建一流檔案創精品工程

次鵬

（中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司，北京 100024）

1 水電站項目檔案驗收的制度安排

1.1 出臺背景

《重大建設項目檔案驗收辦法》的出臺背景是國家強化監管，加強建設項目的檔案管理，將《重大建設項目檔案驗收辦法》作為《國務院關于投資體制改革的決定》的配套文件與國家檔案局聯合印發。

1.2 驗收程序

項目檔案驗收以現場檢查和驗收會議的形式進行。

1.3 對《重大建設項目檔案驗收的內容及要求》的重點理解

①項目檔案管理體制。項目檔案工作實行領導負責制，領導有明確分工。建立與檔案工作相適應的檔案管理機構，并明確檔案部門的管理職責及考核措施。形成由設計、施工、監理等參建單位組成的檔案管理網絡，在項目建設過程中對檔案工作的監督、指導，并實行統一管理。②項目檔案基礎設施建設。由適應項目檔案增量發展的檔案用房，實現庫房、閱覽和辦公用房三分開。檔案保管設備符合條件要求，檔案裝具符合國家質量要求。檔案的安全保護和庫房管理符合檔案防護“八防”要求，并建立有效的控制措施。③項目檔案管理手段。利用檔案信息系統，對檔案信息進行有效管理，實現檔案管理現代化。檔案部門應配備計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等適應工作需要的辦公設備。

1.4 項目檔案整理質量要求

前期管理文件、設計文件、施工文件、監理文件、質檢文件、竣工文件符合歸檔范圍要求，歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件材料真實、數據準確、簽署完備；檔案分類明確，排列科學合理，保管期限劃分準確，達到案卷質量標準；檔案編目準確規范，案卷裝訂整齊美觀；竣工圖編制準確、清楚、完整、統一，技術數據可靠，各項簽字手續完備。

2 中國電力優質工程評選對檔案的要求

2.1 總體要求

水電工程按中電建協《電力建設工程質量評價管理辦法（2012版）》進行整體工程質量評價，質量評價總得分85分及以上才可申報中國電力優質工程。中國電力建設企業協會本著優中選優的原則，從中國電力優質工程項目中，推薦具有代表性的工程，申報國家級優質工程獎[1]。

2.2 申報所需檔案資料

①中國電力優質工程申報表。②工程簡介。③工程建設合規性證明文件。內容包括：項目核準文件；土地使用證，至少應提供土地部門對申辦材料受理并通過審定的報批證明；環境保護驗收報告；水土保持設施驗收報告；檔案驗收文件（上級主管單位組織，地方檔案行政管理部門參加）；消防驗收文件；竣工財務決算報告等。④其他相關證明文件內容包括：工程移交生產簽證書；工程達標投產驗收文件；工程質量評價報告；工程新技術應用專項評價報告；工程綠色施工專項評價報告[2]。⑤聲像檔案工程照片15張，其中工程全貌3張，與工程結構和隱蔽工程相關的3張，主體設備安裝工程4張，質量特色部位5張；反映工程質量特色的專題匯報片，應附配音。

3 水電工程項目檔案綜述

3.1 檔案管理工作要求

檔案管理應與建設實施同步管理。在招投標、簽訂合同、協議時，應對項目檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責任；檢查項目進度與施工質量時，應同時檢查項目檔案的收集、整理情況；在進行項目驗收時，應同時審查、驗收項目檔案的歸檔情況。

3.2 檔案管理工作內容

項目檔案是衡量水電工程建設質量的重要依據，是建設成果的重要組成部分。建設單位應加強檔案基礎業務建設，積極應用新技術、新方法，開展項目檔案信息化工作，建立項目檔案數據庫，開發和利用項目檔案信息資源，提高檔案管理現代化水平，為項目建設與管理提供服務。

①項目檔案的整理。按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》進一步明確了檔案收集歸檔的范圍和責任，各負其責收集相關檔案，并按要求及時移交檔案部門；項目歸檔文件和案卷質量應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的要求；建設單位應結合項目建設實際，制定相應的檔案分類細則和編號方案；建設單位負責完成反映項目建設過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、錄音、錄像等聲像檔案及實物材料的收集、整理，并附以相應的文字說明。②項目檔案的歸檔。項目各承包單位在合同工程驗收、單位工程完工驗收前，應完成所承建項目有關文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監理單位審查，并簽署鑒定意見。各發包項目檔案通過審查后，由各承包單位按規定移交給建設單位，交接雙方應認真履行交接手續；建設單位應組織或委托有關單位匯總、整理項目的全部檔案。項目實行總承包的，由各承包單位按規定移交給總承包單位匯總、整理后，統一向建設單位移交。③項目檔案的專項驗收。項目檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。建設單位應及時整理單位工程及階段驗收資料、結論性文件和竣工圖紙等主要項目檔案資料，并進行預驗收。

3.3 檔案管理措施

①提高對水電建設項目檔案管理工作重要性的認識。建設單位要認真宣傳和貫徹落實國家、行業頒布的有關檔案管理的法律、法規、標準；及時制定、修訂水電建設項目檔案管理制度并組織實施；建設單位要經常對項目檔案進行督導、檢查和考核，并形成工作常態；建設單位要加強項目檔案管理交流，推廣和采用先進的項目檔案管理經驗；建設單位要指導項目檔案預驗收，組織或參加水電建設項目檔案驗收工作。②加強對水電建設項目檔案的管理。建設單位要建立健全水電建設項目檔案管理的規章制度、業務規范和實施細則，明確項目檔案管理機構，配備專兼職檔案人員，配置專用庫房及設備設施，統籌安排項目檔案管理工作所需資金，保證項目檔案管理有序進行。建設單位要負責水電建設全過程文件材料的編制、歸檔等工作的組織協調，負責項目前期文件、項目過程管理文件、項目竣工驗收文件等的收集整理與歸檔，負責接收項目全部檔案，匯總后將有關部分檔案向生產運行單位移交；要組織項目各參建單位檔案管理交流和培訓，組織項目參建單位的檔案資料驗收和移交工作。③強化對水電建設項目檔案管理的監督檢查。水電項目各參建單位要明確職責，通力合作，保證項目檔案管理工作與項目進程同步。保證項目檔案的完整、準確、系統；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔環節要加強監督，重點檢查竣工圖的編制與整理；因為檔案在項目建設、管理、試運行中的重要作用，建設單位要及時對檔案的系統性、安全性做全面評價，及時查缺補漏。建設單位要組織設計、施工、監理等方面的負責人及有關人員，根據檔案工作的相關要求，依照《重大建設項目檔案驗收辦法》進行監督自檢，并形成自檢報告。

4 結論

任何事情的關鍵還是在“人”，只有我們加強所有項目參建人員的檔案意識、明確項目檔案管理責任人，將項目檔案管理納入項目建設管理程序、工作計劃及合同管理中；促使廣大干部、職工充分認識檔案管理的重要意義，按照“建一流檔案，創精品工程”要求，創新思路，強化管控，明確責任，狠抓落實，把新形勢下的水電站項目檔案管理工作不斷推向深入。