辦公OA系統(tǒng)在民辦高校管理中的運(yùn)用研究

（大連理工大學(xué)城市學(xué)院 遼寧大連 116600）

引言

隨著時代的發(fā)展，我國各民辦高校對于校園信息化方面的關(guān)注程度逐漸提升，當(dāng)前最為迫切的需求是辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)，為了讓工作強(qiáng)度得以減輕，讓工作效率得以保障，我國民辦高校必須要結(jié)合自身現(xiàn)有的管理問題和相應(yīng)的實(shí)際需求，做好一系列保障措施，應(yīng)用辦公OA系統(tǒng)來讓高校管理中現(xiàn)有的種種問題得以解決。

一、民辦高校傳統(tǒng)辦公管理問題

民辦高校和公辦高校在辦公管理、辦公體系上存在差異，其信息化發(fā)展速度也相對緩慢。從體系上進(jìn)行劃分，可以將民辦高校劃分為領(lǐng)導(dǎo)管理層、基層的信息處理層與辦公室事務(wù)應(yīng)用層，在辦公管理過程中，需要多個部門的協(xié)同合作，需要多道程序的執(zhí)行，這會讓辦公難度加大，同時，民辦高校辦公體系中的部門工作職責(zé)、人員工作職責(zé)由于人員精簡較公辦院校更為繁雜、繁重，如果工作人員的責(zé)任意識與大局意識相對較差，一件事務(wù)出現(xiàn)差錯，那么在追究責(zé)任時就很有可能遭遇困難。在具體工作中，傳統(tǒng)的辦公管理在收發(fā)文件、整理檔案方面都需要人力進(jìn)行，檢索工作的難度較大，且在檔案數(shù)目增加之后，所需的存儲空間也隨之增長，更增加了工作的復(fù)雜性，同時，在這些文件資料中有一部分是需要長期保存下來的，而紙質(zhì)文件資料很容易受到損壞[1]。對其進(jìn)行總結(jié)，可將民辦高校傳統(tǒng)辦公管理問題概括為：信息不及時、信息不完整、管理手段不恰當(dāng)、處理流程繁雜、掌控依據(jù)缺乏。

二、辦公OA系統(tǒng)在民辦高校管理中的運(yùn)用

1．轉(zhuǎn)變思想觀念

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，我國民辦學(xué)院管理的重點(diǎn)已經(jīng)變?yōu)閷π畔⑦M(jìn)行系統(tǒng)管理，在民辦高校中，當(dāng)前的信息主要是電子文檔，辦公效率的高低與人和部門、部門和部門、人和人之間的信息傳遞效率具有緊密聯(lián)系，為實(shí)現(xiàn)辦公自動化，就必須要做好信息的控制與管理工作。辦公OA系統(tǒng)這種概念是一種新型的、動態(tài)的概念，在利用辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行高效管理時，需要對辦公人員、領(lǐng)導(dǎo)人員以及其他相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其更為深刻地認(rèn)識辦公OA系統(tǒng)，并讓傳統(tǒng)的辦公觀念得以轉(zhuǎn)變。在辦公OA系統(tǒng)實(shí)施期間，需要對領(lǐng)導(dǎo)及工作人員職責(zé)予以明確，民辦高校在革新管理體制與管理理念時，需要緊緊結(jié)合辦公OA系統(tǒng)的特點(diǎn)，需要讓辦公流程更為透明化、科學(xué)化、民主化，讓員工的參與權(quán)、知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)得到滿足，盡量規(guī)避過去辦公管理中存在的問題。利用辦公OA系統(tǒng)，可以為民辦高校的紀(jì)律強(qiáng)化提供幫助，可以讓員工更具嚴(yán)肅性、組織性和紀(jì)律性，讓工作秩序得以保證，在辦公OA系統(tǒng)中，可以設(shè)置考勤模塊，依照月為單位對員工進(jìn)行績效考核，讓不良行為得到限制，系統(tǒng)可以限制計算機(jī)IP地址，判斷工作人員是否在學(xué)校進(jìn)行工作，在此模塊中，應(yīng)包含病事假登記、上下班登記與加班登記功能模塊，依照學(xué)校的工作時間，來科學(xué)設(shè)定考勤時間和作息時間，讓考勤模塊更具人性化。

