檔案名稱檢索、檔案編號等各種信息檢索。在檔案管理工作中使用信息技術檢索工具，能夠節省檢索者的時間和所需要信息的豐富、全面性，提高工作效率。

4）實現多種形式的檔案管理和運用。在進行檔案管理工作的時候會遇到照片、圖片和各種錄像視頻等資料，傳統的檔案管理中使用的底片和膠片次數較多，這會使得照片資料出現磨損或者丟失等現象。此外電視錄像這些資料保存更加不方便，傳統的音頻、視頻存儲以后在需要的時候必須使用型號匹配的播放器才可以使用，另外膠帶屬于易燃物品，不易保存等這些都是傳統檔案管理存在的弊端。使用互聯網信息技術對檔案進行管理可以防止這些問題的出現，保證照片存貯、畫面清晰，長期使用。互聯網信息技術能存儲海量信息，可以存儲大量的照片和視頻以便以后查閱。視頻一但存入計算機，在需要的時候就可以直接打開查看，方便快捷。所以，使用互聯網信息技術能對各種形式的檔案信息進行存貯、管理、查閱，提高了檔案管理工作的效率，解決了傳統檔案管理工作存在的難題。

5）使用信息技術網絡平臺進行宣傳，提高檔案的使用效率。檔案對于單位來說非常重要，它記錄了單位的發展歷程和每個職工的信息資料，因此，檔案能夠指引單位朝著正確的方向發展。每個單位可以使用互聯網平臺宣傳一些較為成功的案例和榜樣人物，使大家能夠從互聯網上進行查看，充分發揮檔案的職能，提高使用效率。

3 信息技術在檔案管理工作中運用的發展趨勢

1）構建數字化的檔案館。數字化檔案館是使用互聯網電子遠程技術來獲得檔案資料的一種方式，它的核心是數字化檔案在不同環境中為使用者提供檔案資料的便捷性。首先、注重人才培養。建立一支綜合素養高的檔案管理隊伍，定期開展有針對性的培訓活動，激勵檔案管理人員積極學習各方面科學文化知識和檔案管理技能，提升他們的綜合素養。另外要增強檔案管理人員的信息處理能力，尤其是數字化檔案管理中大量的信息技術軟件使用能力，鼓勵檔案管理人員不斷學習計算機信息技術，跟上互聯網技術更新的步伐。其次、保證最基礎的設施完善。單位領導階層要把檔案室的建設規劃到工作中，保證檔案管理工作的軟件和硬件設施齊全。計算機系統數據庫要能滿足存儲、管理的需求和技術、成本的需要。另外需要注意的是計算機系統和軟件是否和數據庫匹配。同時，選擇的計算機數據系統要滿足當前和以后幾年檔案資料的要求。

2）實現檔案管理工作信息數字化。首先，使用現代數字媒體技術。檔案信息管理系統是一個復雜且系統的綜合技術工作，它包括對信息的處理、收錄、檢索、等各個環節。要相使得檔案信息管理朝著數字化、標準化、規范化方向發展，就一定要加大現代數字媒體技術的使用力度，使得檔案信息數字化實現科學。其次、構建互聯網信息數字化平臺。要想建立檔案信息數字化體系，就要根據具體情況，從實際出發，逐漸實現網絡信息數字平臺，建立專門的軟件工程，建立不同類型的檔案信息數據庫，把檔案信息進行分類管理，實現分類查詢、檢索的功能。此外，進行檔案信息數字化體系建設過程中要保證檔案部門的信息系統和單位其他部門之間的聯系，使得資源系統能夠實現連接，以便后期使用。

使用互聯網信息技術對檔案進行管理，能夠克服傳統檔案管理工作中存在的弊端，提高檔案管理工作的效率和水平，促使單位穩定、健康發展。目前的檔案管理工作中信息技術使用的有效性存在不足之處，單位只有加強對檔案管理工作信息技術的建設，充分利用其優勢，才能實現信息技術在檔案管理工作中的巨大價值。使得檔案管理工作實現全面信息化、數字化、網絡化，跟上社會發展的步伐，滿足灌區發展的需求。

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作者簡介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，研究方向：檔案管理。