淺析企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題及其對策

鄧愛容

在國家大力推進(jìn)“法治中國”建設(shè)的大背景下，企業(yè)積極推進(jìn)“法治制度”建設(shè)，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的一個重要組成部分，如何推進(jìn)企業(yè)的檔案制度體系完善工作成為企業(yè)檔案部門的首要任務(wù)。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)存在的制度可操作性不強(qiáng)、制度執(zhí)行不到位、制度宣貫不到位等問題一直困擾著企業(yè)檔案工作，完善制度體系建設(shè)，強(qiáng)化制度的可操作性，加強(qiáng)制度宣貫將成為企業(yè)檔案部門“制度建設(shè)”的工作重點。

1 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題

制度是開展工作的前提和保障，沒有完善的制度保障，工作開展輕則受到影響，重則無法開展。企業(yè)檔案制度是企業(yè)檔案工作開展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的、可操作性強(qiáng)的制度，企業(yè)檔案工作的尷尬地位則不可避免。目前，企業(yè)檔案工作或多或少存在“紙上重視，紙下忽視”、“用時重視，平時輕視”等現(xiàn)象，究其原因源頭在制度建設(shè)。企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題主要體現(xiàn)在以下方面：

1.1 企業(yè)檔案制度體系建設(shè)充分性不足

制度的作用是對預(yù)期要發(fā)生的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行全過程的控制與引導(dǎo)，保證業(yè)務(wù)管理目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)就是要實現(xiàn)覆蓋所有門類檔案管理的“寬度”和檔案管理各個環(huán)節(jié)的“深度”。而在實際工作中，企業(yè)檔案管理制度體系很難實現(xiàn)應(yīng)有的“寬度”和“深度”，甚至存在制度“真空”。如企業(yè)檔案制度體系中有關(guān)型號研制、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造條件建設(shè)方面的檔案管理制度密集，管控措施比較到位。但對于經(jīng)營管理、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的檔案制度建設(shè)還停留在八九十年代。對于檔案管理的“八大環(huán)節(jié)”的制度建設(shè)也存在厚此薄彼的現(xiàn)象，如對收集、整理、借閱等環(huán)節(jié)的制度建設(shè)較為全面，而對于鑒定、編研等環(huán)節(jié)的制度建設(shè)則長期停滯不前。企業(yè)檔案制度體系建設(shè)的不均衡，不充分，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作不能夠全面的規(guī)范化開展，不能為日常檔案管理工作提供及時準(zhǔn)確的依據(jù)，進(jìn)而影響企業(yè)的檔案管理工作。

1.2 企業(yè)檔案制度執(zhí)行不徹底

企業(yè)檔案制度作為開展檔案管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，只有毫無保留的徹底執(zhí)行，才能夠維護(hù)制度的權(quán)威性，進(jìn)而推動企業(yè)檔案管理工作順利開展。而現(xiàn)實的狀況是，現(xiàn)有的檔案管理制度執(zhí)行力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如企業(yè)制定檔案移交的制度，某些部門往往以保密、工作便利等種種原因不愿按時移交，責(zé)任追求條款有，但往往無法對責(zé)任者進(jìn)行追究。再如很多企業(yè)的檔案借閱制度都規(guī)定了借閱的期限以及超期應(yīng)該承擔(dān)的處罰，但是超期借閱的現(xiàn)象廣泛存在，鮮有看到處罰的文件或者通報。正因為制度執(zhí)行不徹底，造成制度形同虛設(shè)，久而久之就形成“不執(zhí)行—制度失效—不執(zhí)行”的惡性循環(huán)。

1.3 企業(yè)檔案制度宣貫不到位

企業(yè)的檔案宣傳工作經(jīng)過幾十年的發(fā)展，不論從形式上還是內(nèi)容上都有了很多的積累，很多企業(yè)形成了新員工培訓(xùn)、檔案宣傳周等固定的宣傳形式，為企業(yè)檔案工作的開展起到了積極的作用。但就制度的宣貫方面，企業(yè)檔案部門的工作仍然有欠缺。一方面，重視國家的法律法規(guī)宣貫和宣傳，具體的業(yè)務(wù)操作規(guī)范宣傳較少。如企業(yè)為引起職工對檔案管理工作的重視，習(xí)慣于將《國家檔案法》的相關(guān)條文進(jìn)行宣貫，而對企業(yè)檔案管理制度的條款宣貫的較少，也就是說我們的宣貫方式“重法規(guī)震懾，輕業(yè)務(wù)指導(dǎo)”。另一方面強(qiáng)調(diào)信息化制度的宣貫，忽略傳統(tǒng)業(yè)務(wù)制度的宣貫。在信息化建設(shè)的趨勢中，檔案制度宣貫也嚴(yán)重向信息化制度宣貫傾斜，對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)制度的宣貫寥寥數(shù)筆，甚至不著一筆。如此宣貫就會形成一種“檔案法離我很遠(yuǎn)，檔案制度我不了解”“信息化不智能，傳統(tǒng)檔案工作不了解”的認(rèn)識誤區(qū)。

