探究海洋檔案管理工作的規(guī)范化和標準化

高 穎，高學(xué)文

（遼寧省海洋水產(chǎn)科學(xué)研究院 遼寧 大連 116023）

1 引言

檔案資料的管理主要就是對相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集、規(guī)范整理，同時還應(yīng)該充分維護好檔案的保密性和安全性，進一步為相關(guān)的工作提供相應(yīng)的支持，當(dāng)人們需要檔案信息的時候，管理人員便可以快速從中調(diào)取所需信息，聽起來似乎很簡單，但其實具有一定的技術(shù)要求，只有檔案管理人員不斷提升管理工作水平，將其逐漸標準化和規(guī)范化，才能確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

2.1 是順應(yīng)信息化時代的必然要求

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)不斷應(yīng)用到人們的生活和工作當(dāng)中，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的實際發(fā)展需求。這就要求對海洋工程的檔案管理也應(yīng)該隨著社會與科技水平的提升而進行不斷地創(chuàng)新與改革，對檔案管理載體、形式以及存儲方式等多個方面進行創(chuàng)新，只有這樣才能使其更加規(guī)范、高效以及科學(xué)合理。

2.2 是促進檔案管理健康有序發(fā)展的有效途徑

雖然海洋檔案管理工作隨著社會的發(fā)展也進行了一定的改革，但是就我國目前的情況來看，仍然存在很多的問題，比如信息形式的多變、文件內(nèi)容增加、存儲空間以及存儲方式都具有一定的局限性等等，管理人員的技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)也會對檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

2.3 是增強國家文化實力的重要措施

檔案可以對一個個體、企業(yè)甚至是國家的發(fā)展與成長路程進行很好地見證，其主要包括企業(yè)的過去、現(xiàn)在，還可以為將來的發(fā)展進行一定的指引。現(xiàn)如今檔案的內(nèi)容不斷增加，形式也越來越多。其蘊含了一個國家的文化資源信息，是歷史的一個重要載體。只有對其進行最為科學(xué)合理的管理，才能更好地確保整個國家的長久發(fā)展，是一個國家軟實力的象征。

3 海洋檔案管理工作的規(guī)范化和標準化措施

3.1 提高對工程檔案資料整理歸檔的重要性認識

就我國目前的情況來看，很多企業(yè)在實際管理工作中并沒有對檔案資料管理工作引起足夠的重視。這就需要相關(guān)的管理人員一定要針對性地制定相應(yīng)的規(guī)章制度，可以定期為職工組織一定的培訓(xùn)和教育活動，以更好地在員工當(dāng)中推廣檔案管理工作的重要性，讓所有職工充分意識到檔案資料管理工作的價值和意義，同時還應(yīng)該嚴格按照相關(guān)的規(guī)定和要求來對自身的行為進行約束。

3.2 注重對工程檔案資料的有效性

在對海洋工程檔案信息整理的過程就是其工程資料形成的一個過程，所以在整理過程中應(yīng)該充分結(jié)合工程的實際施工進度和具體環(huán)節(jié)來進行。首先，工作人員一定要嚴格按照設(shè)計、施工和報檢資料順序來對工程資料進行存檔，該項工作一直要持續(xù)到工程竣工驗收階段；其次，還應(yīng)該對設(shè)計和施工環(huán)節(jié)的試驗數(shù)據(jù)進行有效的收集，并按照試驗類別和施工時間來對其進行分類，從而更好地確保資料的真實性；再次，還應(yīng)該做好會議記錄和竣工圖標的整理工作以保證資料的多樣性和完整性。

3.3 加強工程檔案資料的收集規(guī)范化建設(shè)

在對海洋檔案資料進行管理的過程中，一定要對資料的收集過程進行規(guī)范化管理，也更好地確保檔案的真實性和完整性，這就需要對工程資料的表格進行詳細的填寫、收集和整理，并且還應(yīng)該嚴格按照管理目錄來進行，如果中途遺漏或者是破損還應(yīng)該及時補齊，同時還應(yīng)該確保其和工程設(shè)計與具體施工情況完全一致，只有做到這些才能有效控制工程的最終建設(shè)質(zhì)量。

3.4 提升檔案管理工作人員的規(guī)范管理能力

在檔案管理過程中離不開管理人員的有效支持，人員的管理能力直接決定著整個管理質(zhì)量，所以企業(yè)應(yīng)該再日常工作中采用各種方法不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平，使每一位管理人員都可以熟練掌握相應(yīng)的管理技巧，及時出現(xiàn)一些異常情況也可以及時進行遏制。在具體的檔案管理過程中應(yīng)該注意以下幾個方面：一，做好交接工作，特別是對于那些非常重要的檔案一定要對交接工作引起足夠的重視，這樣相關(guān)工作人員便可以對工程以前的具體情況有一個充分的了解和掌握；二，如果檔案管理人員發(fā)生了一定的變動，一定要做好交接工作，只有交接完成之后方可離崗；三，對檔案管理工作的標準型和規(guī)范性進行重點關(guān)注，在實際工作中不斷提升自己的能力，嚴格按照相關(guān)標準來是實施操作。單位也應(yīng)該對員工進行一定的專業(yè)知識培訓(xùn)和教育，可以定期組織一定的業(yè)務(wù)能力競賽，提升員工的工作積極性。

3.5 實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理

隨著現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，對檔案管理工作也提出了更高的要求，逐漸向著虛擬化和數(shù)字化方向發(fā)展，檔案也不再是以往的紙質(zhì)形式，而是都存儲在計算機系統(tǒng)當(dāng)中，不僅大大減輕了工作人員的勞動量，而且還更加方便了對相關(guān)檔案信息的查詢與管理，在管理過程中只是需要一個足夠大的服務(wù)器，提升了檔案管理效率，減少了對資源的浪費，而且這種數(shù)字化的管理模式也比以往的紙質(zhì)模式更加安全。

4 結(jié)語

總而言之，無論對于個人還是企業(yè)甚至是一個國家來說，檔案資料管理工作都發(fā)揮著十分重要的作用，其為企業(yè)和國家的有效運行與發(fā)展奠定了更加堅實的基礎(chǔ)，是一個國家軟實力的體現(xiàn)，檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ鳎枰ㄟ^不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

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