企業技術檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

陳啟凡

（天津市自來水集團有限公司水表計量檢定站，天津 300113）

1 引言

傳統的檔案管理已經不再適合互聯網信息化的檔案管理，而這種信息化管理與傳統檔案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在經濟快速發展的現在，其同時也是推動企業快速發展的動力所在。在經濟全球化的帶領下加強檔案管理信息化的改革已成為重要內容，更是實現企業可持續發展的重要因素。

2 檔案信息化建設成為社會發展的潮流

檔案的管理已經是一個企業發展的重要資源。目前，隨著社會的發展和互聯網技術的不斷革新和普及，企業在生產活動中產生了大量的文件和數據，當代社會也被稱為大數據時代，更是企業進行各項生產活動的基礎，為企業的發展提供了源源不斷的動力。

檔案管理也是社會發展的需求。隨著社會的快速發展和互聯網技術的不斷革新，在促進社會發展的同時也促進了各行各業的不斷進步。然而企業也在無形之中受著社會發展的巨大影響，其中企業的檔案管理尤為突出，企業傳統的檔案管理形式已經無法適應快速發展的社會需求，而相繼出現的就是互聯網信息化的檔案管理，一種事物的消失必將引領另一種事物的興起。加強企業互聯網信息化檔案管理對于提高企業的工作效率，實現企業辦公自動化具有里程碑的現實意義。企業技術檔案管理工作是一個企業日常工作的重要組成部分，所以提升企業互聯網信息化的管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展是刻不容緩的管理需求。隨著互聯網的發展，各中信息也相繼被運用在企業的管理中，各類文件的數量也大幅度增加，給企業資料的管理帶來了不便。為了提高企業技術檔案的利用率，就需要加大對檔案信息化管理的建設。隨著互聯網技術的不斷發展和創新，信息技術已經滲透到了企業的方方面面，所以必須加強檔案管理的數字化和模塊化建設，才能應對經濟的快速發展和社會的不斷進步，提升企業技術檔案管理的水平才能夠應對現代化發展[1]。

3 要強化檔案信息化管理的形式

創新檔案管理的信息化管理理念，檔案管理信息化的建設需要首先打破傳統的相關理念，然后才能有所創新，古語有云：變者通，通則久。以理念更新來推動實際的發展，首先，就要樹立遠大的大局觀，把眼光不要只放在眼前，要從長遠的角度來考慮，提倡以人為本，強化檔案工作為重要目標，結合開放的理念形式，在新時期的發展趨勢下創新檔案管理的互聯網信息化建設，才能真正做到與時俱進，永遠走在最前沿才能處于不敗之地。例如：企業可以通過組織培訓等方式來切實加強員工對檔案管理工作的重視程度，提升相關人員的專業能力以加強企業檔案管理的信息化建設[2]。

3.1 提升檔案管理的互聯網技術要求

創建互換性的檔案平臺，才能有計劃的保證互聯網信息化的檔案管理，推動檔案管理互聯網化的發展，并以此為基礎來促進互聯網電子檔案管理系統的完善，完成大數據多信息的效率要求，讓檔案充分活起來，讓檔案管理成為企業發展和社會進步的關鍵所在。使電子檔案管理不斷完善、不斷創新，讓技術成為檔案信息化建設的重要動力來源。企業在建設相關電子檔案信息化的同時，要充分以現代信息技術為核心，以紙質檔案為依據，構建適應企業的電子檔案信息管理機制，以充分利用現代科技技術實現高效率的管理，從而促進信息資源的有效利用。

