煙草商業企業PDCA閉環型財務內控體系構建探討

李琳琳，劉佰卿

（山東日照煙草有限公司，山東 日照 276800）

1 引言

當前，煙草行業正處在轉型升級的重要節點，財務內控體系建設顯得尤為重要。在行業近年的財務審計工作會議上，將財務風險防控和規范建設放在了重要突出的位置，扎實深入開展財務內控建設，對于促進煙草商業企業高質量發展具有重要意義。

2 PDCA閉環型管理方法概述

PDCA是管理學中的一個通用模型，是實現全面精益管理、促進企業標準化的重要理論方法。該方法將管理的全過程劃分為計劃、執行、檢查改進四個過程，這四個過程循環往復運行，形成閉環式運行模式[1]。計劃，主要是分析現狀，找出存在的問題，在分析原因基礎上制定管理目標和措施；執行，根據已制定的管理目標和措施進行實施；檢查，主要是檢查執行結果，明確效果，找出存在的問題；調整，對成功的經驗進行肯定，并予以標準化，對存在的不足進行總結，沒有解決的問題提交下一個PDCA循環解決，促進管理水平不斷提升。

3 企業財務內控體系存在的問題

近年來，煙草行業牢牢把握嚴格規范生命線，持續優化財務內控體系，嚴控財務風險，財務規范管理水平不斷提升[2]。但在實際管理過程中，仍有一些不足，主要表現在：

3.1 財務風險意識有待提高

生產經營過程中，存在重經營輕管理的現象，更關注生產經營效益和效率，而對財務內控和規范管理重要性認識不足，風險意識相對薄弱。

3.2 內控制度不夠健全

財務內控制度是確保內控工作落實執行的前提和基礎。而一些單位對國家和行業制度規定僅停留于文件的轉發，未能結合本單位實際制定貫徹實施辦法、具體操作規范，制度規定未能有效落地，或者制度未能及時根據國家和行業規定進行修訂，制度建設存在滯后性。

3.3 預算管理缺乏前瞻性

部分業務部門和基層單位對生產經營各項工作開展缺乏前瞻性和計劃性，被動開展工作多，主動開展工作少，存在為預算而預算的現象，管理相對簡單粗放。

3.4 監管部門協作不夠到位

提升內控管理水平需要職能部門的共同努力，僅憑財務或者某一個部門難以實現。而實際工作中，存在部門之間溝通協作不順暢，難以形成共同行動目標和監管合力。

4 PDCA閉環型財務內控體系構建

PDCA閉環型財務內控體系構建可以分為計劃、執行、檢查、改進四個部分。

4.1 計劃-實施財務預算

企業應根據發展規劃實施財務預算管理。在財務預算管理中，應充分貫徹“審慎理財、適度從緊”的原則，抓好成本費用支出的源頭控制：一是開展預算定額標準建設。財務部門應與成本費用歸口管理部門深入對接，在熟悉了解費用管理特點基礎上，制定費用管理標準。比如，對業務接待費、差旅費等與生產經營密切相關的費用，可采取與業務量掛鉤方式下達，不人為設置基數，體現業績導向原則；對車輛燃油費，應根據不同車輛車型核定車輛百公里油耗值，根據車輛年均行駛里程和燃油單價，測算燃油費用；對辦公費用，可參考業務量情況，按照辦公耗材、辦公用品等明細項目進行分解，剔除不合理項目，測算單位日常辦公費開支標準，從源頭上抓好成本費用控制。二是要求預算執行單位將預算按月分解，并與資金管理相掛鉤，對無預算或超預算項目不予撥付資金，形成預算與資金管理合力。三是制定預算管理考核辦法，對預算執行單位提報的預算編制基礎數據有誤，改變費用項目申請資金，成本費用超預算支出等情形嚴格考核兌現，維護預算管理的嚴肅性，提升預算管理成效。

