優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑探析

王志萍

(大理州煙草公司永平縣分公司，云南 大理 672600)

1 文秘工作以及檔案管理工作的特性

文秘工作是是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，一般來講，文秘主要是在綜合部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)辦公室全面工作，主要是文檔的管理、接聽通訊、收發(fā)文件、上傳下達(dá)、打印資料、服務(wù)員工、公文寫作等。作為文秘，要具備良好的收集整理能力，幫助領(lǐng)導(dǎo)整理相關(guān)文件，及時(shí)處理文件并保管好單位內(nèi)部的重要資料文件，同時(shí)也要具備優(yōu)秀的執(zhí)行能力，在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下能夠正確有效的執(zhí)行，當(dāng)然，熟練的公文寫作能力以及一定程度的計(jì)算機(jī)水平也是必不可少的。檔案管理工作顧名思義就是將過去形成的公文、文件資料等收集、整理、立卷、歸檔、保存、移交、銷毀等，及時(shí)做好相關(guān)檔案的借閱、對檔案存放地的保密管理等，從這些我們可以發(fā)現(xiàn)，文秘和檔案管理員的工作具有一定的重復(fù)性，是相輔相成的。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，辦公室自動(dòng)化的優(yōu)勢越來越明顯，既能節(jié)約資源，減少辦公成本，又能大大提高工作效率，因此，辦公室工作人員必須努力跟上時(shí)代，順應(yīng)時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，努力提高自己的動(dòng)手操作能力。

2 做好文秘檔案管理工作的必要性分析

總體上來說，辦公室文秘和檔案管理工作在各種性質(zhì)的單位中占有非常重要的地位，配合好領(lǐng)導(dǎo)開展工作的文秘，以及保管好單位重要財(cái)產(chǎn)的檔案部是相輔相成的，檔案管理的對象一般是領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、發(fā)文稿、重要會(huì)議的相關(guān)資料以及其他與單位發(fā)展相關(guān)的重要文件的存檔等，檔案管理人員不僅要對檔案進(jìn)行歸檔分類處理，還要能夠及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供資料，準(zhǔn)確提供查詢服務(wù)，對于單位內(nèi)部的事情要清楚明了，檔案整理歸檔之前的工作是由文秘負(fù)責(zé)，文秘將自己手上的相關(guān)資料整理后分類交予檔案管理者，檔案管理者再按照檔案管理的相關(guān)方法進(jìn)行歸檔處理，兩個(gè)職位的人相互配合是提高工作效率的關(guān)鍵，但隨著社會(huì)的進(jìn)步，根據(jù)單位的發(fā)展需求，檔案管理工作由文秘同時(shí)兼任，通過實(shí)踐證明，文秘檔案管理一體化工作在實(shí)踐過程中是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，

但是，這即是一次挑戰(zhàn)同時(shí)也是一次機(jī)遇，通過閱讀相關(guān)的文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，文秘檔案管理工作一體化有以下優(yōu)勢：第一，能夠增加文秘工作人員的工作涉獵范圍，激勵(lì)他們更加認(rèn)真工作，為達(dá)到工作的理想效果，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)，在工作的環(huán)節(jié)上保證連貫性，節(jié)約銜接上浪費(fèi)的時(shí)間，會(huì)在一定程度上提高工作效率；第二，可以減少勞動(dòng)力。現(xiàn)如今，在文秘檔案管理一體化的工作模式下，企業(yè)文秘工作和檔案工作都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化，加之運(yùn)用一些辦公系統(tǒng)、軟件等的輔助不但減少了工作的時(shí)間，而且提高了工作效率，同時(shí)更加增強(qiáng)了辦公人員的專業(yè)素質(zhì)。第三，兩個(gè)工作職位的合并，能夠提高檔案管理的質(zhì)量。文秘在兼做檔案管理的過程中，為今后使用計(jì)算機(jī)查閱相關(guān)文件檔案資料提供了便利的條件，淺層次來講文秘在收發(fā)文件過程中按照一定的檔案管理辦法進(jìn)行文件的歸檔，直接為查詢者提供了便利，提高了服務(wù)質(zhì)量。

