基于現代人力資源管理看人事檔案管理工作的探討

■田軍

深圳市婦幼保健院

1 現代人力資源管理工作概述

我們通常所說的現代人力資源管理工作一般指的就是企業在發展過程中通過對各種方式的有效使用來對企業內部的人力資源進行統一的組織規劃與管理，從而使他們在思想、行為以及心理等方面產生一定的變化，最終為了企業更好的發展來奉獻自己的力量[1]。由此我們可以發現，現代人力資源管理工作在一個企業中是十分重要的，只有實現了企業人力資源的協調管理，才能使企業得到最好的發展。在時代的不斷向前發展過程中我們可以發現我國現代的企業人力資源管理方式與傳統的相比發生了非常多的變化。第一，管理對象發生了變化；第二，管理目的發生了變化；第三，強調對人力資源的協調配合[2]。

2 人事檔案管理工作概述

人事檔案管理工作就是指對企業工作過程中所關涉到的人員個人信息進行管理的一種工作。在對人事檔案進行管理時，要求將工作人員的個人經歷、工作經歷、思想道德素質、家庭成員信息、學歷信息、工作業績、業務能力等方面的信息進行詳細記錄，從而真實可靠地反映出所用人員的整體素質[3]。在每個企業中工作人員的綜合素質的高低在一定程度上決定著企業的發展水平，因此，企業在自身的不斷發展過程中一定要充分認識到人事檔案管理工作的重要作用與價值，既實現對人事檔案的真實可靠性的良好保障，同時也要考慮到隱秘性與安全性，防止員工個人信息外漏。

3 針對于當前基于現代人力資源管理的人事檔案管理工作發展狀況的分析

3.1 人事檔案利用效率低下

當前，人事檔案管理工作在一些企業中已經得到了充分的重視，但是與此同時當前人事檔案管理工作的發展仍然是相當不完善的。首先很重要的一點就是人事檔案在企業發展過程中利用效率普遍較低。大多數企業在收集到人事檔案后并不會充分有效地使用它，而是棄之不管。人事檔案管理工作的質量在企業的人才選拔和人才管理兩個過程中都發揮著非常重要的作用，但是很顯然今天企業在進行這兩項工作時，人事檔案并沒有很好地參與其中，這就造成了企業所收集來的人事檔案資源的浪費現象，使人才得不到高效的利用。

3.2 在人事檔案的真實性方面還需進一步獲得提升

人事檔案的管理工作是企業人力資源管理中的一個非常重要的有機組成部分，對于企業的人才選拔與人才培養工作具有十分重要的作用。從這一點來看，它的真實性在一定程度上決定著企業所選拔的人才的質量。但是當前大部分企業所收集到的人事檔案的真實性并不能完全得到保障。其中大部分內容都是從網絡上摘抄而來的，而不是根據自己的實際情況來進行編寫的。此外，在檔案所記錄的內容上，大多是一些夸耀的詞語以及對自己未來發展方面的期盼。這一情況也就對人事檔案的質量造成了很大的影響，使得它的真實性得不到保障。

3.3 在人事檔案管理人員的專業素質方面還需得到進一步改善與提升

人事檔案在每個企業中都有相應的工作人員來進行管理，但是由于當前這一工作在很多企業中還沒有得到充分的重視，因此，他們大都把這一工作交由勞動部門的工作人員來代為管理，而這些工作人員在接受工作之前并沒有進行過相關的培訓，也就導致了他們在工作過程中出現了大量的失誤，使得人事檔案不夠完整、不夠準確、不夠真實，在影響人事檔案質量的同時，也影響了企業的人才培養，從而最終限制了企業的發展[4]。

3.4 人事檔案管理體制的科學性沒有得到較好的保障

眾所周知，一個企業要想獲得良好的發展是與其人事檔案管理體制的科學性脫離不了干系的。通過對當前眾多企業在該體制建設方面的情況進行分析我們可以清晰地發現：大多數企業在自身的發展過程中并沒有建立起相應的較為科學的管理體制。這一現狀從很多方面都對企業管理工作質量的提高造成了限制，使得企業中的人事檔案信息分類雜亂無章、質量低下，這必將會對企業在多方面的發展中造成一定的影響與阻礙。

