淺談高校科研檔案室的管理

周 瑩

（錦州師范高等專科學(xué)校，遼寧 錦州 121002）

一、科研檔案室的性質(zhì)和地位

凡是形成科研檔案的機(jī)關(guān)、單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置管理科研檔案的職能機(jī)構(gòu)，這種職能機(jī)構(gòu)叫做科研檔案室，或者建立統(tǒng)管各類檔案的綜合檔案室。科研檔案室是附屬于各機(jī)關(guān)、單位的一個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)和單位的科研管理系統(tǒng)中的一個(gè)組成部分。科研檔案室的社會屬性，要根據(jù)它所依附的機(jī)關(guān)、單位來確定[1]。但是，它在機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的屬性是固定的，它是科研管理的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)隸屬于科研管理系統(tǒng)，而不應(yīng)當(dāng)隸屬于行政秘書系統(tǒng)。科研檔案室又是國家科研檔案事業(yè)中的一個(gè)最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，是科研檔案整體事業(yè)的基礎(chǔ)和細(xì)胞。國家的全部科研檔案依靠科研檔案室來積累和匯集，沒有科研檔案室工作，整個(gè)科研檔案事業(yè)就成為無源之流。科研檔案的宏觀管理之所以要包括對科研檔案室的管理在內(nèi)，其道理也就在于此。

科研檔案室的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，按照科研檔案工作條例的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)或單位里分管科研工作的負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)。這個(gè)規(guī)定符合科研檔案工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，這不僅因?yàn)榭蒲袡n案是科技活動的成果和條件，還因?yàn)榭蒲袡n案是由機(jī)關(guān)或單位里的許多科研職能部門形成的，要全面地為本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門服務(wù)，因此科研檔案室不能只隸屬于某一個(gè)職能部門[2-3]，否則就會違反職權(quán)一致的原則，產(chǎn)生工作面向的全局性與職責(zé)范圍的局部性的矛盾。

二、高校科研檔案室的基本任務(wù)

在實(shí)際工作中，高校科研檔案室承擔(dān)的任務(wù)是五花八門的，其中有的是各系、各部門領(lǐng)導(dǎo)指定兼管的；有的實(shí)質(zhì)上不是單一的科研檔案室，而是由若干個(gè)職能部門合并的綜合機(jī)構(gòu)[4-5]。

1.收集科研檔案。文件處理完畢之后，仍有查找價(jià)值的就變?yōu)闄n案。科研檔案室收集的對象應(yīng)當(dāng)是這類科研檔案，而不是正在辦理的科研文件。為了做好科研檔案的收集工作，科研檔案室需要對科研文件的形成、積累、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查和協(xié)助，而不是直接去做這些工作，更不是包辦全部科研文件工作，如果這樣，那就不是單一的科研檔案室了。

2.整理科研檔案。在正常情況下，高校科研檔案室整理工作的主要任務(wù)有以下幾條：一是檢查和協(xié)助各系、各部門做好文件歸檔前的整理工作。其一是采用各種方式，不厭其煩地向各有關(guān)部門兼管理文件的人傳授整理工作的知識；其二是做好歸檔前的檢查驗(yàn)收工作，把問題發(fā)現(xiàn)并糾正在歸檔之前。二是在科研檔案室內(nèi)做好各類檔案的調(diào)整和排架等工作。這些工作往往是在出現(xiàn)下列三種情況之后進(jìn)行的：其一是科研部門歸檔之后；其二是在科研檔案更改或補(bǔ)充之后；其三是在大批科研檔案文件移交出去或剔除銷毀之后。科研檔案室應(yīng)當(dāng)對繼續(xù)保存下來的科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)地調(diào)整和整理。在非正常情況下，科研部門形成、積累的文件未經(jīng)整理就移交科研檔案室。在這種情況下，科研檔案室就要負(fù)責(zé)對零散的科研檔案分類、編目和排架的全套整理工作。顯然，這種做法是不規(guī)范也是不科學(xué)的，應(yīng)當(dāng)盡量避免。

3.保管科研檔案。首先，保護(hù)科研檔案制成材料的安全。這是因?yàn)榭蒲袡n案內(nèi)容依賴于制成材料而存在的，如果制成材料被毀壞掉，檔案內(nèi)容也就不存在了；其次，保護(hù)科研檔案機(jī)密的安全。這實(shí)際上是保護(hù)檔案內(nèi)容的機(jī)密不被盜竊。由于科研檔案室保存著大批近期檔案，所以機(jī)密性特別強(qiáng)；再則，由于高校的科研檔案館當(dāng)前接收進(jìn)館的科研檔案多數(shù)不是原件而是復(fù)印件或重復(fù)件，具有多套保存的性質(zhì)。因此，一大批科研檔案原件都長期地保存在科研檔案室。