3 文秘檔案管理工作中存在的問題

文秘檔案管理工作一體化不僅節(jié)約了工作的時(shí)間、提高了工作的效率、節(jié)省了單位的運(yùn)用成本，更重要的是更加增強(qiáng)員工的專業(yè)素質(zhì)，盡管文秘檔案管理一體化工作表現(xiàn)了諸多優(yōu)勢，但也伴隨著出現(xiàn)了一系列的問題，諸如：工作鏈接不順暢，檔案管理意識(shí)淡薄，工作缺乏積極性等問題。

3.1 工作銜接不順暢，檔案管理意識(shí)淡薄，影響工作效率

在一般情況下來講，每個(gè)職位都有自己的工作內(nèi)容，在新形勢下，文秘檔案管理工作一體化增加了文秘的工作量，在一定程度上影響了工作的效率。在實(shí)踐中，盡管檔案資料形成的前身是文秘工作，但是文秘工作者不具備檔案管理相關(guān)方面的一些知識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)十分凌亂，工作量的增加時(shí)刻考驗(yàn)著文秘工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

從某種程度上來說，文秘的工作量也非常大，每天進(jìn)行相關(guān)文件的收發(fā)整理、及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)對接簽字等工作讓兼管檔案的文秘工作人員無暇顧及檔案工作，特別是在剛開始接觸的過程中比較明顯，檔案管理意識(shí)比較淡薄。從表面上看，文秘的工作性質(zhì)與檔案管理可能存在重合的地方，但是，檔案的管理實(shí)際中卻不僅僅是文書的管理，檔案資料具有綜合性，有時(shí)不僅是公文、文件之類的，這就要求檔案管理人員應(yīng)該具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，懂得分類、懂得有效應(yīng)用相關(guān)的檔案管理辦法進(jìn)行文件的高效處理，收集、整理并進(jìn)行編號(hào)、立卷、歸檔等。文秘檔案管理一體化是一個(gè)工作量大且繁雜的大工程。以公文的存檔為例，因?yàn)楦鞑块T撰寫公文的員工的能力層次不一，所以相應(yīng)的公文的寫作也是各式各樣，這給檔案檔案管理者帶來了一定的挑戰(zhàn)，關(guān)鍵詞不突出、格式的不統(tǒng)一、所需存檔的紙質(zhì)材料大小的不統(tǒng)一等這些小細(xì)節(jié)大大降低了工作效率。另外，依據(jù)實(shí)際人才管理來說，機(jī)關(guān)文秘工作者和文檔管理者構(gòu)成和實(shí)際管理工作能力，與實(shí)際社會(huì)發(fā)展需求不符合。有效分析實(shí)際，在實(shí)際發(fā)展中滿足文字秘書和文書檔案管理的復(fù)合型人才的數(shù)量較少，并且崗位責(zé)任不明確。

3.2 工作缺乏積極性

文秘與檔案管理工作是行政性工作，相對類似銷售等工作來說具有一定的穩(wěn)定性，換句話說就是缺乏一定的激情，重復(fù)的工作但是沒有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制使得辦公室人員缺乏對崗位的熱情。有些繁瑣但是比較簡單的工作抑制了員工的積極性，大部分行政崗相對于一些別的部門或是崗位來講，會(huì)缺少相應(yīng)的培訓(xùn)受教育的機(jī)會(huì)。這一定程度上阻礙了工作人員的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室工作的模式發(fā)生了很大的改變，辦公軟件的輔助加快了工作的進(jìn)程，提高了工作效率，但是這些技術(shù)的發(fā)展也給大部分工作人員帶來了一定的挑戰(zhàn)，一部分結(jié)構(gòu)的辦公室成員不能很好的適應(yīng)這個(gè)工作環(huán)境的變化，沒有適應(yīng)例如運(yùn)用內(nèi)部OA系統(tǒng)進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn)，一直在習(xí)慣于紙質(zhì)辦公，現(xiàn)如今，大部分文秘工作著在兼做檔案管理的工作，這給比較繁重的任務(wù)中又加大了工作量，工作人員必須提升自己各方面的能力來適應(yīng)社會(huì)的變化和所在單位的發(fā)展。當(dāng)然，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，要求自身也要進(jìn)步，自己要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的一些系統(tǒng)軟件的用法以及如何快速的操作實(shí)踐。一部分工作人員在面對如此繁重的工作任務(wù)是不是想著如何提高工作效率，而是歸根于工作量的變多。