4 針對基于人力資源管理促進人事檔案管理工作的有效途徑

4.1 不斷提高人事檔案管理工作的信息化水平，進而使信息利用率得到提高

當前時代的不斷進步使得眾多的先進技術得以出現并為我國眾多領域的發展都創造出了良好的外部條件。近幾年我國已經進入了信息時代，信息技術在多個領域中都得到了較為廣泛的應用。在進行人事檔案管理工作時，就可以通過合理利用這些信息技術，進一步提高人事檔案管理工作的信息化水平，進而使工作效率在此條件下得到提升。首先，在記錄人事信息之前，企業相應人員可以建立一個人事檔案數據庫，這樣一來記錄在案的人事信息就可以十分方便快捷地檢索出來。其次，人事檔案數據庫的建立還可以提高個人信息的真實可靠性，從而在很大程度上提升人事檔案的質量，為實現企業更好的發展創造條件。

4.2 建立起一個科學的管理制度，使檔案的真實性得到切實保障

企業在開展人力資源管理工作時，一定要做到保證好人事檔案管理工作的科學性、真實性與嚴密性要求。首先，時代在不斷向前發展，為此企業的人事檔案管理工作必須要堅持與時俱進，緊跟時代潮流及時做出一定的調整與創新。其次，在收集員工個人信息時，一定要注重對信息真實可靠性的測量與評估，切實提高信息的質量。最后，相應的管理人員還應當切實提高對人事檔案隱私性與安全性的關注度。只有從這幾個方面入手，建立起一個較為科學的管理制度，才能真正使企業人事信息的真實性得到保障并使它更好地促進企業的發展。

4.3 提升管理人員競爭能力，增強其專業素養

當今隨著市場經濟的發展速度越來越快，使得社會競爭力壓力變得越來越大，企業要想在這樣的社會競爭中站穩腳就必須不斷提升它們的市場競爭力，首先企業必須要注重人才選拔與人才培養的工作。良好的人力資源管理工作可以為人才選拔與培養打下基礎，因此，在企業的日常工作過程中一定要積極采取措施來保障人力資源管理工作的正常進行，切實提高管理人員的競爭意識與競爭能力，使他們建立起危機意識，以更好的工作來促進企業的發展。其次，企業還應該加強對相關人員的培訓，使他們通過培訓使自身的工作能力在很大程度上得到提升，進而為促進企業發展做出貢獻。

4.4 不斷完善人事檔案分類體系，逐漸實現科學化管理

為了提升民營企業的監督管理水平的提升，民營企業應該建立倫理道德監督管理體制，設置專門的監督管理部門，對于倫理道德建設以及制度的實施效果進行監督管理，發現問題及時的解決，為提升企業的監督管理水平奠定堅實的基礎。保證倫理道德建設工作的順利開展。另外，為了提升倫理道德監督水平，民營企業應該鼓勵全體員工參與倫理道德建設工作，保證倫理道德建

人事檔案中包含著復雜多樣的內容，其中既包含著企業內部人員的個人信息，還包括求職應聘者的信息。信息形式的復雜多樣、數量的龐大為人事檔案管理工作帶來了非常大的難度[5]。當對某個成員的個人信息進行檢索時，如果沒有對這些個人信息進行有效的分析與整合，是相當困難的。所以，當管理人員在展開他們的日常工作時，一定要促進人事檔案的分類與整理工作的順利進行。同時在對這些檔案進行分類前，還應關注檔案信息的真實性，在此基礎上對信息進行有效的選擇。其次，在進行分析整理工作時，要嚴格按照相應標準來進行，以此為實現檔案信息的系統性與條理性創造條件，進而為企業的人才選拔與培養奠定良好的基礎。

總結

當前在時代的發展變化之中，人力資源管理工作的重要性越來越顯現出來，并日益成為了一個企業在激烈的社會競爭中站穩腳的基礎。但是在企業發展過程中，在對人力資源管理工作實現充分關注的基礎上還要充分重視人事檔案管理工作的開展，及時對企業人事檔案管理工作中存在的眾多問題進行發現與剖析，例如：利用效率低、真實性沒有保障、管理人員專業素養不高等，這些問題都需要企業在今后的工作過程中加以規避。在本文中筆者對當前我國企業中的人事檔案管理工作的發展情況進行了分析與探討，希望在未來的發展過程中企業能夠關注到這一工作的重要價值并切實做好這一工作，以更好促進企業的發展。

[1]熊雪蓮.淺議基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢[J].中國管理信息化,2016,14(10):165-166.

[2]江秋峰.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業務,2016,13(33):159.

[3]李兵.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].商業經濟,2014,04(09):94-95.

[4]王海唐.淺議現代人力資源管理視角下人事檔案管理的變革趨勢[J].機電兵船檔案,2015,04(12):63-64.

[5]嚴春芳.基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J].物流工程與管理,2014(2):125-126,56.