2．多方協(xié)作模式

多方協(xié)作模式的應(yīng)用主要指的是在設(shè)計辦公OA系統(tǒng)時需要緊密結(jié)合高校實(shí)際情況，需要聯(lián)系多方進(jìn)行溝通協(xié)作。民辦高校應(yīng)該與OA系統(tǒng)的開發(fā)方共同完成溝通渠道的建立工作，這樣可以讓信息收集工作更為充分，民辦高校應(yīng)該廣泛、民主的征集各方人士對辦公系統(tǒng)的需求，需要將多種需求進(jìn)行整合，在經(jīng)過討論之后，可以將總結(jié)出的多條意見提供給開發(fā)方，以供開發(fā)方參考，最終完成系統(tǒng)的設(shè)計工作。當(dāng)前情況下，依照我國民辦高校特點(diǎn)，辦公OA系統(tǒng)應(yīng)該具有五項(xiàng)功能，即文件管理、行政管理、任務(wù)管理、督辦管理和人事管理。如在人事管理中，就應(yīng)該包含部門內(nèi)部的管理，包含了人事調(diào)動、人事出差、請假等程序，如在文件管理中，就應(yīng)該包含檔案的發(fā)文、收文，就應(yīng)該包含擬稿、查閱、簽收[2]。

以某民辦高校為例，該學(xué)校考慮到傳統(tǒng)辦公管理中部門公文銜接問題與公文安全問題，積極和開發(fā)方進(jìn)行合作，引用了辦公OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以分為三大功能模塊，分別為院長、系主任和普通教師模塊，如在院長模塊中，就包含了整個系統(tǒng)的所有功能，除了系主任模塊功能和普通教師模塊功能以外，還包含了管理學(xué)院共享功能、查看學(xué)院申請功能、考勤時間設(shè)定功能、添加管理任務(wù)功能和查看緊急任務(wù)功能，而在系主任模塊中，包含了普通教師的所有功能和對本部門申請進(jìn)行審批的功能，在普通教師模塊中，主要包含了接收文件、發(fā)送文件、上傳共享資源、下載共享資源、接收消息、發(fā)送消息、在線考勤、發(fā)送申請、查看申請、發(fā)送電子郵件、發(fā)送緊急任務(wù)，該軟件層級可分為表示層、業(yè)務(wù)層和數(shù)據(jù)層，利用J2EE平臺，結(jié)合多重數(shù)字簽名技術(shù)，讓辦公管理的效率得到提升，讓文件資料的安全性得到保障。

3．健全組織結(jié)構(gòu)

為確保民辦高校在應(yīng)用辦公OA系統(tǒng)之后可以取得良好的效果，民辦高校辦公管理效率能夠得到切實(shí)提升，需要高校領(lǐng)導(dǎo)對此進(jìn)行支持與重視，需要依照實(shí)際情況來完成目標(biāo)與計劃的制定工作，應(yīng)該讓辦公OA系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)得以健全，為辦公OA系統(tǒng)的實(shí)施做好準(zhǔn)備工作，利用專業(yè)團(tuán)隊、專業(yè)部門，依托科學(xué)的規(guī)章條例來處理辦公事務(wù)、操作系統(tǒng)功能，只有這樣才能確保辦公自動化得以實(shí)現(xiàn)。同時，民辦高校在實(shí)施過程中需要對傳統(tǒng)辦公與利用OA系統(tǒng)的辦公進(jìn)行隔離，直到OA系統(tǒng)完全覆蓋辦公機(jī)制。如在公文管理過程中，就需要依照董事長→院長→副院長→部門主任的程序來對公文進(jìn)行處理，需要各方進(jìn)行協(xié)調(diào)，讓健全的組織結(jié)構(gòu)為實(shí)際辦公給予支持。除此之外，在健全組織結(jié)構(gòu)過程中，需要考慮到運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)的集成化程度問題，需要緊密結(jié)合當(dāng)前民辦高校起點(diǎn)較低、財力、人力投入相對有限、整體規(guī)模相對較小的實(shí)際情況，設(shè)定合理的健全方案，采用科學(xué)的措施。

結(jié)語

綜上所述，通過轉(zhuǎn)變思想觀念、多方協(xié)作模式和健全組織結(jié)構(gòu)的方法可以讓我國民辦高校在管理中有效運(yùn)用辦公OA系統(tǒng)，進(jìn)而讓民辦高校的交流溝通和信息傳遞更為流暢，讓部門工作人員的工作壓力得以減輕，讓整體工作效率得到提升。

[1]周濤.國內(nèi)高校OA系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制進(jìn)展與發(fā)展趨勢[J/OL].中國科技信息,2017,(15):121-122(2017-07-27).

[2]白雪,白永國,趙亮.高校辦公自動化OA系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報,2017,34(03):59-64.