3.2 讓檔案管理在制度中活起來

企業的檔案管理方法也需要隨著社會發展的形勢發生變化，因此為了更好地適應企業的發展需要，企業可以根據以下幾個方面做出相應的調整來完善檔案管理機制：建立責任制度讓工作內容變得清晰，實現點對點面對面的解決事情及高效的獎勵懲罰制度。使企業內部根據檔案管理的要求具體進一步管理，做到清晰透明，將具體的責任細致劃分到每一個部門、每個人身上，保證公開透明。同時，也要充分調動員工的積極性從而激發工作員工的責任感與使命感。完善對檔案管理的信息安全保障的重視，強化對計算機網絡軟件、硬件管理的工作，從而做到重點關注，避免出現檔案信息發生向外流失的局面[3]。

3.3 管理的網絡化

與傳統企業的檔案相比，建立信息化檔案的同時，還應該建立更加完善的信息化網絡共享的機制。充分利用互聯網平臺來實現企業對信息化檔案的管理，從而提高企業技術檔案的利用率，同時也能建立起完善的信息共享的模式。使企業成為一個巨大的電子數據庫，來實現互聯網共享的形式。目前還有很多企業沒有建立起完善的信息管理理念和共享模式，這樣就很難實現檔案的現代化管理，然而要實現現代化企業就應當建立起完善的數據庫來支撐整個企業的運作，把企業優化成大數據管理的模式，相應的就可以減少互聯網電子檔案的重疊，從而創建高效的企業檔案管理新形式。

4 提高互聯網信息化技術的創新

互聯網信息技術的發展具有兩面性，檔案管理的發展既是機遇，也是挑戰。檔案信息化的建設既要利用信息化、網絡化的優勢又要將二者有機結合起來以達到更高的要求，提高檔案管理的互聯網信息化水平。技術是建設信息化檔案的生命線，企業檔案管理要抓住機遇，迎接挑戰，以檔案為載體、整合和利用各方面的技術成果，提高服務質量，使信息的利用最大化。實現資源的深度挖掘和應用，創建科學、完善的電子檔案管理制度。例如：建立檔案網絡數據庫，實現數據的隨時隨地查詢；同時也可以搭建服務器平臺實現內網絡查詢技術檔案資料的管理，使人們能夠方便地對檔案進行查詢。

5 如何加強檔案管理的信息化建設

企業技術檔案管理的信息化建設是一項系統工程，需要通過制定適合企業技術檔案信息化管理的標準，可以推廣檔案應用的相關軟件來加以優化檔案信息管理，加強電子文件和電子檔案的相關管理，及時做好有關電子文件、電子檔案的管理疊加創建規范各個地區的檔案信息網，充分實現企業檔案的數字化、資源共享化和擴大化的現實需求。由于檔案資料的錄入逐漸數字化、模塊化，更需要培養管理者全新全方位的檔案管理理念，隨時能夠查漏補缺，來提升檔案管理的水平，及時做到文件的歸檔工作，學會各種各樣的檢查方法，用來方便日常的檔案管理工作。通過各個方面的建設使檔案的信息化管理實現動態管理，能夠讓信息及時得到溝通、及時提高工作效率，使不同企業之間可以通過公共檔案管理實現共享，從而改變以往的競爭關系，變競爭為合作共贏的關系，從而擴大企業資源優化配置的范圍，降低風險幾率，實現企業之間的互利共贏。

6 結語

總而言之，檔案管理信息化建設工作是一項十分復雜且煩瑣的工作，并不是在短時間內能夠從根本上解決的，而是需要在使用的過程不斷發現問題解決問題，并不斷地創新才能達到完善的狀態。企業檔案的信息化建設不僅是現代化的需求，更是提高檔案信息服務水平的關鍵。所以，必須加快檔案的現代化管理的進程，才能不斷促進企業檔案管理工作的進步和發展，循序漸進地實現和完善企業檔案的信息化建設。檔案的管理者應當樹立一種服務意識，克服出現的各種難題，滿足現代化社會和時代發展的需求，這就要提高檔案管理工作者的自身素質修養，更好地服務于企業、服務于社會。企業檔案管理信息化建設是經濟全球化深刻變革下的必然選擇，更是滿足當代社會生存與發展的需求。