檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

朱喬芙

（吉林省四平市人事考試中心 吉林 四平 136000）

1 引言

根據(jù)實(shí)際情況，注重檔案管理工作優(yōu)化方法的深入探討，降低檔案管理工作落實(shí)中的問(wèn)題發(fā)生率，使得其潛在應(yīng)用價(jià)值得以不斷提升。因此，需要在了解檔案管理工作實(shí)際概況及功能特性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)其所需的優(yōu)化方法使用，最大限度地滿足檔案管理工作要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的資源優(yōu)化配置。

2 加強(qiáng)檔案管理工作優(yōu)化方法使用的必要性分析

（1）有利于提升檔案管理工作水平，確保檔案資源利用充分性。實(shí)踐中通過(guò)對(duì)檔案管理工作實(shí)際概況的深入分析，運(yùn)用有效的優(yōu)化方法對(duì)其中存在問(wèn)題進(jìn)行高效處理，能夠?yàn)闄n案管理工作落實(shí)提供所需的參考信息，使得其管理水平得以不斷提升，并確保檔案資源利用充分性。

（2）有利于降低檔案管理工作問(wèn)題發(fā)生率，保持其良好的管理工作狀況。結(jié)合檔案管理工作開展的實(shí)際要求，并通過(guò)對(duì)當(dāng)前形勢(shì)變化的深入分析，若能加強(qiáng)檔案管理工作優(yōu)化方法使用，則能為這項(xiàng)管理工作開展提供必要的支持，使得其管理中的問(wèn)題發(fā)生率下降，且在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中保持良好的檔案管理工作狀況。

（3）有利于優(yōu)化檔案管理工作方式，提高其管理工作效率及質(zhì)量。在檔案管理工作落實(shí)過(guò)程中，若能加強(qiáng)與之相關(guān)的優(yōu)化方法使用，則能使檔案管理人員的工作思路逐漸拓寬，在實(shí)踐過(guò)程中借助優(yōu)化方法的優(yōu)勢(shì)，使得檔案管理工作方式得以優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，將會(huì)使檔案管理工作效率及質(zhì)量逐漸提高。

3 檔案管理工作中的存在問(wèn)題分析

3.1 缺乏有效的管理及運(yùn)行機(jī)制，管理工作落實(shí)受阻

在檔案管理工作開展中，因其所需的管理及運(yùn)行機(jī)制缺乏有效性，使得其管理工作落實(shí)受阻，間接地降低了檔案管理工作水平。具體表現(xiàn)為：（1）在檔案管理工作過(guò)程中，既有的管理機(jī)制及運(yùn)行機(jī)制有所落后，難以達(dá)到當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作要求，使得其管理工作實(shí)踐過(guò)程中難以落實(shí)到位；（2）實(shí)踐中因檔案管理工作所需的管理及運(yùn)行機(jī)制制定與實(shí)施中未能及時(shí)融入創(chuàng)新理念，使得其管理工作開展中缺乏科學(xué)指導(dǎo)，間接地加大了檔案管理工作中的問(wèn)題發(fā)生率。

3.2 信息化管理工作水平有待提升，管理工作方法不豐富

當(dāng)前形勢(shì)下信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)生產(chǎn)力的提高帶來(lái)了重要的保障作用。而在檔案管理工作中因信息技術(shù)利用不充分，相關(guān)人員的信息化意識(shí)薄弱，使得檔案信息化管理工作水平難以提升，且因其管理工作方法不豐富，引發(fā)了檔案管理工作方面的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為：（1）在檔案管理工作落實(shí)中，因網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化工作方式利用不充分，使得檔案管理工作水平下降，影響著其管理效果；（2）在檔案管理過(guò)程中，受到信息技術(shù)利用效率低、檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建不及時(shí)等因素的影響，使得檔案管理工作中所需的方法缺乏多樣性。