4.鑒定科研檔案。科研檔案室鑒定工作的任務(wù)主要是檢查并協(xié)助科研部門準(zhǔn)確剔除不歸檔文件、準(zhǔn)確確定歸檔案卷的保管期限，對于庫藏科研檔案定期開展鑒定工作。科研檔案室的鑒定工作做得好，有利于科研檔案館的收集工作。因?yàn)榭蒲袡n案館一般只接受永久保管的科研檔案，科研檔案室對永久保存的范圍鑒定準(zhǔn)確與否，往往會影響科研檔案的收集范圍。

5.統(tǒng)計(jì)科研檔案。科研檔案室在科研檔案事業(yè)中是一個(gè)最基層的單位，因此它沒有很繁重的統(tǒng)計(jì)任務(wù)。但是，它應(yīng)當(dāng)努力做好日常登記工作，積累原始素材，向統(tǒng)計(jì)匯總單位填報(bào)原始報(bào)表，并且要求把這些工作做得絕對準(zhǔn)確，不能有半點(diǎn)差錯。只要有一個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，就會影響匯總單位的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

6.利用科研檔案。高校科研檔案室的科研檔案還只是一個(gè)學(xué)校的財(cái)富，沒有轉(zhuǎn)化成為社會財(cái)富。因此，科研檔案室的利用工作，主要是面向本學(xué)校，即主要是為本學(xué)校服務(wù)，并有條件地為外單位服務(wù)。而且，在提供利用的過程中要注意到“內(nèi)外有別”：為本學(xué)校科研活動服務(wù)總是無償?shù)模粸橥鈫挝环?wù)就要按照政策規(guī)定，區(qū)別有償服務(wù)和無償服務(wù)兩種方式。對本校人員，只要允許閱覽一般都允許出借，對外單位人員非經(jīng)批準(zhǔn)，一般不出借檔案。科研檔案室在明確了自己的服務(wù)方向之后，就要著重地研究本校查找利用科研檔案的規(guī)律，以便有針對性地采用適當(dāng)?shù)姆?wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量。

7.移交科研檔案。綜合國家的有關(guān)規(guī)定，重要的科研檔案往往不只交一個(gè)檔案館，有的要分別交專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的專業(yè)檔案館、地方綜合檔案館和城市基建檔案館等。所移交的檔案一般都要求精煉，但具體的成套范圍也往往不一樣。科研檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)各類檔案館的不同要求，收集重份或復(fù)制副本，組配成套，編制移交目錄，向有關(guān)檔案館移交，并辦理交接手續(xù)。

三、科研檔案室的組織形式

1.常見的幾種組織形式。在現(xiàn)實(shí)工作中，科研檔案室的組織形式是多種多樣的，當(dāng)前常見的組織形式主要有以下幾種：一是專一的科研檔案室。顧名思義，這種組織形式單一地管理科研檔案，沒有兼做其他工作，高校科研檔案室就屬于這一類型；二是科研檔案資料室。它除負(fù)責(zé)管理各類科研檔案之外，還負(fù)有科研圖書和科研情報(bào)資料的管理任務(wù)；三是圖檔室（或叫圖檔組）。它兼做圖紙等技術(shù)文件的收發(fā)、曬印等工作，如果再兼負(fù)科研圖書和科技情報(bào)工作的話，那就叫做“圖檔資料室”；四是綜合檔案室。這種組織形式管理本機(jī)關(guān)（單位）的全部檔案，包括文書檔案和科技檔案，有的甚至還管理人事檔案等，但不兼管科研圖書、科研情報(bào)資料和科研文件等工作；五是綜合檔案資料室。這種組織形式對本單位的各種檔案和圖書情報(bào)資料等工作無所不包，實(shí)行檔案、圖書、情報(bào)的統(tǒng)一管理，有的稱之為“信息中心”；此外，還有一種具有檔案行政管理職能的機(jī)構(gòu)，一般稱為檔案處（科）等，是機(jī)關(guān)檔案室與檔案行政管理部門合一的機(jī)構(gòu)。

2.組織形式的選擇。現(xiàn)在人們比較推崇綜合式的檔案機(jī)構(gòu)，即推崇綜合檔案室或綜合檔案資料室。事實(shí)上，這種綜合式的檔案機(jī)構(gòu)確實(shí)有優(yōu)越性：一是符合事物的發(fā)展運(yùn)動規(guī)律。眾所周知，事物的發(fā)展規(guī)律不是孤立的，它都與周圍事物存在著相互聯(lián)系、相互制約、相互作用的關(guān)系。科研檔案與文書檔案之間，檔案與圖書、情報(bào)資料之間，就存在這樣的關(guān)系。綜合的組織形式就是遵循了這種客觀規(guī)律；二是有助于綜合運(yùn)用各種信息。科研檔案、文書檔案以及各類檔案與相關(guān)的圖書情報(bào)資料同屬信息。在一個(gè)單位里，它們之間的關(guān)系大致上都是外部信息，內(nèi)部信息與外部信息往往要結(jié)合使用才能相輔相成；三是有利于加強(qiáng)對信息工作的領(lǐng)導(dǎo)。科研檔案工作牽涉面廣，要求機(jī)關(guān)分管科技工作的負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)，以便于從全局觀點(diǎn)來處理工作中的各個(gè)問題，這是符合客觀規(guī)律的。然而，在實(shí)際工作中往往較難做到這一點(diǎn)。這除了認(rèn)識上的原因之外，還因?yàn)榭蒲袡n案只是信息中的一條支流，把信息工作分割成若干條支流，機(jī)關(guān)（單位）的負(fù)責(zé)人就感到頭緒紛繁，不勝負(fù)擔(dān)，就只好委托其他職能機(jī)構(gòu)代管了；四是便于管理人員的專業(yè)知識交流。如前所述，圖書、情報(bào)管理知識都是科研檔案管理學(xué)的相關(guān)學(xué)科知識，組成“信息中心”，使各類管理人員相聚在一起，就會便于各類專業(yè)知識的交流。

