房地產置業檔案管理研究

■朱 蕾

臨沂市房地產置業擔保有限公司

隨著城鎮住房制度改革的不斷深入與完善，城市化建設規范不斷擴大，房地產交易市場日趨活躍，房地產置業檔案內容隨之完備、門類更加齊全，同時也面臨著新的機遇和挑戰。如何最大限度地搞好管理與利用，滿足社會不斷增長的對檔案信息的需求，并及時為房地產業的發展服務，是新時期對我市房地產置業檔案管理部門的要求，也反映了今后房地產置業檔案工作的價值趨向。

1 房地產置業檔案的管理與房地產交易市場的發展緊密結合。

1.1 檔案數量大

臨沂市房產交易所依法管理全市房地產交易市場，辦理各類房地產權屬轉移審核登記手續、房地產交易價格評估確認、征收各種稅費、依法查處房地產交易活動中的違法行為，因此形成的檔案數量巨大，在內容和形式上與其他檔案有著明顯的區別，其主要特點是政策性強、業務類型多、檔案要件多、出具的證明材料多。

1.2 動態性強

隨著我市經濟建設的日益發展，人民生活水平逐年提高，對住房的大小、質量、環境、配套設施等有了更高的要求。因此，房屋的買賣、拆遷、贈予、繼承、交換等交易行為不斷發生，房地產交易市場日趨活躍。房地產權屬在隨著產權人的變化而發生變更時，房地產置業檔案也處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。

1.3 利用率高

接待查檔及有效利用是房地產交易管理部門面向社會的窗口，也是檔案服務群眾的最主要渠道。房地產置業檔案的利用隨著房產交易的大量增加而日益頻繁，例如房屋確權的依據、房產價值的評估、差額營業稅的繳納、為避免重復計征而調閱共維基金發票、為補全公有住房產權差價而查閱當年的交易金額等等與交易息息相關的證明材料都需要調閱房地產原始檔案，其完整性、真實性、準確性不僅保證了房地產交易的順利進行，也保障了產權人的經濟利益。事實證明，在社會實踐中，房地產置業檔案一旦系統地進入城市建設過程，就會轉變成直接的生產力，為房地產交易市場的發展作出巨大貢獻。

2 房地產置業檔案的管理與社會需求及群眾利益緊密結合

（1）房產地產檔案是在房屋交易及產權轉移過程中形成、為產權管理服務，涉及房產登記發證、稅費征繳、交易評估、落實政策、司法仲裁、市場調研、規劃建設、舊城改造、投資開發、拆遷還原、編史修志、房地產統計等諸多方面。

近年來，由于城市化建設、重點工程建設和舊城改造進一步加快，房屋產權變更、轉移數量越來越多，房產檔案整理的工作量隨之加大。房地產置業檔案利用館藏檔案和數據庫及時為建設部門提供各類原始資料、數字依據，既節省了不必要的資金投入，又能較快地給投資者以預測與決策服務，直接加快了工程前期準備的進程。今年，所檔案室為市政府、市檔案館編史修志工作組編撰《臨沂志》提供了大量重要的數據資料，還為市打通改造工程區域及多個新建住宅小區的拆遷、測算以及市清房辦清算職工購買公有住房、集資建房超標部分面積、房款核算等工作中所需要的房產檔案進行了多次調檔和利用，大大加快了前期準備工作的調查取證進度，有效地保證了施工建設的順利進行。

（2）隨著市場經濟的發展，房地產市場日益活躍。由于房地產權屬性質的多元化，房地產糾紛也隨之增多。拆遷核算、代理律師、司法部門、紀檢監察機關對房地產置業檔案的查考、調閱、取證呈上升趨勢。單位與單位之間，個人與個人之間，單位、個人與銀行、金融部門之間的房產、債務糾紛時有發生，也使房地產置業檔案的利用頻率逐日劇增。房產檔案潛在的社會功能在檔案用戶利用需要的相互關聯過程中體現出來。據不完全統計，自2000年以來，市房產交易所已面向社會，接待了包括司法部門、紀檢監察機關在內的，近400戶因各類房產糾紛而調閱原始檔案的單位和個人。房地產置業檔案提供的原始、準確及完整的證據，不僅維護了房地產交易市場的健康發展和產權人的合法權益，也有力地維護了社會穩定和金融秩序。

（3）為了保護產權人的合法權益，在檔案利用過程中，嚴格按章辦事、依法行政，正確處理保管與利用、保密與開放的關系，并兼顧司法部門、紀檢監察機關、代理律師、金融部門、各機關企事業單位、房地產開發商及普通產權人的不同責權，本著“取檔于民、服務于民”的宗旨，根據不同情況，以人為本、特事特辦，尤其對于老百姓在交易過程中所需本人以往房地產置業檔案中的證明要件，予以簡化手續、即時辦理；同時規范檔案的開放范圍和保密制度，做到既熱情接待各階層利用者，又堅決杜絕一切不合理查檔；既確保檔案工作的嚴肅性，又維護合法公產私產和廣大群眾的正當權益不受侵犯。

3 房地產置業檔案的管理與新時期電子信息技術緊密結合

房地產置業檔案信息化是房地產置業檔案利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發和廣泛利用，不斷提高檔案接收、管理、指導、決策、利用的效率和水平，進而提高房地產置業檔案工作的社會效益和經濟效益，在服務質量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統檔案有了質的提高。

（1）現階段房地產置業檔案信息化的首要任務是充分利用現代化信息技術改進檔案管理的流程，實現業務環節的自動化管理，建立檔案信息與單位業務網連接的內部數據網，實現信息資源共享。具體到房地產置業檔案管理單位，就是要實現檔案管理各個環節的自動化、管理方式的網絡化、決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

目前，檔案信息化的應用總體上處于迅速發展階段，檔案的存儲多以紙張為主，占據空間大，長期高頻繁的調用，紙質記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。傳統單一的紙質資料保存方式，即不便于大規模信息自動查詢檢索，信息資源快速傳遞和共享受到限制，更談不上信息的更新和維護，利用現代電子信息技術對房屋檔案進行管理已經迫在眉睫。

（2）基于現階段電子檔案尚不具備法律憑證作用，房產交易所目前采用紙質載體檔案與電子檔案同步歸檔的方式進行管理。在保證紙質檔案安全完整的基礎上，探索出一套電子檔案與低質要件同步歸檔、著錄的方法，即根據檔案利用的具體要求，將傳統紙質文檔和圖紙，按照統一的標準，可通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優化等多種數字技術加工成電子化的信息數據，然后存入備份服務器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數字檔案”，并可隨時提供準確高速的存取服務，從而實現電子檔案與低質檔案同步歸檔、同步著錄、即時整理、即時利用。

為了保證數據庫的安全與完整，所中心機房不僅安裝了防火墻和防病毒軟件，實時監控網絡黑客和病毒的入侵外，并自行開發了交易所房產檔案管理系統。根據不同崗位、不同業務需求，將系統細分成交易登記、財務收費、打印房契、檔案管理、數據檢索、綜合統計、交易報表、查封信息、收發文登記等幾個大的業務模塊，一方面分別為各個業務子模塊設置了嚴格的權限管理，不讓權限之外的工作人員及外來人員修改信息記錄；另一方面開發、運行專門的備份控制程序，每天定時從主服務器向備份服務器傳送當天的業務數據，保證有足夠的補救措施，有備無患。