3.3 管理人員專業(yè)能力不足，創(chuàng)新意識(shí)薄弱

在開展檔案管理工作過(guò)程中，管理人員的職能作用能否得到充分發(fā)揮，與檔案管理工作質(zhì)量是否可靠、管理工作效率是否良好密切相關(guān)。但是，實(shí)踐過(guò)程中因某些管理人員專業(yè)能力不足，自身的創(chuàng)新意識(shí)薄弱，使得檔案管理工作水平下降，并影響了檔案資源利用效果。具體表現(xiàn)為：（1）在進(jìn)行檔案管理時(shí)，部分管理人員因自身的專業(yè)能力未能得到科學(xué)培養(yǎng)，難以達(dá)到檔案管理工作順利進(jìn)行要求，使得這項(xiàng)管理工作開展難以達(dá)到預(yù)期效果；（2）一些檔案管理工作人員受到創(chuàng)新意識(shí)薄弱的影響，使得檔案管理工作方式、水平等缺乏有效性。

4 檔案管理工作的優(yōu)化方法分析

4.1 完善檔案管理及運(yùn)行機(jī)制，落實(shí)好管理工作

實(shí)踐中為了更好地做好檔案管理工作，則需要完善檔案工作的管理體制和運(yùn)行體制，并落實(shí)好其所需的管理工作。具體表現(xiàn)為：（1）相關(guān)人員應(yīng)給予檔案管理工作足夠的重視，建立起高效的檔案管理及運(yùn)行機(jī)制，使得檔案管理中所涉及的部門能夠共同參與到檔案管理工作中，確保檔案管理工作順利開展；（2）對(duì)于傳統(tǒng)的管理理念要及時(shí)轉(zhuǎn)變，對(duì)既有的檔案管理及運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化，增強(qiáng)這些機(jī)制適用性，從而為檔案管理工作落實(shí)提供科學(xué)指導(dǎo)。在此基礎(chǔ)上，落實(shí)好檔案管理工作，提升檔案的潛在應(yīng)用價(jià)值。

4.2 加強(qiáng)信息技術(shù)使用，提升檔案信息化管理工作水平

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作方法多樣性，確保其管理效果得以不斷增強(qiáng)，則需要加強(qiáng)信息技術(shù)使用，提升檔案信息化管理工作水平。具體表現(xiàn)為：（1）在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)注重信息技術(shù)的引入與使用，實(shí)現(xiàn)功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)使用，從而為檔案管理工作效率及質(zhì)量提高提供保障，優(yōu)化其實(shí)踐中的管理方式；（2）在信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持下，借助檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作問(wèn)題處理效率，使得其信息化管理水平得以提升。

4.3 重視管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化其創(chuàng)新意識(shí)

在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化方法高效利用過(guò)程中，也需要重視管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，并強(qiáng)化這些人員的創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理工作落實(shí)能夠達(dá)到預(yù)期效果。具體表現(xiàn)為：（1）定期開展檔案管理工作方面的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，并結(jié)合檔案保密性、安全性方面的要求，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行科學(xué)培養(yǎng)，使得他們能夠注重自身專業(yè)能力的鍛煉，保持高度的責(zé)任感，確保檔案管理工作順利進(jìn)行；（2）建立高效的激勵(lì)機(jī)制及責(zé)任機(jī)制，使得檔案管理工作人員能夠保持良好的認(rèn)知水平，逐漸強(qiáng)化自身的創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作中的創(chuàng)新性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述就，檔案管理工作優(yōu)化方法的合理使用，對(duì)于其工作方式優(yōu)化及水平提升至關(guān)重要。因此，未來(lái)檔案管理工作落實(shí)中相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)變化及實(shí)際要求，給予這項(xiàng)管理工作開展中所需優(yōu)化方法更多的重視，確保檔案管理工作開展有效性，從而為我國(guó)檔案管理工作水平的不斷提升提供科學(xué)保障。

[1] 孫可.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探[J].黑龍江科學(xué)，2017，(19).

[2] 金鑫.當(dāng)前檔案管理的工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，(12).

[3] 宋冰.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015，(01).