基于網絡環境下企業檔案編研的實施策略探究

馮靜

（航天科技集團有限公司，北京 100048）

1 引言

所謂的電子檔案編研工作，就是對電子檔案的內容研究分析，并且進行加工，整合以各種各樣的形式開展的工作內容。隨著信息化技術的發展，電子檔案編研工作已經成為現在發展的方向，但是在具體電子檔案編研過程中還存在一定的弊端，需要相關人員進一步探討研究。

2 網絡環境下企業電子檔案編研存在的弊端

2.1 電子檔案編研內容狹隘

目前電子檔案編研工作是一項比較高深的工作，但是對于企業來說，這項工作的開展只是在企業內部業務部門，這樣就會出現編研內容比較狹隘的問題。基于網絡環境背景下，檔案種類豐富多樣，載體也呈現多樣化，這樣的情況就會使得傳統編研內容更加狹隘。

2.2 電子檔案編研側重點掌握不到位

編研工作側重點掌握不足主要有幾個方面，第一，重視電子檔案而忽略電子文件。一般企業經常將一些歸檔保存的檔案作為重點編研內容，但是對于電子文件卻是經常忽略的內容。第二，企業在發展中經常是看重專門檔案，對于綜合檔案不太重視。大部分企業的編研工作都是停留在會議簡介，或者是基礎性專門材料的編寫上面，對于綜合性質的檔案卻不重視。第三，看重編寫工作，看輕編研工作。這個工作重點就是編寫原始資料，但是對于原有的資料沒有加工挖掘信息，這樣就會降低編研工作的整體質量[1]。

2.3 投入價值與產出價值通常被忽視

隨著信息技術的不斷應用，網絡走進千家萬戶，這是一個看重效率的時代，企業發展也是希望可以少投入然后得到最大的收益，檔案工作也是如此。當編研成果被企業使用的那一刻起，就會為企業發展做貢獻，但是有些企業受到各種因素的影響，不能很好地控制投入和產出之間的關系。比如，某一個企業在進行檔案編研工作中，材料與人力都十分有限，所以就會模仿他人的編研成果，而沒有考慮過這種成果是否適合自己企業的發展，導致編研工作與現實生活是脫節的，編研成果未得到充分使用，對于企業發展編研工作起不到應有的作用。

2.4 對編研成果知識產權保護意識不強

電子檔案編研工作是一項比較復雜的工作，并且需要高深的技術，所以對于編研成果的知識產權歸屬問題就是現在急需解決的問題。但是編研人員只重視電子檔案的編寫、整合，在這些方面投入了大量的時間和精力，對于編研成果知識產權問題認識不足，覺得是無關緊要的問題，沒有處理好保密和利用二者之間的關系，這些都是違反相關規定的行為。

3 基于網絡環境背景下電子檔案編研策略

3.1 在企業方面電子檔案編研工作策略

3.1.1 完善企業資源結構，為編研工作奠定基礎

電子檔案的編研工作離不開資源，這是編研工作的基礎和源泉。所以，在企業檔案編研工作的初期，應該加大企業資源量，豐富各種資源建設。同時重視企業外部信息，做到內部與外部結合，這是現在檔案工作的重點內容。

3.1.2 重視企業合作，重整檔案信息資源[1]