綜上所述，企業(yè)現(xiàn)有的檔案制度建設(shè)“寬度”與“深度”不夠，尚未實現(xiàn)全門類和全流程的覆蓋，現(xiàn)有的制度執(zhí)行并不徹底，對于制度的宣貫也存在誤區(qū)，客觀上反映了企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)狀，改變企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)狀任重而道遠(yuǎn)。

2 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在問題的對策

針對企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題，分析其背后的原因，找到問題的根源，通過建立覆蓋全門類和全流程的企業(yè)檔案制度體系，強(qiáng)化制度的執(zhí)行性，改善制度宣貫的方式方法來規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，推動企業(yè)檔案工作的不斷發(fā)展。

2.1 完善制度體系

明確制度層級。制度體系建設(shè)是一個逐步細(xì)化，逐級明確的過程，在企業(yè)的檔案制度體系中不僅要有國家層面的法律法規(guī)、上級主管部門的規(guī)章制度，還要有企業(yè)業(yè)務(wù)層面的規(guī)范。這樣建立起來的三個層次基本可以保證企業(yè)檔案制度的合規(guī)性。需要強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)業(yè)務(wù)層面的規(guī)范經(jīng)過一定時期的運(yùn)行，可以逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，可以有效補(bǔ)充企業(yè)檔案制度層級。有國家法律法規(guī)、主管部門的規(guī)章和企業(yè)的制度組成的企業(yè)檔案制度層級，加上企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的有效補(bǔ)充，基本形成企業(yè)檔案制度的框架。例如：固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度層級如下圖：

2.1.1 梳理業(yè)務(wù)領(lǐng)域。企業(yè)檔案制度應(yīng)立足于企業(yè)層面，不應(yīng)局限于檔案部門內(nèi)部。要保證企業(yè)檔案制度建設(shè)的充分性，必須了解企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，做到“企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)展到哪里，企業(yè)的檔案工作就要跟蹤到哪里，企業(yè)的檔案制度就要覆蓋到哪里”。首先對企業(yè)的經(jīng)營范圍進(jìn)行梳理，整理出企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域清單。比對現(xiàn)有的企業(yè)檔案制度，查漏補(bǔ)缺，做到所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案工作都有制度可依、有制度約束。

新時代上海高校少數(shù)民族學(xué)生教育及安全管理…………………………………………李為強(qiáng) 何敬剛 劉金鳳（10.110）

2.1.2 排查管理環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理工作在目前的管理手段下，除了傳統(tǒng)檔案管理工作的“八個”環(huán)節(jié)外，還增加了企業(yè)檔案工作信息化。企業(yè)在完善檔案制度體系時，要排查所有的管理環(huán)節(jié)，對每一個環(huán)節(jié)的制度情況進(jìn)行記錄，逐個補(bǔ)充完善，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案制度覆蓋整個檔案管理環(huán)節(jié)。

2.1.3 擺脫滯后性。制度建設(shè)是一個不斷優(yōu)化和完善的過程，要及時對檔案管理工作中出現(xiàn)的新事物和企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的新問題進(jìn)行分析，緊扣檔案管理專業(yè)動態(tài)，實現(xiàn)制度的“跟蹤建設(shè)”到“前瞻建設(shè)”的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能避免制度建設(shè)的滯后性。

綜上所述，企業(yè)在完善檔案制度體系時要明確制度層級搭建制度體系框架，通過梳理企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和檔案管理環(huán)節(jié)，及時跟蹤檔案行業(yè)動態(tài)，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度化、規(guī)范化。

2.2 強(qiáng)化制度的執(zhí)行

有制度不執(zhí)行，有制度無法執(zhí)行，不如無制度。制度本身就應(yīng)該是日常業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性文件，是日常工作開展的指導(dǎo)性文件。如果制度制定完成以后，“上了墻”“集成冊”，實際工作開展依然我行我素，必然導(dǎo)致制度簡單的停留在紙上，制度建設(shè)也就失去了意義。企業(yè)檔案制度建設(shè)在強(qiáng)化制度的執(zhí)行時應(yīng)關(guān)注以下方面：

2.2.1 實用性。企業(yè)檔案工作本身并不創(chuàng)造效益，檔案制度建設(shè)就更應(yīng)該在滿足管理要求的前提下考慮實用性。一方面不能苛求制度的全面性，突出重點，制度體系能夠滿足檔案管理要求即可；另一方面不能為了達(dá)到管理的效果而刻意增加管理的環(huán)節(jié)，采取高成本的管控措施，導(dǎo)致制度運(yùn)行成本較高。

