房產交易檔案管理與信息化建設之我見

■姜 偉

臨沂市房產交易管理中心

房產交易檔案是房產管理部門在實施房屋權屬登記等房產管理工作中形成的有保存價值的歷史記錄，具有專業性、動態性、真實性和法律憑據性，一般以手工處理的紙質檔案或單擊用戶信息化檔案居多。近年來，隨著城市化進程的加快和住房保障體系的建設完善，房產交易檔案數量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露出效率低下、查閱不方便、共享困難的弊端，舊的檔案管理模式已不能適應房產工作的發展需要。因此，各級房產管理部門借助于信息網絡技術，逐步把房產交易檔案基礎業務建設的重心向信息化、現代化傾斜，建立集房產交易檔案信息收錄、檢索、利用等多功能于一體的房產交易檔案信息系統，以最大限度地提高房產交易檔案的利用率。

1 房產交易檔案管理信息化的含義

房產交易檔案管理信息化是指在房產交易檔案管理活動中全面應用計算機、掃描儀、數據庫和多媒體存儲等現代信息技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。即是指房產交易檔案的管理模式從以面向紙質檔案等實體保管為重點，向以房產交易檔案資源的數字化信息向社會提供服務為中心的轉變，建立一個有序的房產交易檔案數據庫，將各類房產交易檔案資源以電子信息的形式進行存儲，以網絡的形式進行共享，利用計算機系統進行管理，實現資源共享。

2 房產交易檔案管理信息化的優點

計算機網絡、信息數字化的普及和應用，動搖了房產交易檔案管理工作的傳統觀念，為房產交易檔案管理信息化建設搭建了一個良好的平臺。房產交易檔案管理信息化技術日臻成熟，與傳統的檔案管理模式相比具備更多的優點。

第一，實現房產交易檔案數字化存儲，將各類房產交易檔案資源轉化為能直接被計算機識別和處理的數字化電子信息，將紙質檔案實體和日常工作利用分離開來。檔案實體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對紙質檔案實體的利用率，便于對檔案實體的存儲和保護。

第二，實現房產交易檔案信息化管理，建立數字化檔案數據庫，借助計算機可以對數據中的每一個產權要素進行檢索，為房產交易檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，實現了傳統手工調閱查詢信息向計算機查詢信息的轉變。

第三，實現房產交易檔案網絡化管理，建立房產交易檔案信息系統，借助互聯網進行信息傳遞和交流，在縣市區房產管理部門之間實現房產交易檔案資源共享，極大地提高了工作效率。

3 房產交易檔案管理信息化的現狀

房產交易檔案管理信息化這一概念由來已久，房產交易檔案管理部門并不陌生。一般情況下，檔案管理部門都配備了計算機等軟硬件設備，建立了相應的房產交易檔案信息系統，但并不完善，有的僅僅局限于對房產交易檔案進行計算機單機輔助管理，詳細的查閱仍以紙質檔案為主。有的雖能利用互聯網將房產交易系統產權信息歸集整理到房產交易檔案信息系統，但不能實現資源共享。由此可見，房產交易檔案管理信息化建設由于受各種條件的限制，實現得并不理想，亟待改進和完善。

4 對房產交易檔案管理信息化建設的建議

實踐證明，房產交易檔案管理信息化建設是正確的，是符合房產發展需要的。它不但將高新技術引入房產交易檔案管理工作，更新了房產交易檔案管理模式，還將房產交易檔案推上了互聯網，實現了房產交易檔案資源的共享。房產交易檔案管理信息化建設必須長期堅持下去，并逐步地提高和改善。

4.1 對房產交易檔案信息化建設給予高度重視

首先，要從思想上充分認識到房產交易檔案管理信息化建設的重要性和必要性。房產交易檔案管理信息化是解決房產業務日益增多，檔案利用頻率加快等問題，實現辦公自動化、工作程序簡化的必要手段。其次，在工作實踐中要重視房產交易檔案信息系統基礎設施配套建設，確保房產交易檔案管理信息化建設的軟硬件設施符合要求。

4.2 建立完備的房產交易檔案信息歸集系統

完備的房產交易檔案信息歸集系統是實現房產交易檔案信息化管理的基礎和核心。現有房產交易檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產交易檔案信息化就是要對這兩大類檔案進行數字化歸集處理，一方面要將房產交易系統中的房屋產權信息自動歸入房產交易檔案信息系統，另一方面要利用掃描儀、數碼相機等設備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產交易檔案信息系統，兩方整合后，方能形成房產交易檔案數據庫。

4.3 獎勵高效的房產交易檔案信息檢索系統

有完備的房產交易檔案信息歸集系統還遠遠不夠。房屋交易產權要素多，涉及面廣。根據不同業務的不同特點，查詢者對房產交易檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產交易檔案管理信息化建設的另一項重要工作。

4.4 打造高素質的房產交易檔案管理人員

房產交易檔案管理信息化建設需要不斷優化與完善，這是一項長期而系統的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識結構的調整和工作素質的提高。因此，需要對檔案管理人員進行全面、系統的檔案專業知識培訓和檔案信息系統操作培訓。

5 房產交易檔案管理改進意見

隨著房地產市場的繁榮發展，房地產權屬檔案日益增多，不少城市的房地產權屬檔案管理面臨著內容增長快而庫房空間緊的難題。

5.1 非屬歸檔文件大量充斥。根據 2001 年建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》第八條規定 ：下列文件材料屬于房地產權屬檔案的歸檔范圍。

（1）房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件，包括 ：① 房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人代理人的身份證明、授權委托書等 ；② 建設工程規劃許可證，建設用地規劃許可證，土地使用權證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補償安置協議書，聯建或者統建合同，翻改擴建及固定資產投資批準文件，房屋竣工驗收有關材料等；③ 房地產買賣合同書、房產繼承書、房產贈予書、房產析產協議書、房產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房產轉移的上級批件、有關房產的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；④設定房地產他項權利的有關合同、文件等。

（2）房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖，包括：房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。

（3）房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括：房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等。

（4）反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括：統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。

（5）其他有關房地產權屬的文件資料，包括 ：房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件、歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等。

鑒于房地產評估報告、房產測繪報告不屬于房地產權屬檔案歸檔范圍，筆者建議，房地產權屬檔案管理機構不應當予以歸檔保存，應該分別交由估價機構、測繪機構自行妥善保管；其他類似的文件、資料，檔案管理機構認為沒有保存價值的，也可不予以歸檔保存，或做銷毀，或作為資料備查。