對高校檔案信息化建設的思考

焦丹瓊

（北京農業職業學院機電工程學院 北京 102208）

1 高校檔案信息化建設的現狀

高校檔案是對高校歷史、高校教師、高校學生發展歷程的重要見證，高校檔案管理工作主要包含對檔案的收集、分類、保管、后期統計以及提供使用等環節。高校的不斷發展進步以及高校教職工、高校學生數目的不斷增長，傳統的高校檔案管理辦法已無法適應檔案資料的迅速增多。伴隨著我國高等教育的普及，高校檔案信息化管理是未來的發展大勢[1]。

對于我國現階段的高校檔案信息化建設主要包括三個維度：一是高校紙質檔案數字化，即通過數字掃描、數據壓縮、數據庫技術等實現對高校現有紙質檔案的數字化保存，根據各高校對檔案信息化建設程度的不同，現階段可將紙質檔案數字化分為兩個不同的層次：高校檔案目錄信息化和全文信息化；二是高校建立檔案信息化網站，讓訪客以訪問主頁的形式獲取對檔案信息的獲取，網站的主要內容包含檔案管理機構信息、檔案工作開展近況、各類檔案信息資源等等；三是高校信息化檔案館建設，指建立數字化的高校檔案管理室，讓用戶在獲得權限的情況下可隨時訪問高校開放的檔案資源，這種無形的檔案信息化管理方式為廣大用戶提供了極大的方便[2]。

國家大力支持我國高校不斷對檔案進行信息化建設，以探索出更方便、更快捷的檔案信息化管理辦法。不少高校在國家的號召下，引進了現代化的檔案信息化管理設備及檔案管理系統，力求滿足現階段對高校檔案信息化建設的初步要求。但這些行動尚未達到高校檔案信息化建設的根本要求。

2 目前高校檔案信息化建設存在的問題

2.1 高校檔案管理人員觀念陳舊

高校檔案信息化建設的不斷推進離不開檔案館管理層和檔案管理人員的共同努力。管理層的決策是否得當直接影響高校檔案信息化建設的推進是否合理、有效[3]。對大多數高校，現在存在的客觀問題是管理層對檔案信息化認識的深度不足，對有關政策的落地決策力度不足，思想上的落伍致使整體高校檔案信息化建設持續滯后，嚴重影響檔案信息建設工作的實施進行。高校檔案信息化建設必須以科學的管理方法為支撐，對廣大檔案管理基層人員素質要求也較高。現有的高校檔案管理人員大多為高校后期管理人員，他們的檔案管理辦法還停留在傳統的手工管理階段，只認為滿足日常基本需求即為做好了本職工作，不能考慮到檔案信息化建設所帶來的的長遠利益。除此之外，高校檔案管理部門人員結構設置不合理、專業檔案管理人員的缺失等都阻礙著我國高校檔案信息化的建設工作。

2.2 高校對檔案信息化建設投入資金短缺

高校檔案的特殊性需要同時進行硬件和軟件方面的資金投入。計算機、打印機、高清掃描儀、大容量硬盤等等都是高校檔案信息化工作中不可或缺的硬件設備[4]。廣泛全面的各類高校檔案信息必須通過這些硬件設備才能轉換為電子數據，方便后期的儲存及調用。高校檔案信息化建設所需的軟件投入主要指各類檔案信息在線管理系統、檔案信息數據庫等。方便的軟件管理系統將大大提升高校檔案管理人員的工作效率，有利于大量檔案信息的數字化儲存。不少高校僅僅在檔案管理區擺設幾臺電腦，不能做到物盡其用；部分高校又不管是否設備為必需統一大量采購，造成軟硬件資源的浪費。與教研工作相比，不少高校對檔案信息化建設工作不夠重視，因此資金方面的投入較少，這直接導致檔案管理部門在信息化設備投入上有所欠缺。

2.3 高校檔案管理體制執行不合理

高校在對檔案實現信息化建設過程中，缺少統一的檔案信息化管理辦法和相應的上級管理部門，大部分高校僅根據自身需求進行不同層次的信息化建設工作。盡管存在不少高校檔案信息管理辦法，但在執行上存在各類不合理現象，這嚴重阻礙了各大高校之間信息資源的共享，甚至在高校不同部門之間都無法做到檔案信息化統一管理。規章制度實施的不嚴格及無人監管不利于高校檔案信息化建設工作，也嚴重影響高校檔案數字化進程。目前，我國已發布一些關于電子文件管理及保存工作的規范，如《電子文件歸檔及管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《數字檔案館建設指南》等法律法規[5]，但這些規范和法律法規倘若不能合理執行、發揮作用，便是對資源的浪費。

3 推進高校檔案信息化建設的舉措

3.1 培養檔案信息化意識，提高信息化管理能力

高校檔案館本就是為高校教職工提供后勤服務的一個部門，很多人對其職能認知存在偏差，這就需要高校對檔案信息化建設進行不斷普及，讓更多人對檔案信息化有更全面的了解，從思想上意識到高校檔案信息化建設的重要意義。高校檔案管理部門還應引進更多信息化人才，給高校檔案信息管理部門注入新鮮血液，加強對現有員工計算機能力的培養，開展檔案信息化業務培訓，提高高校檔案員信息化管理能力，新老檔案管理員共同致力于高校檔案信息化建設工作。

3.2 加大檔案信息化基礎設施建設

檔案雖在推動社會進步發展方面比不上科研工作，但其卻是高校發展、科研工作的重要保障。高校每年應設置用于檔案信息化建設方面的專用資金，添置信息化管理設備，更新現有的數字化設備，以滿足大容量信息化數字資源的存儲需求，并預留相關資金用于后期設備的維修、升級及維護工作[6]。檔案信息化的表現形式直接影響管理者和用戶的體驗效果，高校檔案信息化建設工作應結合高校檔案管理工作的實際，開發出適合高校并能實現各部門、各高校信息共享的軟件管理平臺，確保高校信息檔案建設過程中各類基礎設施的完善。

3.3 加強檔案信息安全保障工作

硬件設備的損壞、管理系統存在漏洞、操作失誤等因素都會給高校檔案信息化建設帶來威脅。計算機技術的發展為新時期帶來了眾多便利，信息化的普及可謂給高校檔案信息化建設管理工作帶來了福音。互聯網時代面臨最大的問題就是信息安全問題，高校檔案信息化建設也不例外。高校檔案信息的丟失、任意篡改等都會給高校帶來很大的損失。特別是在校學生的檔案信息，直接關乎高校學生的畢業、就業問題。為此，高校檔案信息化管理工作必須建立健全檔案安全管理工作，采取有效措施對高校電子檔案進行全面保護，采用數字簽名、身份認證、權限控制等全方位的安全技術，加強高校檔案信息安全保障工作。

[1] 陸冬梅.信息化建設對高校人事檔案發展趨勢的影響研究[J].現代職業教育，2017(19)：162-163.

[2] 劉朝文.基于區域視野的高校檔案信息化建設的思考[J].辦公室業務，2017(01)：22-23.

[3] 藍皚珠.信息化背景下的高校檔案服務策略分析[J].科技創新導報，2014，11(35)：255-256.

[4] 龐莉，張鶯.高等教育功能嬗變視角下高校檔案文化教育功能新探——由27號令引發的對高校檔案服務的新思考[J].云南檔案，2011(07)：51-52.

[5] 張一潔.信息時代對高校檔案人員素質培養的新要求[J].蘭臺內外，2010(01)：36-37.

[6] 郭祥遠.淺談網絡化對高校檔案工作的影響[J].河南教育學院學報(哲學社會科學版)，2001(02)：157-158.