3.科學(xué)管理組織形式。綜合式的檔案機(jī)構(gòu)，它的優(yōu)越不是絕對的，而是有條件的。條件就是要進(jìn)行科學(xué)管理，否則，不但不能發(fā)揮其優(yōu)越性，甚至?xí)m得其反。一是分別整理保管、統(tǒng)一開發(fā)利用。在綜合組織形式里，管理著若干類雖有聯(lián)系但實(shí)質(zhì)不同的事物，對不同質(zhì)的事物要用不同的方法管理，這是又一條不可違反的客觀真理。所謂綜合組織形式的優(yōu)越性，除了可以在管理方法上互相借鑒之外，最根本的一條就是有利于統(tǒng)一開發(fā)檔案資料。說到底，一體化的主要宗旨就是“一體開發(fā)利用”，而不是“一體整理和保管”。從管理的角度說，需要根據(jù)低位類分析它們的不同點(diǎn)，采用不同的方法整理和保管；從使用的角度說，又要從高位類上看到它們的共同點(diǎn)，看到它們具有信息所共有的作用，可以而且必須一體開發(fā)。二是組織相應(yīng)的能夠勝任的人才。在復(fù)合組織的形式里，既然需要對各種不同的檔案資料實(shí)行不同的方法管理，那就應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的通曉檔案、圖書、情報(bào)工作的“通才”，至少要這樣的一些領(lǐng)導(dǎo)骨干。如果僅以一種專業(yè)知識去管理多種不同的事物，就不能實(shí)現(xiàn)綜合組織形式的優(yōu)勢。三是處理好領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。文書檔案與科研檔案根據(jù)不同的活動工作職能來劃分，往往屬于兩大不同的系統(tǒng)，前者屬于秘書工作系統(tǒng)，后者屬于科研管理系統(tǒng)。這兩個(gè)系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、單位的分工也往往是不統(tǒng)一的。但是，組織成綜合形式的檔案機(jī)構(gòu)后應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。鑒于高校往往以科研檔案為主體，所以一般宜屬于科研管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)，若把綜合檔案資料室作為系統(tǒng)，單位的領(lǐng)導(dǎo)又是按“人流”、“物流”、“信息流”來分工的話，綜合檔案資料室的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系就會統(tǒng)一起來。

四、高校科研檔案室的管理

高校科研檔案管理機(jī)關(guān)（科研處）對科研檔案室工作的管理，按照工作程序劃分，主要有兩條任務(wù)：一是督促和協(xié)助有關(guān)部門把科研檔案室建立起來。凡是形成科研檔案的部門，都應(yīng)當(dāng)建立科研檔案室（或綜合檔案室）工作，個(gè)人從事科研活動的，也應(yīng)當(dāng)把所形成的科研檔案科學(xué)地管理起來。如前所述，科研檔案室有多種組織形式，各系、各部門可擇優(yōu)選定其中的任何一種形式。科研處要根據(jù)各系、各部門的具體情況，幫助他們分析利弊，選擇最佳的組織形式。二是對于建立起來的科研檔案室工作予以檢查、監(jiān)督與指導(dǎo)。通過整體規(guī)劃和短期工作計(jì)劃，為各科研檔案室明確各個(gè)時(shí)期的奮斗目標(biāo)；通過制訂各種法規(guī)，為科研檔案室樹立工作規(guī)范和工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三是通過各種方式方法，提高科研檔案室工作人員的專業(yè)水平。四是有重點(diǎn)地對科研檔案室的工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和幫助。

科研檔案室星羅棋布，科研處只有抓住重點(diǎn)，才談得上具體的幫助和指導(dǎo)。這里的所謂重點(diǎn)，一是指重點(diǎn)的科研檔案室；二是科研檔案室里面的重點(diǎn)工作。從科研檔案行政管理機(jī)關(guān)的角度來分析，抓科研檔案室工作的基本重點(diǎn)，就是要抓科研檔案的收集工作，只有科研檔案室的收集工作做好了，國家才有豐富而準(zhǔn)確的科研檔案資源。