基于大數據時代背景下的檔案信息化建設探討

王海鷹

【摘 要】大數據時代，對檔案信息化建設而言，既是機遇，又是挑戰。本文列舉出檔案工作中存在的一些問題，分析了大數據時代背景下，檔案信息化建設的必要性。在建設內容上，提出了建設大數據系統、信息化平臺、信息接口、出入庫系統。最后，從人才培養、法規建設及新興技術應用方面提出了相應策略。

【關鍵詞】大數據時代；檔案信息化建設

“大數據時代”不僅是指信息量大的現象，同時它是各種先進技術集合的代名詞，也意味著新思想與新體制的產生。檔案作為人員信息、企業信息、物資信息等儲存載體，其信息量在不斷擴充，為做好“檔案管理”這個基礎性工作，避免因檔案方面的問題影響到各項工作進程，檔案信息化建設已成為當下檔案工作的重要內容之一，而大數據、云計算、人工智能等各種新技術的出現，為檔案信息化建設提供了技術支撐，龐大的檔案數據將會得到完整儲存和有效利用。

一、大數據時代背景下檔案信息化建設的必要性

（一）檔案信息化建設將為海量的檔案數據處理提供方法

大數據時代意味著數據量的激增，有效數據和無效數據混雜在一起，讓人無法辨別，如何實現從海量檔案資源中挖掘出具體的有價值的信息并加以利用？同時，應對每天不斷增漲的數據量，怎樣才能將其完全儲存？在網絡安全形勢嚴峻復雜的今天，如何確保檔案數據安全，避免被不法分子利用？這些問題都將會在檔案信息化建設的進程中逐一得到解決，新技術也會為檔案數據處理提供新的思路和方法。

（二）高效的辦公需要檔案信息化建設作為支撐

無論在政府機關，還是企業、院校，檔案管理工作是整個辦公流程中的基礎性內容，人事統計、福利待遇、調職晉升等都與檔案直接掛鉤，相關部門需要隨時調用檔案信息。但在過去幾十年的發展過程中，大多數檔案都是以紙質的形式保存在檔案盒中，信息沒能及時更新、備份，使得檔案的完整性和安全性大幅降低。在查檔過程中，全是由檔案館工作人員逐個尋找，尤其是在某些檔案管理不夠規范的單位，人工查找檔案時間冗長，嚴重影響辦公效率。檔案信息化的建設，旨在實現信息調取及時化，信息更新及實時化，省去人工操作的大多數環節，為高效辦公提供強有力的保證。

（三）時代發展的大趨勢決定了檔案信息化建設的必然性

在當今時代發展的大趨勢下，各行各業都走在“信息化”建設的道路上，未來將會實現全行業信息化，檔案工作也必須緊跟上時代的步伐。從信息化系統的角度看，檔案工作是整個系統工作中的一個環節，按照“木桶效應”，當信息化已經在全行業基本實現時，傳統的檔案工作就將成為短板，因檔案不能及時調用，使其不能與其它環節有效銜接，嚴重影響整個系統的運作效率，故檔案信息化建設是時代的要求。

二、大數據時代背景下的檔案信息化建設內容

（一）建設檔案管理大數據系統

檔案管理大數據系統的作用，是將無數的檔案信息進行歸類整理，并過濾無效信息，挖掘數據價值。過去，主要是根據主管單位需求的不同，從檔案庫中提取檔案進行查證，檔案管理始終處于“被動式”狀態，且對多數以紙質或者簡單的電子文檔為載體儲存的檔案要進行信息分類，工作量龐大難已實現。檔案大數據系統的建設，將會變“被動式”為“主動式”，把所有的大塊信息分解成小塊信息并進行分類，自動針對各項情況進行數據分析和結果預測，并反饋給系統管理員。從檔案資料中往往能發現很多問題，甚至是監管或上級部門的盲點，由此可避免許多意外事故的發生。另外，大數據系統所得到的所有分析和預測結果，可在法律允許和權威部門的監督下供上級使用。

