大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探討

■韓雪蓮

河北省唐山市遷安市楊各莊鎮(zhèn)人民政府

1 人事檔案管理信息化特點

1.1 人事檔案管理的重要性

從我國事業(yè)單位目前的運行情況來說，往往包括繁瑣的事項，事業(yè)單位不僅需要完成單位日常的工作內(nèi)容，還需要對其工作人員的人事和知識進行管理。人事檔案則是高校和用人單位對人才參與的各種實踐活動的最原始的記錄，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特點特長等各個方面的情況，成為重要的人才信息資源，也是用人單位考察和選拔員工的一個極其重要的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在人事檔案管理中不斷引入先進的信息技術(shù)，已經(jīng)成為人事檔案管理手段變革的內(nèi)在前提，具有必然性。

1.2 大數(shù)據(jù)和信息化的影響

從刻在龜殼和獸骨上的甲骨文，到現(xiàn)在的電子相片、錄像等新興的記錄方式，檔案的載體發(fā)生了巨大的改變。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式到現(xiàn)在的信息化管理模式的轉(zhuǎn)變歸其根本可以說是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求。只有將人才的信息進行整合，并且按照不同的需求進行適當(dāng)?shù)拈_發(fā)和利用，才能實現(xiàn)信息的增值并且提高信息資源的有效性。大數(shù)據(jù)即是對大量的數(shù)據(jù)進行整理分析，得出的是一種整體、全面的發(fā)展必然趨勢，給我們看世界提供了一種更加全面和新穎的方法，取代了過去憑借經(jīng)驗決定的時代。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

2.1 人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足,電子化硬件設(shè)備得不到保障

有的單位沒有獨立的檔案室，檔案設(shè)備簡陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計算機硬件和檔案存儲設(shè)備落后，不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的信息體系。

2.2 單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備充足的檔案員

傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費大量的人力，一旦人員不夠，就會使得材料歸檔不及時、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

大部分事業(yè)單位沒有專業(yè)性強的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，對計算機使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚 至一竅不通。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。

2.4 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管不方便

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密，造成不良影響。信息化時代急需提供電子檔案的管理，大量的電子文檔和數(shù)據(jù)，有效的管理方法就是信息化管理。如何確保海量檔案資料安全？如何更好地發(fā)布檔案信息，便于查找和使用？這些都是紙質(zhì)檔案管理無法解決的問題。因此，新時期電子文檔數(shù)據(jù)化、信息化管理很有必要。

3 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)

3.1 宣傳加強信息化建設(shè)的意識

人事檔案的建設(shè)多是由學(xué)校和一些政府單位擔(dān)任加工的主體，因此這些加工主體在對人事檔案的加工上處于極其重要的位置。我國目前的人事檔案多是利用紙質(zhì)檔案進行記錄，對于事業(yè)單位的人事檔案管理，當(dāng)進行人事調(diào)動時就引發(fā)了調(diào)檔和流動的問題。但是人事檔案的調(diào)動可以說是一項涉及多部門的復(fù)雜工作，手續(xù)繁瑣復(fù)雜，可能會導(dǎo)致用人單位對接上存在時間差，進而引發(fā)一系列問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的管理也應(yīng)該緊緊跟隨著時代的步伐，增強其科技信息化的含量，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理與充分利用，最大限度地滿足人事工作的客觀需求。就事業(yè)單位而言，應(yīng)該對在職的工作人員進行人事檔案信息化，并結(jié)合工作實際制定相應(yīng)的規(guī)章制度，擴大宣傳，逐步加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐，從而產(chǎn)生積極的助推作用，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理向信息化邁進。

3.2 做好試點逐步推進

隨著檔案管理對象和內(nèi)容的增加，在計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成熟的今天，需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進行檔案管理資源的數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和集中式拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)設(shè)計，提高檔案管理的效能和安全性。我國經(jīng)濟、農(nóng)業(yè)的發(fā)展常先設(shè)立部分試點，我們在大數(shù)據(jù)時代推進人事檔案信息化建設(shè)時也可向其學(xué)習(xí)。對于市里的事業(yè)單位，首先進行檔案管理信息化的宣傳，之后選定幾個有代表性的單位首先開展信息化管理的建設(shè)。可以向已經(jīng)采取檔案管理的單位或者企業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們成功的經(jīng)驗，邀請主要負(fù)責(zé)工作人員進行技術(shù)指導(dǎo)，對可能出現(xiàn)的問題進行分析和規(guī)避，并請參與試點的工作人員積極反映意見和建議，逐步將試點的工作開展起來。最后能以試點的成功經(jīng)驗為代表，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位進行宣傳和講解，最終達到整體信息化。

3.3 提高管理人員業(yè)務(wù)工作水平

目前事業(yè)單位對于人事檔案的管理多設(shè)有專門的工作人員，這些檔案工作者的工作能力直接決定著人事檔案的管理方式和方法，通過對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以直接作用于檔案的管理。檔案管理人員首先要培訓(xùn)的就是對檔案管理的意識和態(tài)度，要具備良好的思想道德素養(yǎng)，樹立以人為本的服務(wù)理念，這是檔案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，可以通過高校定點培訓(xùn)相應(yīng)的人才進行檔案信息化管理，也可以通過對現(xiàn)有的工作人員進行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，促進人事檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

人事檔案是事業(yè)單位選拔人才、干部升職、任用、調(diào)動、退休等利用的重要依據(jù)。也是堅持公道正派地選人用人的重要基礎(chǔ)。人事檔案信息化管理是現(xiàn)今社會發(fā)展的需要，是事業(yè)單位組織人事工作的重要內(nèi)容。