企業檔案編研工作不是脫離企業單獨存在的，應該結合企業之間各部門，或者是企業和企業之間的聯系，應該加強這些聯系，把編研工作結合起來有效開展。

3.2 從編研人員的角度提升編研效率的策略

檔案編研過程中需要專業的編研人員，這就需要從專業人員的視角出發，在選擇題目和材料等基礎方面，做到平衡的心態，嚴格把關投入和產出，提高工作效率[2]。

3.2.1 基于平衡編研下科學的選題選材

在進行選題時，需要從以下兩個方面進行，首先，以檔案室現存的檔案史料作為原始基礎，并在此基礎上進行選擇。其次，當史料出現不完整的情況時，可以通過對本檔案室，或者是去上一級機關檔案室中查找相關史料，從而保證材料的全面性，并且還要保證不準確的資料不進行引用，缺少部分內容的檔案不進行存檔。同時，還可以借助互聯網、專題數據庫等檢索資料，進而保證選題范圍符合要求。此外，在進行編研選題時，一定要對企業自身特色進行明確，在確定選題的基礎上，查找相關符合的文檔資料，從而保證所編輯的工作方案、規劃與研究成果等滿足要求，具有特色化。在進行編研工作時，要確定編研主體，要包含電子檔案的電子文件，充分利用和兼顧檔案編研，始終秉持實施求是的態度，充分發揮已有資源的作用，從而為企業、市場等領域進行服務。

3.2.2 提升編研人員的素質水平

隨著網絡時代的發展，對于編研工作也提出了更高的要求，為了更好地進行檔案編研，需要編研人員不斷提升自身素質水平，從而提高編研工作水平。首先，要求編研人員能夠熟練掌握計算機，擁有良好的操作能力，這是因為檔案編研需要依托計算機和互聯網進行，所以不僅需要編研人員將紙質文檔裝換成電子文檔，還需要對目錄數據庫的結構以及存儲、檢索等進行掌握。其次，編研人員還要具備一定的文字功底，對檔案進行編輯、排版，從而進行更好地進行檔案編研。

3.2.3 讓編研人員和使用者多交流，以滿足用戶要求

隨著信息技術的不斷發展，計算機網絡成為現在交流的重要渠道，成為現在編研人員和使用者之間的紐帶。編研人員通過各種媒體中介，展示編研計劃，以及編研成果等，用戶可以使用留言板或者QQ的方式提出自己的意見和建議，編研人員結合這些用戶建議展開工作。另外，編研人員在工作中應該關注社會熱點信息，關注一些熱門話題，進行專題性編研工作。比如，一些感動中國、馬航事件等這些熱點問題，需要對人事、科技進行全方位了解，最后進行檔案編研工作。

3.3編研成果視角

編研成果視角就從編研成果內容以及成果形式方面出發，目的是強化對編研成果產權的保護，編研成果技術應用，所給予的視覺感受以及傳播效果等。實際表現如下：

3.3.1 強化安全措施，提升知識產權保護意識

電子信息自身具有流動性，以及易復制性，所以在對電子文件進行編研期間，一定要注重對知識產權的保護，并采取有效的措施對材料選擇和產品傳播進行有效控制。例如在技術方面，可以使用數字簽名技術、水印技術以及身份識別技術等，有效保證電子檔案信息的真實有效性。而隨著檔案法的進一步完善，依法治檔工作越發受到各界關注[3]。因此在進行編研工作中，需要按照相關法規、制度進行編研工作，同時還要求工作人員自身樹立法律意識，明確保密和利用之間的關系，從而提升對編研成果的保護水平。

3.3.2 科學進行規劃包裝，有效對視覺進行優化

這里所說的包裝是保證編研成果內容以及形式不發生改變的情況下對編排形式進行一定的創新和改變。例如，可以對排版方式與風格進行改變，對封面進行創新等。同時還可以采用獨特的設計吸引訪問人員的注意力，使其產生視覺愉快感，提升訪問次數。

3.3.3 應該具有營銷觀念，加大傳播范圍

企業內部通常都會有庫存資料，我們需要將這些庫存資料看成原材料，把企業內部各個部門看成是銷售市場，這樣我們的編研成果就是產品了。我們需要按照用戶的需求，宣傳不同的產品，關注使用者的狀態，希望可以適合。

4 結論

綜上所述，基于網絡背景下的企業電子檔案，不單單是記錄企業日常的活動，還應該包括企業的發展歷程和業績成就等方面的記錄。在企業內部開展企業電子檔案編研工作，將編研成果進行利用和宣傳，這是現在網絡背景下，企業發展的必經之路，在企業發展和建設中起著至關重要的作用。