（二）建設檔案管理信息化平臺

檔案管理信息化平臺的建設，可通過集合包括大數據、云計算等先進技術，實現海量數據的處理和分析，提取有價值的部分。且整個檔案工作的辦公問題，除某些具備實物載體的檔案外，全部在操作中心平臺上進行。對辦公規范化：所有檔案歸檔、登記、統計等步驟必須按程序進行完成，避免了以往檔案辦公記錄簡單、疏漏、工作隨意性等許多弊端。對辦公可視化：所有檔案的瀏覽、調取、入庫等都有嚴格記錄，人為是無法修改的，避免了過去對檔案的調取和使用沒有詳細的操作記錄、權限設制等安全問題，其強大的監管功能可以有效應對“檔案失竊”、“信息泄露”等問題。

（三）建設標準化信息接口

過去辦公中，各單位，甚至各部門都是單獨的一套辦公操作系統，相互之間如不進行交流，信息交互不暢通、不共享，造成辦公效率不高等系列問題。建設標準化信息接口，可實現對各單位獨立沿用系統的鏈接，并將檔案數據上傳到核心管理部門的信息化平臺上，實現信息流通，減化工作環節，提升檔案管理工作水平。同時，標準化信息接口可根據其層級的不同，將與不同的平臺相連，各級標準化接口將各個操作系統連接在一起，形成龐大的數據網絡，只要具備訪問權限，就能調用各級檔案，實現檔案信息的互聯、共享和利用。

（四）建立檔案出入庫系統

檔案出入庫系統類似于分揀系統，依靠對檔案條碼、二維碼等信息的識別，自動將所有檔案分類存儲。檔案的出入庫都有嚴格的規程和權限，且檔案的條碼信息是與電子檔案資料配套，在射頻掃描時可以同步讀取該檔案的電子信息，還可根據檔案的保密需要，自制“身份碼”，在掃描完成后，必需提供權限或者輸入指令才能打開。檔案出入庫系統同樣可與信息平臺相連，在平臺上可以實時了解檔案的情況，能有效起到監督作用。

三、大數據時代背景下的檔案信息化建設策略

（一）以人才培養推動檔案信息化建設

大數據時代的特點，除了各種技術興起和廣泛運用之外，對人才需求也在激增，檔案信息化建設所需要的應當是同時具備檔案專業、大數據、計算機科學技術等多門學科知識背景的復合型人才。一方面要樹立大數據時代的人才觀念，改變過去僅僅將檔案工作人員作為“文件保管員”的思想，建設新時代的檔案人才隊伍；另一方面要加強檔案人才隊伍的培養，堅持持證上崗制度，嚴格檔案信息化建設人才準入門檻，按照復合型人才要求，并通過從業資格考試取得相應的從業資格證。

（二）以法規政策推進檔案信息化建設

檔案信息化建設的穩步推進需要具備一個積極的政策環境，為此，制定相關法規并落到實處顯得尤為重要。首先，在信息化設備的開發與應用方面，應充分借鑒其他領域的發展經驗，在檔案管理專業化設備的自主開發上給予政策支持，提高企業與科研人員的積極性。同時，還應以法規形式明確技術指標，規范市場環境。其次，在信息安全方面，結合時代需要，制定有關法規，對盜竊檔案、惡意攻擊檔案系統、造成經濟損失的不法分子給予嚴懲，以立法形式來確保信息安全。

（三）以新興技術助推檔案信息化建設

在大數據時代背景下，尤其是新興技術的運用給各行各業帶來了變革性的影響，檔案部門開展檔案信息化建設應結合工作實際，進一步加快新興技術在檔案管理中的運用，化挑戰為機遇，以適應大數據時代的發展趨勢。首先，要以技術引進為基礎，考慮引進技術與檔案信息化建設的無縫應用；其次，要以技術選優為保障，通過理論分析與實踐調研考量選擇與檔案管理需求相適應的技術；最后，要以技術推廣為核心，設計推廣應用方案，建立反饋機制，加強后期應用跟蹤與完善 [2]。

四、結語

大數據時代，對檔案工作而言既是機遇又是挑戰，過去信息化建設存在的技術問題將得到解決，而諸如信息安全、人才缺乏等新問題，將是在下一步如何高效地開展檔案信息化建設工作中值得深入探討。

【參考文獻】

[1]王玲，張妍妍.大數據時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰[J].蘭臺世界，2014（06）

[2]于英香.大數據視域下檔案數據管理研究的興起：概念、緣由與發展[J].檔案學研究，2018（01）：44-48.