4.2 執行-實施內控體系優化

4.2.1 優化財務管理流程

對所有收支項目進行歸類，應對所需報賬資料全面梳理，規范事前審批、報賬管理、資料審核、資金結算各個方面，從根本上解決該不該開支、怎樣開支的問題。對屬于“計劃管理”的事項，包括投資計劃、采購計劃、會議計劃、職工培訓計劃、科技項目計劃、煙葉生產投入計劃等，需經本單位預算管理委員會研究并報上級批復后組織實施。屬于“重要事項”管理的，比如資產處置、基本建設、土地性質變更、對外捐贈、經濟糾紛賠償及大額開支項目等，實施前還需辦公會議研究同意方可辦理；不屬于大額開支、重要事項管理的項目，可實施簡易審批辦理，提升工作效率。

4.2.2 強化部門協作

應突出事前審批作用，年初，開支需求部門應向采購管理部門提報采購計劃，并向預算管理部門提報年度預算，經歸口部門牽頭充分論證實施必要性的基礎上，納入年度采購計劃和年度預算。在年度預算范圍內，項目實施前，報銷時需由歸口管理部門審核實施金額和標準，由財務部門對報銷單據合規性進行審核，再根據審批權限經相關領導審批后報銷。

4.2.3 深化財務崗位控制

應嚴格貫徹《會計法》《會計準則》《會計基礎工作規范》及行業相關會計制度，合理設置會計工作崗位。會計工作崗位的人員要符合內部控制的要求，確保不相容崗位相互分離，包括貨幣資金的支付與審批；會計憑證信息的錄入與審核；實物的保管與盤點清查；貨幣資金及有價證券的收付與憑證審核、會計檔案保管；貨幣資金及有價證券的收付與收入、成本費用、債權債務的核算及管理；銀行存款余額調節表的編制與審核；信息系統的授權與業務操作等。

4.3 檢查-形成痕跡化記錄

4.3.1 建立內部審核痕跡化記錄

可以在財務部門內部從財務稽核-負責人審核-資金支付-核算處理-復審5個節點層層把關，通過各環節《審核記錄本》等形式登記審核中發現的問題。對各環節報賬資料發現的問題，主管會計登記，部門負責人審核后由責任部門認可并整改，將審核記錄情況納入績效考核，確保報賬資料的完整。審核過程中，可以對審核存在問題進行梳理，對經常出現的問題進行分析，并找出原因，確保不出現類似問題。

4.3.2 建立重點費用執行痕跡化記錄

應建立車輛運行、房屋設備維修等管理臺賬，詳細登記費用支出時間，支出項目，維修部位等內容，有條件的可以同時附有維修前后圖片對比，根據費用發生情況定期進行分析，查擺財務內控和費用管理中存在的薄弱環節，找出問題原因。

4.4 改進-形成內控體系動態管理機制

對財務內控體系檢查的結果進行處理，將好經驗予以標準化，對效果不理想的進行總結，并提出改進意見。如因預算目標不合理，應研究探討修訂預算目標；如因財務內控制度不完善或未及時修訂，影響內控效果，則研究及時完善內控制度，以適應當前管理需要。若因臺賬記錄不完善，影響預算編制準確性，可以將臺賬記錄登記情況納入考核，以考核督促健全各類管理臺賬。若因人員素質影響內控執行效果，應制定培訓方案，征集培訓需求，開展針對性培訓，提高隊伍綜合素質。

在總結經驗與不足的過程中，應充分調動領導、部門負責人、職工代表參與積極性，集思廣益，形成完善建議，并明確下一年度要解決的主要問題，形成閉環式財務內控管理模式。

5 結論

總而言之，PDCA體系是一種科學有效的財務管理方式，對于現代企業而言，將其引入到企業財務內控體系建設中，可促使財務內控體系不斷完善。企業應從P（計劃）、D（執行）、C（檢查）、A（改進）四個過程出發構建完善的閉環財務內控體系，及時消除財務內控不足，提升財務內控建設水平，以規范助力企業可持續發展。