無紙化會議系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

徐曉思

摘要 由于傳統(tǒng)會議模式存在紙張浪費、人力成本居高不下以及會議內(nèi)容容易泄漏的弊端，無紙化會議系統(tǒng)應(yīng)運而生。無紙化會議系統(tǒng)集成了會前準(zhǔn)備、會中控制、會后歸檔等各個階段的會務(wù)需求，旨在使用戶擺脫大量的會議紙質(zhì)材料，提高參會人員的溝通效率，減輕會議工作人員的工作量，達(dá)到節(jié)省紙張和人力資源消耗、提高會議質(zhì)量的目的。

【關(guān)鍵詞】無紙化 會議系統(tǒng) 會議管理

1 引言

傳統(tǒng)會議模式存在紙張浪費、人力成本居高不下、會議內(nèi)容容易泄漏的弊端，會議準(zhǔn)備工作量大、會議內(nèi)容記錄困難、會議善后工作難，而無紙化會議系統(tǒng)恰好可以解決傳統(tǒng)會議模式的痼疾。隨著信息技術(shù)的不斷迅猛發(fā)展，無紙化辦公的進程己取得了顯著的成效，它將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，在減少紙張消耗的同時，也大大提高了會議的效率，是發(fā)展綠色經(jīng)濟、低碳經(jīng)濟的必然要求。

2 無紙化會議系統(tǒng)的現(xiàn)狀及設(shè)計目標(biāo)

2.1 現(xiàn)狀

無紙化會議模式是近年來出現(xiàn)的一種全新會議模式，基于這種會議模式的無紙化會議系統(tǒng)也開始陸續(xù)出現(xiàn)。

目前，國外的無紙化會議系統(tǒng)，大部分都是基于互聯(lián)網(wǎng)的租賃產(chǎn)品，并且只提供軟件，用戶需要自己準(zhǔn)備兼容的硬件來運行這些系統(tǒng)。同時，這些系統(tǒng)通常都不支持局域網(wǎng)的環(huán)境，因此并不適合國內(nèi)市場對于無紙化會議系統(tǒng)的實際需求。

而在國內(nèi)市場上，大部分廠商根據(jù)國內(nèi)客戶的實際使用需求，陸續(xù)推出了包含軟硬件的無紙化會議完整解決方案。這些無紙化會議產(chǎn)品的特點包括：

（1）在硬件方面，取消了鼠標(biāo)鍵盤，將所有的用戶界面及交互集成到了一塊觸摸屏上。有專家形容，當(dāng)今的無紙化會議系統(tǒng)，就好比是將所有的功能都集成到了一個大的平板電腦上。而隨著觸屏手機和平板電腦的普及，人們對于觸摸式操作的系統(tǒng)已經(jīng)駕輕就熟，這也從客觀上為無紙化系統(tǒng)提供了一個良好的發(fā)展環(huán)境。

（2）在軟件方面，整合了會前、會中、會后的完整會議流程，將會議所需的文件材料和多媒體資源以電子的形式導(dǎo)入到系統(tǒng)中，并集成了會議內(nèi)容管理、會場設(shè)備管理、高清視頻展示、會議文檔閱讀等功能，實現(xiàn)了多功能的一體化，將智能會議高度集成。

但這些無紙化會議產(chǎn)品同時也存在以下問題：

（1）不易管理。目前市面上大多數(shù)的無紙化會議系統(tǒng)都是C/S架構(gòu)，對會議進行設(shè)置和管理的功能集成在會場中的無紙化終端上，會議管理人員必須進入會場進行設(shè)置，無法在后臺完成操作。

（2）用戶體驗較差。由于大部分的無紙化會議系統(tǒng)都是在Linux平臺上開發(fā)，在界面顯示上無法達(dá)到理想的效果。同時，過于注重復(fù)雜功能而輕視了用戶的操作習(xí)慣，導(dǎo)致了較差的用戶反饋。

（3）缺乏安全保障。大部分的無紙化會議系統(tǒng)仍然支持通過USB介質(zhì)存取文件，這一方面依然會導(dǎo)致會議數(shù)據(jù)存在泄漏的風(fēng)險，另一方面又會給系統(tǒng)帶來病毒入侵的通道，無法真正做到對會議系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保障。

（4）缺少互動功能。大部分無紙化會議系統(tǒng)的主要功能仍局限在參會人員個人對會議資料的閱覽，而缺乏文檔演講、批注展示等互動功能。

2.2 設(shè)計目標(biāo)

本系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)是構(gòu)建一個基于無紙化理念、在NET平臺上進行開發(fā)、運行于Windows嵌入式操作系統(tǒng)中、使用嵌入式機頂盒和多點觸摸顯示設(shè)備、具有觸控交互能力的無紙化會議系統(tǒng)，集成會前準(zhǔn)備、會中控制、會后歸檔等各個階段的會務(wù)需求，使用WPF（Windows Presentation Foundation） 和ASP.NET呈現(xiàn)用戶交互界面，基于WCF （WindowsC，ommunication Foundation）實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)通信機制，以使用戶擺脫大量會議紙質(zhì)材料，提高參會人員溝通效率，減輕會議保障人員工作量，真正實現(xiàn)自助式會議管理、節(jié)省紙張及人力資源，提高會議質(zhì)量，達(dá)到低碳辦公、高效會議的目的。

