檔案管理與信息化建設

葉麗丹

廣東省東江航道事務中心汕尾航標與測繪所

現(xiàn)代科技日新月異的變化和各領域之間的融合與發(fā)展，已成為不可阻擋的時代潮流。其中，檔案管理與信息化的整合也成為檔案管理的新途徑、新方式，為傳統(tǒng)的檔案管理注入新鮮血液，是對傳統(tǒng)方式的補充和完善，也是檔案事業(yè)不可阻擋的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)結合檔案管理與信息化建設的聯(lián)系，說明加強檔案管理信息化建設的必要性，通過分析當前檔案管理信息化的現(xiàn)狀和存在的突出問題，提出加強檔案管理信息化建設的有效措施。

1 檔案管理與信息化建設的聯(lián)系

（1）信息化建設是一種新型的檔案管理方式。檔案作為記載人類發(fā)展歷史的最重要載體之一，有著其特有的優(yōu)勢，它通過記錄過往，向世人展現(xiàn)歷史的面貌，揭示歷史真相，其本身也隨著歷史的變化而不斷變化。檔案的形式多種多樣，普遍地概括為載體、制作手段和表現(xiàn)方式。傳統(tǒng)的檔案管理載體是在發(fā)展過程中一直存在并將繼續(xù)發(fā)揮作用的載體，檔案以傳統(tǒng)的紙質材料歸檔為主，而現(xiàn)今，科技的進步使得信息化進入檔案管理的課程中，依托計算機、網(wǎng)絡、系統(tǒng)、程序、數(shù)據(jù)等物質基礎而崛起，也成為另一種發(fā)揮有效作用的管理形式，是對傳統(tǒng)形式的補充和加強，兩者形成了一種互補與創(chuàng)新并共同發(fā)揮作用的關系。

（2）信息技術的應用是檔案信息化建設的基礎和條件。它融合了現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術，信息技術等模式對檔案管理進行創(chuàng)新，實現(xiàn)了從實體存儲保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化模式的轉變。打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，是對傳統(tǒng)方法的補充和完善，能夠有效地滿足科學化，規(guī)范化和現(xiàn)代化檔案管理的要求。

（3）信息化建設是檔案管理和單位發(fā)展的必然趨勢，隨著單位的發(fā)展而不斷變化，順應時代發(fā)展潮流，信息化和網(wǎng)絡化技術的合理應用，可以有效提高檔案管理水平，對促進社會經(jīng)濟發(fā)展起到重要作用。

2 加強檔案管理信息化建設的必要性

檔案作為原始記錄，重要載體，也同樣記載著單位發(fā)展過程中的各類信息，對單位發(fā)展和各項工作的開展發(fā)揮著至關重要的作用。現(xiàn)階段，國務院機構改革方案的決定在十三屆全國人大一次會議上通過，隨著機構改革工作的不斷推進，單位工作職能和業(yè)務范圍也發(fā)生了變化，行政成本降低，行政效率提高。單位發(fā)展過程中直接形成的文件材料有所增加，檔案數(shù)量也隨之增加，為節(jié)省人力資源，減輕工作人員負擔，提高檔案管理的質量和效率，檔案管理信息化建設勢在必行，它已成為當前檔案管理重中之重的工作任務。

加強檔案管理信息化建設，除了促進工作質量和效率的提高，還對檔案本身的保護和利用發(fā)揮著積極作用。1)不再限制于光照、高溫、潮濕等特殊條件的影響，有效避免了傳統(tǒng)方式管理過程中所造成的保存不善、清潔衛(wèi)生、蟲霉滋生、破損或字跡失真等狀況的出現(xiàn)。2)通過信息系統(tǒng)的管理，能夠更加方便快捷的檢索，為檔案的借閱、傳遞、有效利用提供幫助。 3)檔案管理信息化大大減少了在利用過程中對檔案本身的直接接觸，一定程度上延長檔案壽命，同時降低了因保管不善造成檔案原始記錄遺失風險的概率。

3 檔案管理信息化的現(xiàn)狀和存在的突出問題

檔案管理信息化建設的內(nèi)容主要包括檔案信息管理平臺的建設。檔案管理的科學規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實際工作中，仍然有很多因素嚴重阻礙了檔案管理信息化發(fā)揮作用的步伐，主要表現(xiàn)在以下三個方面：1)檔案信息管理平臺系統(tǒng)的內(nèi)容更新不及時。目前，部分單位都建立了職工信息管理系統(tǒng)，客觀登記職工各類信息，但由于領導、管理人員，甚至是職工自身對檔案管理信息化建設的重視程度不夠，檔案信息管理平臺系統(tǒng)得不到及時更新，影響了檔案管理工作效率，這阻礙了人才優(yōu)化管理工作的改善和順利實施。2)檔案管理信息平臺系統(tǒng)的利用率不高。部分單位建立了檔案信息管理平臺系統(tǒng)，但其利用率不夠高的情況明顯存在，無法充分發(fā)揮其優(yōu)勢，對成本的降低、人員工作量的減少，工作效率以及檔案數(shù)據(jù)查詢效率的提高發(fā)揮不到應有的作用。3)檔案管理人員的素質有待提高。檔案管理部門部分管理人員仍存在專業(yè)技能、信息技術應用等方面水平達不到規(guī)范標準的情況，甚至思想上還缺乏職業(yè)道德和文化素養(yǎng)，這不僅對檔案服務水平的提高造成影響，也阻礙了檔案管理信息化建設工作的進步。

4 如何加強檔案信息化建設

4.1 提高檔案信息化建設的管理意識

作為推進檔案管理信息化建設的主體，檔案管理人員要提高信息化意識。首先要明確檔案管理中的傳統(tǒng)方式與信息化作為新型方式之間的聯(lián)系，正確把握兩種方式在檔案管理中的應用；在實際工作中，要以落實黨和國家有關方針政策法規(guī)為前提，以熟悉掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法為基礎，借助先進的科技力量，提高應用檔案管理信息化專業(yè)手段實施的意識。

4.2 建設檔案管理型專業(yè)人才隊伍

加強檔案管理工作專業(yè)隊伍建設，包括單位負責人、檔案管理人員，職工自身隊伍建設三個方面。一方面，可通過經(jīng)驗交流、先進借鑒，專家指導講座等形式提高單位負責人對檔案管理信息化建設的重視程度，也促進檔案管理人員在信息應用技術方面水平和能力的提高。另一方面，通過加強單位內(nèi)部職工培訓，逐步普及并推進信息平臺和系統(tǒng)的使用，提高檔案管理人員的工作效率，有效提高檔案利用率。

4.3 加強建設檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)的建設離不開相關部門給予足夠的資金和技術等方面支持。檔案管理信息化建設要以計算機、網(wǎng)絡、系統(tǒng)等設施為硬件基礎，引進性能穩(wěn)定的設備，保證系統(tǒng)的運行速度，提高儲存量。除此之外，網(wǎng)絡安全保密系統(tǒng)的升級工作也需納入信息化建設內(nèi)容中，在安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡管理環(huán)境中，才能發(fā)揮系統(tǒng)信息化現(xiàn)代化的功能，為檔案管理信息化建設提供物質保障，為人們開展各項經(jīng)濟社會活動提供更優(yōu)質、快捷的服務。