成人高考檔案管理中存在的問題及應對策略

（山西省大同市城區教育局招生辦 山西大同 037000）

引言

隨著我國社會經濟發展，檔案作為一種可靠的記錄方式成為各個行業的信息載體，而檔案管理也越來越被重視。在教育行業中，對學生檔案的管理要求需要更加注重。錯誤的檔案管理方法導致信息缺失或者信息有誤，都會造成學生的困擾。因此使用正確且適用的管理方法讓成教檔案更加全面無漏，是我們對成教管理的重要舉措。

一、檔案管理中遇到的問題

1.整體管理水平低下

成人高考是國家統一考試，學生來源地較為廣泛且報名時間參差不齊，這本身就具有數據誤差的可能性，而目前的成人高考檔案管理大多還處于純手工的狀態，更加劇檔案的建檔混亂，時間編排出現失誤。我國對檔案管理并沒有設立專業的課程講解與分析，因此檔案管理人員的素質參差不齊，對檔案管理不夠了解。就更不可能創建出科學合理的檔案管理流程，而這直接影響檔案的真實性和有效性[1]。現代管理方式滯后，過去的管理方式不能很好地處理所有檔案。經常會出現檔案缺失、真實性降低的現象。

2.管理環境差

由于成人高考純手工的檔案管理還占主流，因此檔案的組建、保存、修改都是人為操作，這就給工作上帶來極大的不便利。而同一學生檔案組建的不可能只有一份，因此會在不同的負責點建立同樣的檔案，而學生的檔案在某一負責點的變動本應當立刻傳遞到其他負責點作為備份，卻由于純手工帶來的操作不便導致信息不能及時的歸檔，造成工作效率低下[2]。有些檔案卻因為某一負責點的失誤導致真實性不能保證，這對學生帶來不必要的麻煩。對于年代已久的紙質檔案的保存隨意，這就導致檔案內的材料出現破損缺失，信息的不完全又對工作帶來很大的困擾。

3.對檔案管理存在認知誤區

現在的檔案管理人員與檔案管理負責人有著對檔案管理的認知偏差，認為檔案管理就是簡單的記錄、修改、回歸檔案的過程。然而事實并不是這樣，檔案應該是有一套屬于自己的管理方式，科學而又合理，復雜又有章程。但是由于檔案管理人員素質的參差不齊，又對檔案管理不夠了解不夠重視，導致檔案管理的過程繁瑣出現的失誤很大。即便運用現代管理方法，使用計算機記錄管理。卻也可能因為管理人員對計算機與其軟件使用的不熟練而導致檔案記錄出現誤差[3]。在人員整理收集信息時，沒有一套合適的收集流程從而導致信息收集的不全面不規范。

二、針對所遇問題的解決方法

1.確立、改進檔案管理流程，科學建立管理方法

有計劃的進行管理是檔案管理有序的前提。想要將本身雜亂無章的管理行為從根本上遏制的方法只有一個，就是確立一個檔案管理流程。這個流程必須科學合理。從檔案的收集開始，通過規范化記錄和采集信息，統一檔案格式，從開始就改變多樣化收集現象。建檔、歸檔的過程里必須隨時保持一致，在建立檔案管理流程中要專門設定時間隨時核對各個負責點的檔案，進行整理確認。對于不同時間的檔案變動應當專門記錄，而在每個核對時間進行分析并且歸結到檔案中。僅僅是建立科學管理方法是不夠的，與此同時應專門派人作為檔案管理負責人，建立獎懲制度，將管理失誤降到最低。增加審核強度，確認檔案的完整性與真實性。

2.改善檔案管理環境

純手工的檔案管理方法已經無法勝任信息化時代的今天。使用現代的管理方法，將計算機網絡應用于其中，實現同一時間信息共享信息對接，保證對信息的全面記錄。在不同的負責點中網絡連接，在計算機上創立的電子檔案無論在任何負責點進行變動都可以保證信息的統一性與真實性。在查找檔案時不用耗費時間去翻找，而是直接在計算機中搜索，提高工作效率。將檔案數字化可以使年代久遠的檔案永久無誤的保留在電腦中，這樣可以有效改變由于環境導致檔案破損信息不全的問題。負責方應當專門使用與之相對應的軟件來管理檔案。將珍貴的檔案文件存留在電腦中，便于查找，為檔案管理帶來便利。加強檔案庫的建立，實現統一化、合理化、科學化的檔案管理。對于特殊性的紙質檔案，負責方應當專門提供財力物力創建保存紙質檔案的合理環境。并為此配上專業的護理保存人員以防檔案由于環境破損導致信息缺失。總的來說，無論是紙質還是數字信息，想要保證檔案的統一性真實有效性，就必須科學合理地使用現代科學方式。

3.提高檔案管理人員整體水平

檔案管理人員本身應具有專業的檔案管理基礎知識，了解檔案管理。因為檔案管理這個工作本身就復雜、工作量巨大，所以負責檔案管理的人員必須有責任心、創新力。檔案管理工作是服務于他人的，因此管理人員也要具備服務于他人的意識與熱情。負責人應當大量引進該專業人才，對原有人員進行統一培訓。由于現代化管理方法的使用，更應當要求檔案管理人員對基本的計算機技能掌握。并以正確的方式認識了解檔案信息數據化。提升檔案管理人員的意識，改變檔案管理人員傳統的認知。

4.從根本上優化管理方法

檔案管理說到底就是方法。無論是負責方還是檔案管理人員，其根本工作就是要不斷發現檔案管理中的漏洞，不斷提出改進修補的方法。因此，雙方要不斷交流不斷了解不斷提出問題，對于這些問題逐一解決。檔案的建檔、收集、組建、修改每一個步驟都必須要有科學合理的流程去改進、去完善。面對信息化的社會，過去的方法有許多都要被淘汰掉。至于淘汰哪一個如何淘汰。應當設立一個標準作為參考。盡可能優化管理方法，取其精華，去其糟粕。

結語

隨著社會的發展，對工作效率要求更大。檔案管理亦是如此。徹底改變檔案管理的現狀還需時日，這需要社會、學校各方的努力。從意識上更新改變傳統管理觀念，運用多種手段方式逐漸提高管理效率，避免出現檔案缺失、不實等現象。這樣，檔案管理才能越來越準確、效率越來越高。

[1]孔月吹. 成人高校檔案管理存在的主要問題及對策[J]. 成人教育, 2002(7)∶35-36.

[2]馬福生. 淺談成人高校學籍檔案管理存在的問題及對策[J]. 中國職工教育, 2013(10)∶116-117.

[3]吳嵐. 高等學校成人教育學生檔案管理存在的問題及對策[J].赤峰學院學報(自然版), 2013(16)∶133-134.