2.2.2 符合性。企業(yè)檔案制度建設(shè)應(yīng)該充分考慮企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況，并與其充分結(jié)合。檔案制度只有從日常的管理活動的實際出發(fā)，才能夠降低制度執(zhí)行的難度，制度的執(zhí)行者才愿意執(zhí)行，制度才能夠得到貫徹執(zhí)行。

2.2.3 可操作性。企業(yè)檔案制度應(yīng)充分考慮簡介、直觀、可操作性。沒有可操作性的制度，執(zhí)行者難以按照制度要求開展工作。一方面，制度沒有簡潔、直觀的表現(xiàn)形式，執(zhí)行者難以準(zhǔn)確理解制度的具體要求，容易偏離制度的本質(zhì)要求，增加檔案管理目標(biāo)實現(xiàn)的難度。要實現(xiàn)可操作性可采用流程圖、表格、流程描述等形式將制度要求顯性化，誰做、如何做、何時做一目了然，可以顯著提高制度的可操作性。另一方面制度條款應(yīng)考慮實際情況，使可操作性與可執(zhí)行性得到有效均衡。如部分檔案制度規(guī)定了明確、具體的條款，但條款的規(guī)定沒有考慮到工作實際，導(dǎo)致制度的執(zhí)行性下降。

2.2.4 制衡性。企業(yè)檔案管理屬于技術(shù)管理的范疇，有明確的管理流程和規(guī)范要求。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的可執(zhí)行性，一方面通過工作流程的上下游進(jìn)行制衡和約束，提升制度運(yùn)行效率；另一方面通過工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查監(jiān)督，保證制度執(zhí)行的效果。

2.2.5 持續(xù)性。為保證企業(yè)檔案制度的可執(zhí)行性，就要根據(jù)企業(yè)的管理實際，將先進(jìn)的管理經(jīng)驗和管理方法不斷的轉(zhuǎn)化成制度，作為執(zhí)行者工作的指引。一方面保證了企業(yè)檔案管理制度與企業(yè)經(jīng)營管理同步，另一方面提升了企業(yè)檔案制度的可執(zhí)行性和友好性。

高效執(zhí)行的企業(yè)檔案管理制度不僅僅需要制度本身的可操作性，還需要考慮到企業(yè)的管理實際和執(zhí)行者的意愿，只有將三者因素有效的整合，才能夠最終實現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的強(qiáng)有力的可執(zhí)行性。

2.3 改善宣貫方式

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)科研生產(chǎn)的服務(wù)保障工作，在企業(yè)檔案管理工作的這樣定位情況下，如何宣貫企業(yè)的檔案管理制度并使其取得顯著的效果顯得較為困難。企業(yè)在保留近些年積累下來的宣貫方式的基礎(chǔ)上可以從以下方面著手：首先，充分利用新媒體的渠道。當(dāng)新媒體異常活躍的今天，企業(yè)檔案制度的宣貫工作可以充分利用新媒體進(jìn)行宣貫，一方面可以利用新媒體的滲透力強(qiáng)、表現(xiàn)形式多樣、不受時間和空間限制等特點，將檔案制度的核心要求推送給企業(yè)職工；另一方面，利用新媒體可以倒逼企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)變思維方式，改變工作模式，有力促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作。其次，轉(zhuǎn)移宣貫重點。從原有的宣貫注重“為什么做”向注重宣貫“怎么做，何時做”轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)變工作出發(fā)點，從服務(wù)對象或者制度執(zhí)行者的角度出發(fā)，把制度前端延伸到檔案形成部門，延伸到檔案編制者和使用者，嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的模塊之中，確定宣貫的內(nèi)容和形式。還有，開展制度專題宣貫。企業(yè)檔案部門要密切注意企業(yè)發(fā)展的動向和重點工作，融入主營業(yè)務(wù)及時開展檔案制度專題宣貫。如企業(yè)某一時期加快非航空產(chǎn)品研發(fā)，檔案部門就可以就非航空產(chǎn)品檔案管理制度進(jìn)行集中宣貫，保證檔案、資料管理信息流和工作流完整和可控。在企業(yè)檔案制度建設(shè)過程中，不斷強(qiáng)化制度的宣貫，改善宣貫的方式方法，才能夠保證企業(yè)檔案制度建設(shè)工作取得實效，才能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作順利開展。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案制度建設(shè)不應(yīng)僅僅停留在“有什么制度”的層面上，更應(yīng)該關(guān)注“制度怎么執(zhí)行”和“制度怎么貫徹”。企業(yè)通過檔案制度框架的搭建、業(yè)務(wù)領(lǐng)域和流程的梳理建立起企業(yè)的檔案制度體系，通過有效的措施強(qiáng)化制度的可執(zhí)行性，通過宣貫方式的轉(zhuǎn)變擴(kuò)大制度的知悉范圍和程度。通過這些工作，企業(yè)檔案制度建設(shè)才能夠貼近企業(yè)工作的實際，全面發(fā)展檔案事業(yè)，才能夠為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。