4 優(yōu)化文秘檔案管理工作效率的路徑

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提高自身專業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)形勢的變化和發(fā)展，文秘檔案管理工作必須正確認(rèn)識(shí)自己工作的重要性，并努力改變思想觀念，努力尋求高效兼顧的方法，提高工作效率的同時(shí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

首先對檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，檔案整理工作的規(guī)范性要求隨著時(shí)代發(fā)展越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對遇到的困難要多請教上級(jí)檔案主管部門，不能僅憑主觀臆斷來確定文檔的歸檔價(jià)值。

其次，要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。同時(shí)要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。按照檔案管理辦法的相關(guān)要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。

第三，文秘檔案管理工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力。

4.2 充實(shí)人才隊(duì)伍，建立信息化人才激勵(lì)機(jī)制

人才的管理是企業(yè)發(fā)展的重要手段,而人才的管理,最重要的手段是人才激勵(lì)機(jī)制的建立。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì),世界日趨信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。知識(shí)更新速度的不斷加快,人才隊(duì)伍中存在的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理和知識(shí)老化現(xiàn)象也日益突出。對各類人才必須要大力拓展學(xué)習(xí)的空間,培訓(xùn)的渠道,要通過參觀考察、引進(jìn)高層次講座等辦法等激勵(lì)措施，培育高層次人才隊(duì)伍。

首先，對于文秘和檔案管理工作者可以實(shí)施例如與相關(guān)檔案部門或者院校構(gòu)建短期培訓(xùn)工作，促使相應(yīng)的工作人員具備優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)知識(shí)、工作水平以及工作能力等，從而滿足實(shí)際發(fā)展的需求。通過培訓(xùn),使之永遠(yuǎn)成為技術(shù)發(fā)展的尖兵,前沿技術(shù)的窗口,才能永遠(yuǎn)保持人才知識(shí)的地位,才能真正為企業(yè)服務(wù)。

其次，科學(xué)、合理的安排各項(xiàng)信息化知識(shí)培訓(xùn)，適度加大培訓(xùn)力度，不斷提高培訓(xùn)時(shí)間的效率。有計(jì)劃、合理的安排培訓(xùn)的內(nèi)容，分層次，分人員，分時(shí)間的安排各種培訓(xùn)活動(dòng)。另外，在上級(jí)工作者的引導(dǎo)下，對相關(guān)文秘、文檔管理工作者以及兩者結(jié)合的工作者進(jìn)行定期的檢測和考察工作，合格者依據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者頒發(fā)職業(yè)證明書，并且享有獨(dú)立的待遇，對其工作者提供一定的支持和鼓勵(lì)，促使工作人員在實(shí)際發(fā)展中在自身的崗位中做更多的貢獻(xiàn)。

第三，在選擇員工方面，要結(jié)合文秘和檔案管理工作實(shí)際工作基本素質(zhì)需求和崗位責(zé)任需求為基礎(chǔ)信息，結(jié)合競爭，選擇那些專業(yè)性較強(qiáng)的應(yīng)聘者，不斷充實(shí)工作隊(duì)伍。

總之，文秘工作和檔案管理工作在企業(yè)里占有至關(guān)重要的地位，對于企業(yè)的長期發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用，與日常的工作管理內(nèi)容密切相關(guān)，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的有效結(jié)合，相關(guān)單位要不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理觀念，加強(qiáng)檔案信息化和數(shù)字化的管理；還要加強(qiáng)對文秘工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，找到兩者的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，避免出現(xiàn)問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發(fā)展，提高工作效率和管理效率。

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