電力企業檔案數字化質量及安全保障探析

劉 宇

（國網湖北省電力有限公司利川市供電公司 湖北 利川 445400）

1 引言

檔案是一個企業記錄原始信息的重要載體，它對企業來說有著至關重要的作用。檔案也分為不同的種類，例如，人員檔案、項目信息、過程文檔等等，不同的企業所擁有的檔案種類也不盡相同。對于電力企業來說，企業的檔案包括人員信息、數據信息等，用于記錄電力數據，同時便于后期查找。以往的檔案都是紙質文件，但是隨著技術的不斷先進，數字化管理開始普及。數字化檔案管理相比較于傳統的紙質檔案來說，更加方便儲存、也更加利于查找。數字化管理雖然優點很多，但是也要保證它的質量和安全性。只有這樣才能夠發揮它的優勢，使檔案管理變得更加便捷簡單，更好的服務于電力企業。

2 數字化檔案的含義

檔案的數字化進程是指，在檔案管理部門的規劃之下，將企業涉及到的所有檔案資料，運用計算機技術、掃描技術、多媒體技術、儲存技術等一系類的高新技術手段，對檔案的數據信息進行數字化的管理和利用。數字化的檔案管理是高科技技術下的產物，相比較于傳統的檔案管理而言，數字化檔案有著非常顯著的優勢，即：

第一，數字化檔案有效的降低了管理成本。對于電力企業來說，電力數據繁多，檔案數量也隨之增加。為了能夠高質量的做好檔案管理工作，檔案管理部門需要多配備相關的人才，才能夠滿足日常的工作需要。對于不同的檔案類型，設置專人管理和查找，這樣便會大大的增加人力成本。而檔案的數量龐大，還需要專用的場地存放，不論是存放場地還是存放設備都需要一定的資金購置。檔案進行數字化管理之后，便可減少相關的管理人員，這樣大大的降低了人力成本。數字化檔案不需要占據太多的空間，只需在電腦中進行存放即可，這種方式也減少了存放的相關費用，有效的降低了企業在檔案管理方面的支出。

第二，數字化檔案提高了辦公效率。傳統的檔案管理，從檔案數據到檔案登記都是在紙質上進行，查找起來既浪費時間，查找過程又異常的繁瑣。數字化檔案的運用，大大的降低了查找的時間，提高了辦公效率。管理人員只需要在計算機中進行檔案的搜索，便可快速的找到相關檔案，既方便又快捷。

第三，數字化檔案提高了檔案管理的安全性。對于傳統的紙質檔案來說，字跡和紙張隨著時間的推移便會受到嚴重的影響。紙張的殘破遺缺、字跡的退化不清，這些對于檔案的管理來說，都是不小的難題。為了保障檔案在存放過程中的安全性，還要時刻注意防火、防盜、防潮工作，不僅不利于檔案的安全性，而且在保存中還會浪費大量的人力和物力。檔案的數字化管理便可以有效的保證檔案在存放中的安全問題，利用掃描等方式進行的存檔，便不用再擔心檔案字跡的退化問題和紙張的易潮易破等問題。

3 電力企業檔案數字化質量及安全保障措施

3.1 完善數字化檔案管理方案，正確使用數字化軟件

數字化檔案的管理方案是保證數字化檔案質量的前提。電力企業的檔案數字化流程和工作內容都是依據數字化管理方案進行，所以，想要保證檔案的質量，就需要在進行數字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。

企業需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現有檔案進行分類劃分，區分出不同種類檔案的管理方法，然后根據實際情況進行檔案的數字化管理。紙質檔案轉化成數字化檔案，需要有明確的標準。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數字化標準，保證數字化檔案的質量。如果沒有相關標準的制定，便不能保證質量，在掃描或者儲存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進入檔案庫中，會直接影響以后的使用效果。

在進行數字化的檔案轉化時，一定要正確使用數字化軟件。數字化軟件的種類繁多，在進行數字化工作之前，要對相關的軟件進行試驗和考察。因為檔案數量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數字化檔案的質量。前期先對軟件的讀取情況、呈現情況、故障情況等都做出一定的調查和分析，選用錯誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現，保障工作進度和檔案質量。

3.2 建立安全的網絡環境

數字化檔案雖然相對于傳統紙質檔案來說，擁有一定的安全性，但是網絡癱瘓、病毒等問題也會影響著數字化檔案的使用安全，所以，在數字化檔案管理和使用中，一定要建立安全的網絡環境。

首先，在數字化檔案的存儲方面，一定要多備份多地方存儲。計算機的安全會受到外界的因素影響，如果只在一臺設備上進行檔案的儲存，那么便會增加檔案的安全風險，一旦出現斷電、死機等情況，檔案便不能讀取，影響辦公。

其次，檔案的所有操作都需要在一個封閉的網絡中進行，要與其他的外網相隔絕，安裝殺毒軟件和防火墻并且定期的對軟件進行升級，避免計算機病毒的侵入的和傳播。計算機以及服務器要放置在安全的環境中，做到防火、防電、防破壞以及防偷盜，保證計算機的存放安全。

最后，還要對一些預知到的風險做出應急方案。風險預知能夠有效的預防風險發生，并且能夠減低風險所帶來的損失。對于數字化檔案管理中發生的設備故障等問題，儲備相關的專業人才，對所能出現的故障進行預測，然后制定出相應的應對措施。一旦問題發生時，相關人員能夠迅速響應，快速解決問題，減少損失[1]。

4 結語

總而言之，隨著時代的進步，電力資源已經成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業也因此不斷的壯大。傳統的檔案管理模式早已不能夠適應當今的社會需要，數字化的出現，有效的提高了工作效率，滿足當前的快節奏工作方式。檔案管理改革勢在必行，但是也一定要注重質量和安全，這樣才能夠發揮它的絕對優勢。