淺談高校教學秘書提升工作效率的必要性及方法

曾利華

（廣州南洋理工職業學院，廣州 514000）

1 引言

在高校的教學管理工作中，教學秘書是一個十分重要的崗位。教學秘書在高校中的定位既是教學工作的管理者，同時也是服務者。教學秘書的工作會同時接受院系相關院長與教務處的領導，服務對象既有教務處，也有院系的領導、教師、學生等。教學秘書的工作內容十分廣泛，服務對象很多，所以教學秘書的工作內容就顯得繁雜與忙亂，因此，教學秘書工作效率的提升顯得十分重要。

2 高校教學秘書提升工作效率的必要性

2.1 工作性質與內容要求提升工作效率

高校的教學秘書在高校教學管理工作中的定位，決定了他會涉及教與學的方方面面，服務對象廣泛，而工作內容也會包含很多方面，大到培養計劃的修訂，小到打印學生的成績單等，這些都跟教學秘書有關。教學秘書工作內容繁雜，對教學管理工作需要全程參與，所以教學秘書的工作內容繁雜，狀態會顯得忙亂，因此，想要做好高校的教學秘書工作，就必須要提升工作效率[1]。

近些年來，高等教育已經由以前的精英教育轉變成了平民教育，高校不斷擴大招生，在校人數不斷增多，同時，隨著時代的發展，高校還在開設新的專業，課程也在不斷增多，教職工隊伍急劇擴大。種種原因導致教學秘書的工作任務不斷加重，與之相對應的崗位人數卻沒有增加，這就使得教學秘書的工作任務更為繁重，若無法不能提升工作效率，那么就完全無法適應如今的工作節奏。

2.2 高校教學管理改革要求提升工作效率

自進入21世紀以來，各高校的招生規模不斷擴大，在教學質量方面的競爭也越來越激烈。想要提升學校的辦學質量，吸引更優質的生源就讀，高校就必須、不斷地更新教學管理理念，引進新的教學管理模式，實施新的教學管理方法。一系列的新模式、新技術的應用，對教學秘書的工作能力提出了更高的要求，教學秘書需要在完成日常工作任務的同時，學習信息技術與方法，推進高校的教學管理改革，這就要求高校教學秘書不斷提升工作效率。

3 提升高校教學秘書工作效率的幾點建議

3.1 明確自身工作職責，轉變工作觀念

很多人覺得教學秘書的工作就只是機械性的接電話、寫文件等，因此，很多人在這個崗位上會有些消極的工作態度，工作效率也因此而無法提升。所以說想要提升工作效率，首先就要轉變自身的工作觀念。教學秘書的工作在高校教學管理中是很重要的，教學秘書需要認識到自身工作的重要性，意識到工作的光榮性。只有在認識到自身工作的責任與價值的時候，才能真正全身心地投入到工作中去，從而提升教學秘書的工作效率。

在認識到自身工作價值的同時，高校秘書還要明確自身的工作職責。只有在明確了自身的工作職責之后，工作才能更有針對性，才能更好地提升工作效率。一般來說，高校教學秘書的工作職責有以下幾點：高校的文書工作，也是最為基礎的工作職責，包括文件的草擬，校審和呈送；會議的準備及會后的整理歸檔工作。高校的人事工作，也就是對高校的教師進行考勤，并且要針對考勤完成相關的獎懲措施以及職稱的評聘。教學管理工作，每天要歸檔大量的教學文件并做好分類及存檔。

3.2 建立和諧的人際關系，提升溝通效率

在教學秘書的工作中，服務對象十分廣泛，教學秘書需要與他人保持良好的人際關系。良好的人際關系可以幫助提升溝通效率，降低工作的時間成本。和諧的人際關系在處理一些緊急事務的時候就顯得尤為重要，教學秘書的工作有很大一部分就是上傳下達，信息的傳輸涉及很多人，若是不能跟他人建立起良好的人際關系，那么在工作中就會舉步維艱，在溝通中需要花費大量的時間，這就會極大地影響到教學秘書的工作效率。所以，教學秘書在自身工作中，要注意與他人的配合，多換位思考，建立維持良好的人際關系，這樣也能為自己日后的工作提供方便，從而提升工作效率[2]。

在高校中，教學秘書處于一個承上啟下的環節，教學秘書要協調好和院系領導之間的關系，發揮出潤滑劑的作用，幫助進行院系領導間的協調溝通，營造出一個良好的教學氛圍。同時，教學秘書也要加強與其他各個部門以及與兄弟院系間關系的協調。在日常的工作中，教學秘書在與其他人員進行溝通的時候，一定要熱心真誠。對同一個問題，教學秘書可能需要對不同的人進行不斷重復的解釋，所以在解釋問題的時候，教學秘書一定要耐心細致，樹立起服務意識。

3.3 不斷加強學習，提升自身職業素養

近些年來，隨著時代的不斷發展，很多高校都在謀求自身的發展。高校的各個校區有時會比較松散，所以想要提升工作效率，教學秘書就需要充分利用各種現代化的手段。作為當前社會環境下的教學秘書，要不斷加強學習，要能熟練地運用一些辦公軟件，數據庫教務管理系統之類。現代化的教學管理軟件可以幫助教學秘書更加快速地處理教學管理的各項事務。

教學秘書是高校教學管理工作的一線管理者，要提高高校的教學管理水平，不斷提升高校的辦學質量，教學秘書就要不斷提升自身的職業素養。高校的教學秘書需要提升自身的綜合業務能力，熟悉教學工作，在日常工作中耐心總結，摸索規律，形成屬于自己的管理經驗與見解，從而不斷地提高自身工作水平，更好地為教學工作服務。在教學管理工作中，教學秘書還要不斷接受繼續教育，積極主動地參加一些在崗培訓與繼續教育，提高管理水平，開闊視野，借鑒各種經驗以提升工作效率。

3.4 規范工作程序，提高信息化水平

工作程序的規范對于工作效率的提升有著十分關鍵的作用。教學秘書的工作十分繁雜忙亂，但是教學秘書要積極探索工作中的規律，熟悉管理工作的章程，規范自身的工作程序，從而提升自身的工作效率。

對于一些常規的工作，教學秘書要未雨綢繆，提前做好工作計劃與安排，這樣就能在工作中減少很多的中間溝通環節，從而提升工作效率。而對于一些臨時的工作任務，要分清輕重緩急，科學合理地對任務時間加以安排，這樣既能提升自身的工作效率，也能夠給院系主任的工作集中安排提供方便。

隨著高校辦學規模的不斷擴大，教學管理改革力度的不斷增強，信息技術的不斷發展，高校教學秘書要充分利用現代化的技術手段來幫助提升教學管理效率。教學秘書要熟練掌握各種信息系統來對教學流程和教學資料進行保存，在與教師、學生等的溝通中也要利用好現代化的通信方式。

4 結語

總而言之，高校的教學秘書工作在高校的教學管理工作中是十分重要的，必不可少的。教學秘書是院系領導的助手，是教師與領導之間溝通的橋梁，在高校教學管理的各項事務中起著至關重要的作用。而隨著時代的發展，高校教學秘書要不斷轉變工作觀念，明確自身工作職責，提升自身的工作素養，從而提升工作效率，從而更好地為高校教學管理工作服務。