淺析工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用

王晨瑜

（遼陽石油化纖建修公司，遼寧遼陽111000）

1 引言

隨著我國經濟的不斷發展，現代化建設不斷完善，許多地區都在進行各項工程項目建設，一些綜合性較強、對一個地區經濟發展有重大影響的工程項目也紛紛實施。安全是工程項目建設中的首要理念，工程檔案記錄工程項目立項以來的審批、勘測、施工等全過程，既是重大工程項目的及時反映，又是影響重大工程項目的重要部分，對重大工程項目安全管理起著至關重要的作用。

2 工程檔案的簡介及其特點

工程檔案管理主要包括紙質檔案的工程管理和電子檔案工程管理，紙質檔案工程管理中由于工程企業的部分工作人員的檔案管理意識薄弱，歸檔工作存在不足，企業相關工作人員對工程檔案的監管力度較小，防范措施不完善等多種因素造成工程檔案內容的缺失，電子工程檔案是通過網絡進行傳輸，但是由于網絡的共享性，使電子檔案的安全存在隱患。工程檔案的特點主要包括五方面：完整與系統性、廣泛與流通性、專業與復雜性、龐大與細致性、滯后與完善性。

3 工程檔案在重大工程項目安全管理中存在的問題

3.1 紙質工程檔案在重大項目安全管理中存在的問題

3.1.1 檔案管理人員的安全意識不高

從我國現代化工程紙質檔案的管理現狀來看，在工程紙質檔案重大項目的檔案管理中還存在著很多的問題，安全管理意識不高，就是當前紙質工程檔案管理中存在的一個重要性問題，由于相關的檔案管理人員沒有明確檔案管理的重要性，因此在檔案的管理中存在著檔案安全管理意識不高現象。

3.1.2 檔案管理的機制建設不夠完善

檔案管理機制是檔案管理中比較重要的一項管理要素，但是在我國現有的工程檔案管理機制建設中，由于缺少專門的檔案管理機制，導致檔案在管理過程中存在著較為散漫的管理現象，同時在檔案的管理中，由于檔案機制的建設不夠完善，因此會出現檔案管理秩序混亂現象[1]。

3.1.3 員工檔案歸檔能力欠缺

檔案管理人員的歸檔管理能力是直接影響檔案管理的因素，在我國現有的工程檔案歸檔管理中，由于檔案管理人員的歸檔管理能力較差，因此在這種背景下就會出現檔案管理的能力欠缺現象，同時也會出現檔案管理的流程混亂現象，在這種情況下，出現檔案管理的借閱逾期現象是較為常見的。因此在這種背景下，必須要加強對檔案管理人員的管理能力提升，這樣才能確保檔案管理的安全。

3.2 電子工程檔案在重大項目安全管理中存在的問題

3.2.1 電子工程檔案傳輸過程中的信息安全問題

電子工程檔案的傳輸形式是一種運用磁盤、光盤、硬盤等形式進行傳輸，另一種是利用計算機網絡技術進行傳輸，與紙質工程檔案相比，電子工程檔案可以超越時間、空間的限制，傳輸速度也快于紙質工程檔案，但電子工程檔案在網絡中進行傳輸時，檔案信息容易被盜，不利于工程檔案的保密性建設。

3.2.2 電子工程檔案歸檔過程中的信息安全問題

電子工程檔案在歸檔過程中，工程檔案經過修改加工之后，存在檔案管理工作人員的歸檔文件字體與設計人員檔案的字體不同的現象[2]。

3.2.3 電子工程檔案保管過程中的信息安全問題

部分工程企業由于工程檔案管理經費有限，將保存電子工程檔案信息的磁盤、光盤存放在一般的檔案柜中，但電子工程檔案容易受到磁性載體的影響，導致存儲信息失效，不利于電子工程檔案的安全性建設。

4 解決工程檔案在重大工程項目安全管理中存在問題的具體措施

4.1 提高工程檔案安全意識，加強工程檔案安全教育

在工程檔案管理過程中，企業應該對員工進行工程檔案安全教育，不僅要加強工程檔案工作人員的安全意識，還要加強一般工作人員對工程檔案的安全意識。工程檔案管理工作不僅僅關系到重大工程項目的安全工作，甚至關系到黨和國家的利益[3]。工程檔案管理工作人員要加強自身的檔案安全意識，在日常工作中認識到工程檔案在重大工程項目安全管理中的重要性，保證工程檔案的完整性，確保重大工程項目的順利實施。

4.2 重視紙質工程檔案歸檔工作，健全工程檔案安全機制

在工程檔案工作管理過程中，企業領導應該重視工程檔案管理工作，在重大項目發展規劃中，建健全工程檔案安全機制，明確檔案管理部門的職責，并將檔案管理部們與問責制聯系在一起，形成嚴明的獎懲制度，一定程度上保證了工程檔案的安全性，形成安全管理制度，保證工程檔案工作人員按制度工作，形成檔案管理安全機制，保證重大項目工程檔案的安全性，確保重大工程各項工作順利進行。

4.3 強化工程檔案收集與整理，加快紙質檔案的數字化管理

工程檔案管理工作主要是檔案收集工作，做好工程檔案收集工作，保證工程檔案在重大項目中的安全作用，檔案管理人員應該嚴格檢查歸檔部門提供的檔案資料。檢查資料是否缺失，提高檔案管理工作的準確性[4]。隨著時代的進步，計算機技術的不斷發展，檔案管理部門應該加強紙質檔案的數字化管理，將紙質的檔案進行掃描存檔，保證工程檔案的安全性，提高重大項目的安全系數。

4.4 規范工程檔案的利用機制，強化檔案安全管理工作

規范工程檔案的利用機制，應該制定檔案管理整個過程的管理規定，包括檔案的借閱管理，檔案室的責任制，庫房的管理制度等。企業在檔案管理過程中應該加強檔案管理的借閱制度，借閱的工作人員在一定時間內必須返還工程檔案，保證工程檔案的完整性[5]。工程檔案工作人員離職或退休時，應該將工程檔案管理工作進行全面交接后方可離職或退休。加強檔案管理入庫出庫登記工作，對電子工程檔案設立專門的安全保管場所，保證電子工程檔案的安全性，有利于突出電子工程檔案在重大工程項目中安全管理的作用。

4.5 加強電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全性

在電子工程檔案管理過程中，應該加強電子工程檔案的信息化，保證電子工程檔案的安全。電子檔案的管理應該依據相關的法律法規，工程檔案中的非公開檔案信息不得上外網，在管理過程中，采用身份認證的方式，進行人員管理的登記，利用防火墻，備份重要檔案的安全保護措施，保證電子工程檔案信息的安全，使工程檔案在重大工程項目安全管理中發揮重要作用。

5 結語

在此次研究中，主要分析了工程檔案在重大工程項目安全管理中存在的問題，提出了提高工程檔案安全意識、加強工程檔案安全教育，重視工程檔案歸檔工作、健全工程檔案安全機制，強化工程檔案收集與整理、加快紙質檔案的數字化管理，規范工程檔案的利用機制、強化檔案安全管理工作等具體有效措施，這對工程檔案在重大工程項目的安全管理有重要的指引作用，望此次研究對工程安全管理提供指引，確保重大工程項目各項工作順利實施。