創新社會管理視域下中職學校檔案管理研究

云南省紅河州財經學校 王維祥

在新的管理視域下，創新管理成為時代發展的主題。黨的十八大報告指出：“要加強和創新社會管理，推動社會主義和諧社會的建設。”中職學校是我們國家重要的教育力量，為國家培育了許多人才，所以中職學校的檔案管理也是社會管理的重要組成部分，必將面臨著改革。云南省紅河州財經學校作為我國中職學校的代表，一直非常注重學校檔案管理的創新。

一、中職學校檔案管理的現狀

1.各層對檔案管理工作不夠重視。國內大多數的中職學校，上到學校領導，下到行政主管，對檔案管理的工作都沒有引起足夠的重視。因為大多數學校領導和職工對檔案管理工作認識比較膚淺，忽視了檔案工作對教育事業的促進作用，由此導致檔案管理工作長期處在一個“說起來很重要，做起來沒必要”的尷尬境地。學校主要負責人把工作的重心都放在學生管理、教學質量、學校聲譽等問題上，認為檔案管理無足輕重。雖然一般來說，學校都會設立行政人員主管檔案部門，在職能上，檔案部門是檔案業務的主管部門，但由于缺乏專業指導，又得不到領導重視，導致部門運作流于形式，并沒有起到很好的管理作用。由于檔案部門的職能不夠突出，領導就更加忽視檔案工作，長此以往，學校檔案工作就陷入惡性循環。

2.管理形勢復雜但管理手段單一。由于教育事業的發展，學生數量增加，學生經歷多樣化，檔案工作逐漸呈現出“多元”“冗雜”“繁復”的特性來。但許多中職學校受傳統管理觀念的影響，管理手段依然落后，信息化程度不夠，根本無法適應當前時代背景下對檔案管理工作的要求。因為只靠簡單傳統的管理辦法，通過政策指引和思想指引，已經完全不能處理復雜的檔案業務。面對這樣的形勢，我們必須去制訂一套新的檔案管理方案，不能只是通過傳統的手段，即手工作業的方式來對檔案進行整理和編目，因為這種做法工作量大、速度慢、時間長，勢必會造成工作疏漏等問題，讓檔案管理工作不能拓展開來。

二、創新社會管理視域下中職學校檔案管理的辦法

1.健全制度，強化管理意識。制訂一套規范嚴格的檔案管理制度，是保證檔案管理工作有序開展的前提，在制度建設的基礎上，可以通過以下辦法來強化社會和學校各階層對檔案工作的管理意識。

第一，通過各種渠道來宣傳檔案管理工作的重要意義，宣傳《中華人民共和國檔案法》等法律法規，使得人人懂檔、知檔、存檔、用檔，以此來提高全體師生的檔案意識。比如利用互聯網、校園網、校園廣播、校園電視、板報、班會、社團活動等線上線下平臺，開展各種檔案知識的普及講座或趣味競賽，以此來促進檔案管理工作進入良性循環。

第二，引導學校的主要領導來關注檔案管理的問題，使他們意識到建立健全檔案管理機制，增加學校對檔案部門經費投入的重要性。這樣檔案管理問題的解決才有物質保障。

第三，營造人人參與檔案管理的氛圍，學校各職能部門都設置檔案管理員的崗位，負責檔案管理的工作，而且采用輪流制，樹立每位職工的“主人翁”意識。

2.認真學習，豐富管理手段。檔案管理人員要不斷吸收先進的檔案管理手段，與時俱進，通過學習先進的新型的管理知識和技術，結合實際運用到檔案管理工作中，推動檔案管理向信息化、數字化、網絡化的方向發展。信息化管理是檔案管理工作的發展趨勢，也是提高檔案管理水平的必經之路。具體可以通過以下方式豐富管理手段：

首先，觀念要新。樹立創新的理念，隨時根據國內檔案形勢的變化做出工作調整。

其次，技術要新。變傳統手工作業為現代技術作業，充分利用計算機、打印機、傳真機、掃描儀、照相機等現代化技術設備，來收集、保存、傳遞、處理檔案資料，提高檔案管理工作的效率。

再次，資料信息要新。傳統的檔案資料都是實物，對于這些真實存在的資料，存放、提取、整理都相當繁瑣。引進現代檔案管理系統，將實物信息轉化為電子信息，再利用校園網建立數據庫，這樣上傳、檢索、查詢檔案資料就相當便捷了。

3.優化設施，保證工作質量。由于檔案管理工作長期得不到重視，所以檔案資料的存放和管理設施都相當簡陋。就硬件來看，各中職學校應該配備空間足夠寬敞的檔案室，檔案室必須能夠容納當前所有的檔案資料，而且要考慮十年的發展空間。檔案室內應該設置分門別類的檔案柜，注意防曬防潮。并分配專職工作的檔案管理員負責管理和維護。在軟件方面，各中職學校要制作一套規范、準確、先進的電子檔案管理系統，確保系統的統一性、權威性、高效性、安全性、可靠性，使之具備檔案電子化、檔案管理、權限控制、W EB查詢檢索等功能，讓傳統的存檔入庫向網絡存檔轉變，并聘請專業人員負責系統的維護和更新。這樣的目標實現后，紙質檔案的人工查閱將被電子查閱所取代，紙質檔案將被長期封存，所以對于庫房內部環境的檢測也需要相應的加強。通過優化多方面的設施，來保證檔案管理工作正常有序的運行。

綜上所述，采用新型的檔案管理辦法能夠更好地提高檔案管理工作的效率。由于創新思路的運用，改變了原有的檔案管理模式，豐富了檔案管理手段，提高了檔案管理的質量。因此，在新的社會管理視域下，檔案管理工作需要不斷創新，管理方法需要不斷改進。

[1]邵蕓蕓，李順見.淺談中職學校檔案管理工作的創新[J].衛生職業教育，2012，05：36-37.

[2]裴宇奇.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2012，14：88-89.