從合同審簽流程淺談企業內部控制

【摘要】現代企業越來越重視企業管理，管理出效益，管理出人才，企業的有效管理離不開企業內部控制的有效運營，筆者就所在的高速公路公司內部的合同管理為例談談企業內部控制對管理水平的提升和風險防范能力的應對。

【關鍵詞】高速公路 合同管理 內部控制

一、前言

內部控制是現代企業管理的重要組成部分，良好的內部控制體系可以促進企業經營管理效率的提高，企業在適應外部環境的同時又加強了內部管理和業務流程的梳理和創新，為企業創造價值最大化提供了可能。內部牽涉到企業各業務處室的方方面面，筆者僅從公司合同審簽流程來談談公司企業內部控制。

二、企業組織構建

企業內部控制是一個龐大而系統的工程，需要企業管理層及各相關部門共同參與并承擔相應的職責。四川達萬高速公路有限責任公司（以下簡稱達萬高速）由董事長、總經理、分管業務的副總經理組成公司高級管理層，公司高級管理層領導公司各業務部門的同時又接受集團上級機關的業務指導及紀律監督。業務層由辦公室、財務部、工程部、養護部、路產管護與安全部、收費運營部、經營開發部、人力資源開發部、黨群部、紀檢監察部、工會等業務部門組成。公司章程明確規定了公司各管理層及業務層的機構設置、職責權限、實現了執行權與監督權的相互分離及制衡。

三、從合同審批看企業內部業務層面控制

達萬高速合同審查意見表由合同名稱及編號、合同主要內容、合同金額、律師意見、主辦部門意見（合同簽訂方式、簽訂形式以及選擇簽訂方式和形式的原因）、經營開發部審核、財務部審核、紀檢監察室審核、相關部門會審、分管業務副總經理審批、分管合同副總經理審批、董事長審批意見欄組成。

從合同審查意見表的內容可以看出，合同審批首先體現在業務層面控制。合同主辦部門根據公司發展需要提出立項申請，同時將合同擬采用什么方式形成，是招標、競爭性詢價、邀請招標、還是它詢價方式或協商等，從合同立項開始就保證合同簽署將在一個公開、公平、公正的環境下進行。合同初稿形成后首先由公司法律顧問審查簽署意見，法律顧問從法律層面對公司合同作出指導意見，避免合同存在法律漏洞及缺陷，為避免合同執行過程中經濟糾紛的產生提供了有利保障。主辦部門根據法律顧問對合同的指導意見對合同進行修改后簽署意見，若合同同時涉及多個相關部門的業務，還需相關部門同時簽署部門意見后再提交至合同管理部門經營開發部，經營開發部從合同管理的角度對合同方進行資格審查，對合同是否存在重大疏漏和欺詐以及是否可能導致企業合法權益受到損害等進行實質性審查，同時對合同進行登記編號管理以便對合同進行有效管控。財務部從預算管理及資金管理的視角進行合同審查，為公司執行稅務及稅收策劃等方面納言諫行，同時對合同進行支付臺帳登記，并按照國家有關稅收規定按時進行納稅申報。紀檢監察部門按照國家有關紀檢監督紀律對合同進行審查，并登記臺帳為合同的執行進行過程紀律監督，進行必要的風險防范，保證合同執行過程中的安全性和有效性，同時通過設置紀委書記信箱及投訴熱線等方式加強反舞弊機制建設，禁止企業內部違法違紀、舞弊和其他有損企業形象的行為發生。

四、從合同審批看企業管理層面內部控制

紀律監察部門簽署審查意見后將合同審批表及合同文件一并提交分管部門業務的副總經理，副總經理作為公司高級管理層從公司戰略業務出發進行掌控，對業務流程設計及執行過程的組織架構設計等進行審查；分管合同的副總經理從合同簽訂及實施過程中可能存在企業層面的缺陷與不足進行考查，對該合同的執行對公司的長期戰略發展是否有利等方面進行審批。公司總經理按照董事長和公司黨組會議決策對公司發展規劃及成長進行全面部署，該合同的執行是否對公司的生命發展周期有重大影響、是否可能導致公司未來的經營環境發生重大改變等進行考量；公司總經理將審批意見提交董事長。公司董事長作為企業內部控制的第一責任人及決策者，對公司戰略發展格局及未來市場競爭力應當有前瞻性的認識，對合同的審簽更是從企業資源分析、企業能力分析及企業核心競爭力分析以及企業外部環境等綜合判斷的結果，充分體現了企業內部控制領導層對企業目標實現的重大影響。

五、從合同管理看企業風險控制

企業經營管理過程中會遇到各種各樣的事件，這些事件可能對企業產生不利和有利影響，不利影響事件就代表了風險，可能阻礙企業發展及價值創造，產生有利影響的事件則可能為企業機會。我國的企業內部控制規范體系將內部控制與風險管理融為一體。企業內部控制正逐漸由傳統的內部牽制制度逐步發展為以風險為導向的內部控制整合框架，風險管理也由分散的財務、經營和戰略風險管理逐漸發展為整合風險管理。企業根據內部控制目標，結合風險管理策略，對各種業務和事項進行有效控制。

（一）不相容職務相分離控制

達萬公司的合同審查意見表中首先由律師簽署相關意見，極大減少了從合同簽訂方面條款及程序上所帶來的經濟風險和運營風險及法律風險；業務主管部門和公司管理層的授權審批、業務主辦與財務會計記錄、業務主辦與紀檢監察等均相互內部牽制，使不相容崗位和職務之間相互監督、相互制約。

（二）內部授權審批制度

達萬高速的合同審查意見表明確了各業務部門辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相關責任，各業務部門均須公司高級管理層的授權批準下才能進行合同的簽訂與執行。且公司章程明確規定凡涉及“三重一大”（重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業務）均應按照規定的權限和程序實行集體決策和聯簽制度。任何個人不得單獨進行決策或擅自改變集體決策意見。

（三）會計系統控制及預算控制

達萬高速財務部作為公司會計系統控制重要部門和預算控制的牽頭部門，不僅需建立健全本單位的財會管理制度及會計業務，還強化了對經濟活動預算的管理，使預算管理貫穿企業經濟活動的全過程。通過合同審查意見表也反映出公司預算需企業各部門都需全員、全過程、全面參與的活動，預算管理也是達萬高速公路公司內部控制的重要方式。

（四）運營分析控制及績效考評控制

達萬高速以合同的執行情況進行綜合分析，進而為績效考評提供依據，通過合同的執行情況開展運營情況分析，發現存在問題，及時查明原因并加以改進和風險控制。

六、結語

企業內部控制與企業內部環境、風險評估、信息與溝通、內部監督等直接相關，企業通過建立健全有效的內部控制，不僅能提高經營活動的盈利能力和管理效率，還有利于提升創造長久價值的能力。

作者簡介：吳靜（1974-），女，四川達萬高速公路有限責任公司財務副經理，研究方向：財務管理。endprint