新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究

黃曉麗

（齊齊哈爾市第一醫(yī)院，黑龍江齊齊哈爾161000）

1 引言

醫(yī)院在其提供醫(yī)療服務(wù)的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理方法存在不少弊端，過往的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的新需求，新醫(yī)改，重申了醫(yī)院檔案管理的重要性，在此背景下認(rèn)真落實(shí)新醫(yī)改，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、便捷化、高效性的要求具有重要性和必要性，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的不足，通過強(qiáng)化認(rèn)識(shí)、提升素質(zhì)、健全制度、改進(jìn)方式等措施整合和優(yōu)化資源，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范、高效管理，有利于提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，適應(yīng)新醫(yī)改的變化，從而促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院改進(jìn)檔案管理方法的必要性

所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動(dòng)中所形成的各種文件，如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料，這些檔案是醫(yī)院重要的信息資源，反映醫(yī)院的運(yùn)行情況及實(shí)踐治療成果。這些檔案既可以為臨床治療、醫(yī)院科研工作的開展提供有效的信息支撐，又可以為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理工作提供頗有價(jià)值的參考，還是新醫(yī)改的重要參考材料。然而，在當(dāng)前醫(yī)院檔案的實(shí)際管理中，醫(yī)院相關(guān)方面的管理人員存在忽略檔案管理工作重要性的傾向，出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理和運(yùn)行發(fā)展脫節(jié)的情況。事實(shí)上，有效改進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作才能保證醫(yī)院的高效運(yùn)營(yíng)，進(jìn)而不斷提升醫(yī)院整體衛(wèi)生服務(wù)水平和管理水平，助力新醫(yī)改的推進(jìn)。

3 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中的問題

3.1 醫(yī)院對(duì)檔案的收集和管理不夠重視

隨著患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)要求的提高，醫(yī)院管理工作難度加大。不少醫(yī)院過于注重醫(yī)療設(shè)施的配備、醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加上受到傳統(tǒng)觀念的影響，忽視了檔案管理的重要性，甚至認(rèn)為檔案管理會(huì)增加醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，難以為醫(yī)院帶來效益，這就更談不上對(duì)檔案管理進(jìn)行資金投入、專業(yè)化設(shè)備配置、專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)和制度管理，最終出現(xiàn)檔案管理效率低下、質(zhì)量無法保證等問題，也影響了整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行效率和管理質(zhì)量。

3.2 醫(yī)院檔案人員素質(zhì)參差不齊

在醫(yī)院的管理體系中，向來較為重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提升和再教育，由于對(duì)檔案管理工作的忽視，較少對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)量身打造計(jì)劃和要求。醫(yī)院檔案管理人員大多是抽調(diào)，甚至還承擔(dān)著其他工作職責(zé)不夠清晰，缺少專業(yè)性和技能性，加之原本檔案管理專業(yè)出身的專業(yè)人員就較少，加上缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使許多醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平、技能和知識(shí)存在不足，再加上業(yè)務(wù)不熟悉，難以高質(zhì)量地開展工作，使檔案管理工作的有效性、創(chuàng)新性大打折扣。

3.3 醫(yī)院檔案管理制度亟待完善

隨著實(shí)踐工作發(fā)展的需要，制定嚴(yán)格的檔案管理制度勢(shì)在必行。但是，現(xiàn)狀是不少醫(yī)院檔案管理的制度缺少或者不夠健全，造成檔案管理缺乏規(guī)范性、制度性標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的隨意性比較大，出現(xiàn)責(zé)任不清、權(quán)利不明的情況，甚至造成檔案材料的遺失，相關(guān)制度建設(shè)急需加強(qiáng)。

3.4 醫(yī)院檔案信息收集、整理方式落后

檔案管理設(shè)備陳舊、設(shè)施不齊全、技術(shù)落后，缺乏現(xiàn)代化的先進(jìn)檔案管理設(shè)備；存在人工管理和信息化管理交叉并用的情況，不僅增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也不利于資料的存儲(chǔ)；保存檔案的類別主要是靜態(tài)資料，缺乏對(duì)影音資料的有效收集和管理，影響了檔案管理的完整性，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展；部分醫(yī)院缺乏資料的安全性保護(hù)，存在資料泄露或者網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

4 新醫(yī)改背景下改進(jìn)檔案管理的方法

4.1 增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理重視程度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過專家講解、培訓(xùn)、講座等方式加強(qiáng)醫(yī)院干部、職工對(duì)檔案法的宣傳和學(xué)習(xí)力度，轉(zhuǎn)變舊有觀念，不斷提升檔案管理意識(shí)，保證醫(yī)院檔案管理工作的重要性被充分認(rèn)識(shí)，從而更好地支持檔案管理工作的開展，還要將檔案管理納入醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理之中，明晰各部門在檔案管理工作中的職責(zé)分工，將檔案管理規(guī)劃和要求同步納入醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)劃、發(fā)展之中，給予財(cái)力、人力等各方面保證和支持。

4.2 提升醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高醫(yī)院檔案管理人員工作水平是當(dāng)前醫(yī)院加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的重中之重。在檔案管理人員招聘方面，醫(yī)院要嚴(yán)把業(yè)務(wù)能力關(guān)，優(yōu)選具有檔案管理相關(guān)專業(yè)背景或者相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才從事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)人才效益最大化的目標(biāo)。在人員業(yè)務(wù)能力提升方面，加大對(duì)新老檔案管理員工的培訓(xùn)力度，將檔案人員的管理培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)發(fā)展規(guī)劃，通過開展專業(yè)技能培訓(xùn)、繼續(xù)教育、在職進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和基理論知識(shí)水平，打造高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才隊(duì)伍[2]。

4.3 建立健全的醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范不能缺少制度的規(guī)范。結(jié)合上位法和醫(yī)院實(shí)際，建立配套的檔案接收、檔案借閱、檔案保管、檔案歸檔、檔案使用等規(guī)章制度，形成具體的檔案管理體系。按照新醫(yī)改的要求，實(shí)施合理科學(xué)的檔案管理策略，建立相應(yīng)的檔案責(zé)任制，明確檔案工作的職責(zé)、義務(wù)，醫(yī)院應(yīng)將檔案管理納入科室管理責(zé)任之中，與科室績(jī)效考核獎(jiǎng)懲掛鉤，嚴(yán)格把控檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，從而推進(jìn)制度化，強(qiáng)化內(nèi)部管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)。

4.4 完善醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理的信息化和安全化不容忽視。醫(yī)院要將檔案管理的信息化建設(shè)納入現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生體系建設(shè)之中，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，通過設(shè)置專門的檔案庫房、配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和安全保管設(shè)施來提供基礎(chǔ)保障；要配備檔案管理的硬件、軟件設(shè)施，充分發(fā)揮現(xiàn)代管理手段的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理的質(zhì)量和效率[3]；要配置相應(yīng)的安全保障技術(shù)，定期開展數(shù)據(jù)庫的檢查，有效避免網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時(shí)要落實(shí)檔案的備份工作，防止毀滅性損失。

5 結(jié)語

當(dāng)前我國正在進(jìn)行新醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，這對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，因而，醫(yī)院的檔案管理必須不斷地從加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理思想認(rèn)識(shí)、重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)、健全檔案管理制度和完善檔案管理手段來保障信息化和安全性等方面緊跟時(shí)代的步伐，從而提升醫(yī)院的整體檔案管理水平，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作朝著規(guī)范化、信息化的良性方向發(fā)展。