提升企業辦公室管理工作成效的路徑探索

劉燕

（中國電子科技集團公司第46研究所設備開發部，天津 300220）

1 企業辦公室管理工作的作用

企業辦公室是企業的重要部門，其在企業發展中也具有重要的作用。在企業發展過程中，企業領導需要進行很多決策的制定，而這些決策的制定則需要有良好信息數據作為支撐，而企業辦公室則是企業發展規劃和領導決策的輔助部門，其能夠為企業領導提供及時、準確的企業管理信息數據，并為重要決策的制定提供建議，同時其還要進行決策文件的傳達和落實，從而能夠提升企業決策執行的力度。

企業辦公室還具有協調各個部門工作的作用，企業辦公室管理工作需要進行整體部門的優化，來促進企業發展整體合力的形成，同時其還需要對企業各部門進行有效監管，保證企業員工具有良好的工作態度，來推動企業能夠高效運轉。

另外，企業辦公室不僅需要對企業的內部提供各種辦公服務，同時還是和外界進行聯系的窗口，其代表著企業的形象，其在文件的處理以及來訪的接待等，都發揮著重要的作用[1]。

2 企業辦公室管理工作現狀

2.1 管理觀念問題

隨著我國經濟水平的不斷提高，在新時期環境下，對企業辦公室管理工作也提出了更高的要求，作為企業發展中的中樞部門，就需要企業充分認識到辦公室管理工作的重要性，及時進行管理觀念的轉變，這也是現代化發展對辦公室管理提出的新要求。但是，在實際的企業辦公室管理中，由于受到傳統辦公室管理觀念的約束，還存在一定的管理問題，一些辦公室管理人員的行為和態度還是比較隨意，并沒有嚴格按照管理制度以及管理流程來開展工作，他們也沒有充分認識和認真分析傳統管理工作中的不足，這也導致了其辦公室管理水平滯后的情況。

在現代化辦公室管理中，傳統辦公室管理觀念已經不能滿足現代化企業的發展要求，因此也就不能促進企業能夠長期穩定的經營和發展。

2.2 管理制度問題

在企業的發展中，辦公室管理制度對于辦公室工作的質量具有重要的保障作用，辦公室工作要想得到高質高效的開展，合理有效的管理制度十分重要，但是在現階段的企業辦公室管理中，還存在諸多的辦公室管理制度問題，這對企業的長遠發展造成了很大影響。隨著企業的不斷發展，企業的發展規模也在不斷增加，企業需要購買一些現代化的設備來提高生產效率，投入更多的成本進行產品開發等，而對于這些新型的管理內容則需要其管理制度與時俱進，但是在實際的管理中，其管理制度并不是十分完善，甚至還有一些企業依然沿用傳統的管理制度，這也導致了其管理制度存在一定的滯后性，不能滿足新時期企業發展的需要，進而會影響企業長遠的發展[2]。

2.3 管理人員素質問題

在企業辦公室管理工作中，管理人員是工作的直接實施者，其綜合素質的高低對企業辦公室管理工作的質量會有直接影響，在新時期環境下，企業的辦公室管理工作也更加復雜，這對企業辦公室管理人員的綜合素質要求也就更高。企業辦公室管理工作也逐漸出現諸多問題，如人員素質問題，一些管理人員面對工作壓力的增加，進而表現出耐心和細心的不足，導致工作質量問題，另外，還有一些管理人員責任心存在問題，他們在進行工作的時候，往往只注重工作任務的完成，并沒有對工作質量以及工作開展進行落實，這也造成了他們管理工作的表面化，并沒有充分發揮辦公室管理的職能作用。

3 提升企業辦公室管理工作成效的路徑

3.1 提升管理人員綜合素質

企業辦公室管理人員對管理工作有著直接的影響，企業辦公室管理工作要想得到有效開展，首先就需要注重對管理人員綜合素質的提升。

企業可以采取會議的形式，來進行現代化管理觀念的強調，促進他們管理觀念的轉變，還可以采取發放管理工作規范手冊的方法，將現代化管理的觀念進行進一步深入，另外，企業還可以采取培訓的方式，定期將一些先進的辦公室管理知識以及經驗進行傳授，來對管理人員的綜合素質進行提升，為了保證管理人員綜合素質切實得到提升，企業還要對他們培訓的知識掌握以及實踐效果進行監督和考核，使他們更好地投入到工作中。

3.2 完善管理制度

完善的管理制度對企業辦公室管理工作來說，至關重要，其不僅能夠為企業的辦公室管理人員提供良好的制度依據，促進他們更好地開展工作，同時還能夠對管理人員的行為和態度進行約束，從而提升工作的質量和效率。企業可以制定辦公室管理規范以及流程制度，將管理工作中的重點難點部分實現精細化管理，在管理工作開展中，管理人員可以按照管理制度的要求進行工作，從而實現工作的科學性以及規范性，另外，企業還可以制定管理責任落實制度，由于辦公室管理工作涉及的內容十分廣泛，管理中很容易出現管理的混亂，而根據責任落實制度就可以實現管理責任的個人化落實，從而明確管理人員個人的具體責任，這對他們工作的開展具有促進作用，而一旦管理內容出現問題，也便于進行責任的迅速查找和問題的解決，因此，能夠有效提高管理人員的積極性。

3.3 加強現代化管理建設

隨著信息科技的迅速發展，越來越多的先進信息科技逐漸的應用到了各行各業中，這也為企業辦公室管理工作提供了良好的條件，因此，為了實現新時期經濟市場發展的提高，就需要企業加強辦公室管理的現代化建設。

企業可以利用信息科學技術來構建相應的網絡平臺，網絡平臺具有諸多的功能模塊，并對企業不同人員進行登錄權限的限制，而辦公室管理人員就可以通過網絡平臺的工具，通過對各個部門共享工作數據信息，來進行企業管理工作落實情況的分析和監督，這種方法不僅有效減少了企業的工作量，同時具有快速、準確以及智能化的特點，另外，企業還可以建立企業管理風險監控系統，來對企業發展中的各種風險進行分析和掌握，從而為企業的穩定發展起到保障作用。

4 結語

綜上所述，辦公室管理工作對企業發展具有重要作用，在新時期環境下，為了實現企業辦公室管理工作的高質高效，就需要企業正視辦公室管理工作的現狀，并采取有效的措施進行管理工作效率的提升，這對企業長遠發展也具有重要意義。