在設(shè)計本系統(tǒng)的時候，重點關(guān)注了以下內(nèi)容：

（1）易于管理的系統(tǒng)。當(dāng)前的會議管理模式越來越趨向于遠(yuǎn)程化，因此，系統(tǒng)需要滿足用戶在遠(yuǎn)程對會議進行管理的需求。同時，對系統(tǒng)的管理功能需要涵蓋從硬件、軟件到會議內(nèi)容的方方面面。

（2）更好的用戶體驗。用戶正越來越重視會議的體驗度，未來提升用戶體驗將是關(guān)鍵。一個產(chǎn)品能不能成功、能不能得到用戶的信任、能不能獲得足夠高的關(guān)注度，呈現(xiàn)給客戶的體驗將起到至關(guān)重要的作用。用戶體驗一方面取決于程序界面是否美觀、界面反饋是否流暢，另一方面也取決于系統(tǒng)的功能設(shè)計是否合理、是否易于用戶掌握，如果軟件留下太多地方讓用戶自己去理解，那么用戶往往需要經(jīng)過培訓(xùn)才能做出操作決定。

（3）更高的安全保障。系統(tǒng)不僅要能夠集中控制會議內(nèi)容，確保會議數(shù)據(jù)不被泄漏，還要能夠防止病毒入侵，提高系統(tǒng)的安全性。同時，系統(tǒng)需要有故障恢復(fù)機制，防止在遇到故障時造成停機，影響會議進程。

（4）更豐富的會議互動功能。系統(tǒng)在提供高品質(zhì)的會議文檔內(nèi)容閱覽和多媒體資源展示之外，還需要能夠根據(jù)用戶的需求提供更加豐富的會議互動功能。

3 無紙化會議系統(tǒng)的設(shè)計

3.1 模塊設(shè)計

本系統(tǒng)包括用戶管理、會場管理、終端管理、會議管理、文檔管理和資源管理六大模塊，各模塊的用例清單如表1所示。

3.2 架構(gòu)設(shè)計

本系統(tǒng)采用B/S與C/S混合的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計，整個系統(tǒng)除了網(wǎng)頁端和客戶端以外，還包括服務(wù)端、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)文件，共五個組成部分，服務(wù)端、網(wǎng)頁端和數(shù)據(jù)庫運行在主服務(wù)器上，客戶端和數(shù)據(jù)文件運行在無紙化觸控終端上，如圖l所示。

服務(wù)端作為Windows服務(wù)運行在主服務(wù)器上，沒有用戶界面;網(wǎng)頁端運行在主服務(wù)器的IIs上，以ASP.NET為基礎(chǔ)，以后臺管理網(wǎng)站的形式提供給用戶使用。服務(wù)器上安裝了SQL Server，用來構(gòu)建本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)頁端與服務(wù)端之間通過基于WCF構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)通信機制進行通信，形成B/S架構(gòu)。

客戶端和數(shù)據(jù)文件運行在無紙化觸控終端上。客戶端的用戶界面以WPF為基礎(chǔ)，與服務(wù)端之間通過基于WCF構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)通信機制進行通信，形成C/S架構(gòu)。數(shù)據(jù)文件用來存儲客戶端需要持久化的數(shù)據(jù)。

整個系統(tǒng)分為三個層次，自下而上分別為服務(wù)層、業(yè)務(wù)層和表現(xiàn)層，如圖2所示。

服務(wù)層主要提供一些底層的服務(wù)，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)、數(shù)據(jù)文件服務(wù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)服務(wù)、WCF通信服務(wù)、資源解析服務(wù)以及通信接口服務(wù)。業(yè)務(wù)層負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的功能實現(xiàn)以及輔助的業(yè)務(wù)流程，包括用戶管理、會場管理、終端管理、會議管理、文檔管理、資源管理、模塊管理、資源調(diào)度以及通信調(diào)度。表現(xiàn)層用于實現(xiàn)用戶界面，其中，服務(wù)端沒有用戶界面，網(wǎng)頁端界面使用ASP.NET實現(xiàn)，客戶端界面使用WPF實現(xiàn)。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫E-R圖如圖3所示。其中，用戶實體主要用來存儲網(wǎng)頁端的用戶賬戶信息，因此與其他實體沒有直接關(guān)聯(lián)。

4 無紙化會議系統(tǒng)的應(yīng)用效果

目前本系統(tǒng)已經(jīng)正式發(fā)布并在多個項目上成功部署。

以某央企項目為例，該項目包括一個可容納100人的主會場和三個可容納20人的小會議室。對系統(tǒng)上線六個月內(nèi)使用情況的統(tǒng)計如表2所示。

在系統(tǒng)上線六個月后，對該項目的用戶進行了問卷調(diào)查，從系統(tǒng)的功能、易用性和穩(wěn)定性等角度對用戶反饋進行了收集。經(jīng)統(tǒng)計，用戶對系統(tǒng)的滿意率在97%以上，說明本系統(tǒng)達(dá)到了預(yù)期的應(yīng)用效果。同時，也收集到了用戶的一些意見和新需求，用于本系統(tǒng)的持續(xù)改進。

5 總結(jié)

從表面上看，在現(xiàn)有傳統(tǒng)會議模式的基礎(chǔ)上重新部署無紙化會議系統(tǒng)，在短時間內(nèi)是增加了經(jīng)濟成本。但是從長遠(yuǎn)來看，實際上不但降低了會議成本，同時還優(yōu)化了會議管理，提高了會議質(zhì)量，節(jié)省了時間和人力成本，加強了會議保密性，增加了參會人員的用戶體驗。目前無紙化會議技術(shù)越來越成熟，先進的理念和技術(shù)正在取代落后的事物，這也是信息化進程的必然結(jié)果。

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