有效利用計算機網絡技術開發檔案信息資源

彭凱 宋秀珍

摘要 當今社會已經進入信息化時代，傳統的檔案信息資源開發技術已經滿足不了現代人們越來越大的信息需求，隨著科技進步日新月異的速度變化，計算機網絡技術被廣泛用于各個行業，同時也為檔案信息資源的開發帶來新的機遇和挑戰，如何能夠將計算機網絡技術對檔案信息資源進行有效開發滿足現代人信息的要求，本文將從當前檔案信息資源開發現狀進行討論，希望能夠在以后對此項工作的展開提供參考。

【關鍵詞】計算機 網絡技術 開發 檔案信息

在傳統的檔案管理中，信息無法集中在一起，處于分散狀態，而且需要非常大的存儲空間。而網絡具有集中性。開放性、互動性等特點，人們可以通過網絡實現“在家可知天下事”，運用網絡對檔案信息資源進行開發管理，不僅方便快捷、節省空間，同時也能更徹底的開發利用檔案信息資源。

1 利用計算機網絡開發檔案信息資源的優勢

1.1 建檔及時性

在傳統的檔案信息收集中，都是有專門負責人員定時到各個部門進行采集，檔案不能夠及時更新，不具有及時性。現今檔案信息收集工作由于計算機網絡的廣泛應用變得更加方便，負責整理檔案的人員可以通過網絡對檔案進行采集、歸檔、更改、增減等，各部門可以將自己的檔案進行整理，然后通過計算機網絡傳送到檔案室，而檔案室也可以將這些信息直接錄入或者在網絡上定期對各部門檔案進行采集、歸檔，也可以為需要檔案的人提供及時有效的，確保信息的時效性。

1.2 實現資源共享

由于網絡具有開放性，負責管理檔案的部門可以將各部門檔案歸納整理，并在網絡平臺上分享鏈接，為查詢檔案信息和利用提供便利。方便快捷是計算機網絡最突出的有點，各部門可以通過網絡交流，節省用戶的寶貴時間和各種繁瑣的手續，以最簡便、最省事的方式將事情辦完，節省不必要的人力和物力，將工作效率提高的同時管理水平也在提高。

1.3 檔案信息可以更好的服務社會

在傳統的檔案管理模式中，檔案的使用率較低，主要是由于很多檔案在同一個時間里只能給一個用戶使用，其他用戶在這個時間里是無法使用檔案的。當社會進入信息化時代，計算機網絡將這個困擾著用戶和工作人員多年的問題解決，在確保檔案能夠安全和保密的情況下，在網絡上上傳豐富的檔案資源，用戶可以通過互聯網找到自己所需的檔案，并且不受時間地點的限制得到自己想要的信息。就目前檔案信息管理部門來說，已經從傳統的模式中轉型，轉變為一個具有開放性和互動性的交流平臺，為了能夠將檔案信息收集的更加全面，需要跟各個部門之間保持聯系，才能更好的為社會提供服務。

2 如何有效利用計算機網絡技術開發檔案信息資源

2.1 檔案信息標準化

因為在網絡中建立的檔案信息資源具有共享性，所以檔案管理人員要將各部門、各地區檔案進行歸總并建立標準化檔案信息資源體系。建立標準的檔案信息資源，可以對不同類別的檔案資源進行整理，然后統一發至互聯網上，供需要的用戶利用。然而，無論是運用什么樣的新技術，都會存在一些局限性問題，比如，網絡檔案管理的法律制約性相對較差或者隨意刪減等等，無法確保檔案的準確性。所以，可以將答案信息進行傳統與現代信息共存的形式，以電子文本、紙質文本和影像的形式，將信息進行整理共存，制定出完善合理的規章制度，以免出現人為破壞檔案的情況發生，可以保證檔案信息標準化的有效開展。

2.2 檔案信息的安全性

因為檔案中記載的向來是各個部分非常關鍵的工作內容和信息，所以，在網絡上設立互動平臺時，首先要確保檔案信息的安全性，以免被不法分子盜取利用，否則必然要給各單位帶來不必要的損失。因此，想要建立安全的信息管理，就必須要制定出明確、健全的管理制度，并且做到嚴格執行，對檔案中的重要信息可以采取加密的方式，對信息進行保護，想要使用這部分信息的用戶，必要要經過相關領導的審批和實名認證，用指定的計算機才能查看，計算機要設置高效防火墻、限制使用權限等等，及時對殺毒軟件和防火墻進行升級，同時，記錄重要檔案的計算機要進行設置，不能上網也不能與其他計算機相互訪問，當其他計算機中出現重要檔案的相關信息，計算機以亂碼的形式展示或者無法打開，總之，要通過各種各樣的形式以免意外發生。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質

作為檔案的管理者，要做到與時俱進，符合現代要求，要有科學的管理手段、先進的搜索方式。這就要從管理人員的自身素質和工作技能不斷提高：

（1）管理人員要有愛崗敬業、服務人民的精神，對在使用、搜索檔案的用戶遇到的問題，要做到耐心解答，同時對檔案的整理和更新要做到及時、細心。

（2）管理人員需要掌握檔案管理中現今信息技術和設備使用能力，同時也要具備對信息的歸納、總結、整理的能力，在工作中將理論與操作相結合，熟練操作計算機，對于相關檔案的計算機知識、網絡技術、管理知識等做到隨時了解更新，并應用到工作中，將自己的自身素質不斷提高。

2.4 創新服務方式

由于利用計算機網絡對檔案信息資源進行開發不受時間和空間的限制，所以，在交流方式上也應該更加便利，各檔案管理部門，可以推出自己的公眾號并建立客服部門，讓用戶可以通過網絡聊天的方式隨時將問題解決。人們在網絡上檢索資料一般會通過兩種方式閱讀，一種是在線閱讀，另一種是將資料下載，用戶在線閱讀檔案檢索和閱覽，平臺要提供豐富的資源，通過高效的形式，對不同需求的用戶給予不同的信息方式。當用戶需要下載檔案，信息平臺需要提供有償下載問題的解決方式，統一實現檔案的經濟效益和社會效益。

3 結束語

總之，利用計算機網絡對檔案信息資源進行開發是必然趨勢，也是目前的最佳途徑，其優勢明顯可見。作為信息時代的信息管理人員應該做到隨時更新自己的工作理念和工作方式，對工作持有熱情態度，將信息管理工作盡量做完善并社會化，在為廣大用戶提供服務的同時，也將檔案信息的使用價值提升。

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