關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

袁麗

摘 要：檔案信息化建設已逐漸成為現階段檔案管理部門的主要工作內容，能夠有效提高檔案建設的效率。檔案工作旨在服務大眾，為大眾提供方便，因此，為有效提升工作人員服務意識，檔案管理部門改良檔案建設方式是一種有效的手段。本文對檔案信息化建設進行了簡述，闡明檔案管理及信息化建設的建議及方法。

關鍵詞：檔案；信息化建設；檔案管理

一、前言

檔案是人類社會的寶貴財富，也是一個單位、一個民族乃至一個國家的珍貴記憶，搞好檔案工作關系重大。當前，檔案管理工作中仍存在一些影響其順利開展的問題，本文將就此提出自己的對策。

二、檔案信息化建設簡述

檔案信息化建設是指檔案管理部門在當今信息技術高速發展環境下，在原有檔案管理規劃與管理要求不變的情況下，對檔案信息資源進行管理與服務的制度建設，進而提高當代檔案實用性與服務性。簡要而言，檔案信息化建設就是立足于檔案管理對檔案保存的客觀需求，加之多元化、多角度融入當今優質信息技術，以期促進檔案資源能在社會上得到更科學高效的運用。檔案信息化建設主要有以下目標：第一，在信息化手段下，實現檔案在存儲、信息整合、信息利用的高度統一；第二，在社會發展推動下，實現信息檔案管理模式不斷發展創新；第三，在當今人們對檔案需求促使下，實現檔案數字化、網絡化；第四，在當今網絡資源共享特質下，實現檔案信息化內容網絡平臺共享化。檔案信息化建設初級階段具有以下特征：第一，由于網絡平臺信息共享，帶動了檔案信息在網站相關檢索功能的開發與利用，而相關檢索工程的開發、檔案信息大數據的建立，為檔案信息化又起到了促進作用；第二，在檔案信息化建設初始階段，人們已發現信息化對檔案建設的積極意義，其主要反映在利用計算機對檔案內容進行編目以及立卷工作時，不僅能夠縮短工作時間，更節省了人力物力，從而起到了節省檔案管理投資經費的積極作用。檔案信息化建設加速了“數字檔案時代”的到來，使人們利用檔案內容的手段不在拘泥于單一形式，通過網絡檔案平臺、檔案數據庫，以及電子檔案管理網站的陸續建立完善，使檔案擁有更多電子存貯形式，即CD、優盤等電子存儲形式，并使檔案管理從傳統具象檔案館向“虛擬電子檔案館”方向發展。

三、檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

1.提高檔案管理工作重要性認識

調查表明，凡是成績突出、進展順利的工作無不與領導的重視息息相關。各單位領導應該提高對自身對檔案工作的重視程度，充分認識到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統的工作理念和工作方法，將檔案管理工作與服務大眾、服務中心工作緊密聯系起來，加大對檔案管理工作的監督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身責任意識，將檔案管理工作當成一項社會事業認真落實。并要求下級工作人員努力完成本職工作。

2.完善檔案管理制度，增強制度執行力檢查力度

單位應該按照《檔案法》及國家檔案局新頒布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》《會計檔案管理辦法》等相關法規要求結合實際，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要制定的制度包括檔案管理人員明確的職責要求和工作內容，檔案歸檔、移交、保管、保密、借閱、利用等內容，這樣檔案管理人員的操作才能更加規范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實現檔案的價值提供制度基礎。除此，單位要做好檔案管理的監督檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定的獎勵；對疏忽大意、履職不力的部門或個人應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案工作造成影響。

3.提高檔案工作相關人員的綜合素質

檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，檔案人員的工作態度、素質很大程度上決定了檔案管理水平的高低。因此，檔案人員應轉變觀念，與時俱進，加強學習，掌握更多先進的知識和技術，如檔案管理知識、計算機網絡技術等，確保此項工作順利進行。要堅持經常進行自我充電和培訓教育，樹立持續學習、終身學習觀，要積極地通過與同行和上下級的溝通交流，相互學習、相互提高。要自覺落實各項檔案管理制度，嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作，主動及時地完成好檔案管理任務。在工作的時候不僅要展現自己的專業能力和水平，更重要的是在遵守保密等要求的情況下，提供較高的服務水平和服務意識，最大限度地開發檔案的價值，維護檔案的真實性、保密性。對單位而言，單位應該在加強對檔案人員監督檢查的基礎上，積極組織檔案人員參加相關培訓和繼續教育，提高檔案人員工作積極性和自信心。

4.提升文秘人員的業務素質，對提升檔案管理質量有重要作用

由于一些單位的文秘人員與檔案管理人員之間的工作有很多交叉的方面，檔案人員負責檔案材料的保管，而檔案材料的收集和整理歸納等工作都是由文秘人員完成的，文書檔案管理主要管理的是文書材料，而文書材料的撰寫基本上是由文秘人員完成的，文秘人員掌握著大部分的文書檔案材料，因此，提升文秘人員的業務素質，才能提升文書檔案的管理工作，才能促進文書材料質量的提升。這里主要是要提升文秘人員的檔案管理知識，增強歸檔意識，同時所在單位也要通過定期組織文秘人員和檔案人員參加檔案專業的繼續教育和培訓，向全員宣傳檔案工作的重要性；完善檔案管理的考核機制，定期檢查并進行考核，這樣才能更好地促進檔案管理工作的開展。

四、結束語

在信息化建設的過程中，檔案管理部門要通過運用實質建設、資源建設、系統應用建設、標準體系建設、人才建設來逐步實現自身建設目標。在未來的發展中，檔案管理部門應積極引入創新性建設思路，促進檔案信息化建設的全面發展，從而全面提升現階段的檔案管理水平。

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