中小壽險公司建立會計作業共享服務模式的關鍵要素探討

翁輝

[摘 要] 會計作業共享服務模式已經成為壽險公司發展中采用的重要選項之一，中小壽險公司在選擇會計作業共享服務模式時，受到管理水平、人才儲備等因素的影響，往往實施不順，甚至半途而廢。結合中小型壽險公司的特點，基于建立會計作業共享服務模式的必要性，對實施會計作業共享服務模式的關鍵要素進行了研究，提出抓住作業規劃、組織架構、信息系統、質量控制等關鍵控制點，從而幫助中小型壽險公司順利實施會計作業共享服務。

[關鍵詞] 人壽保險；壽險公司；會計；共享服務

[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2018）01-0142-02

進入新世紀以來，保險市場得到快速發展。在保費增長的同時，市場競爭主體逐漸增多，競爭明顯加劇。中小型壽險公司由于收入端規模較小，理賠等變動成本受市場影響較大，接近于市場水平，各壽險公司單位產品的邊際貢獻相對差異不大，這樣分攤到單位產品的固定成本高低成為公司能否盈利，繼而在市場上生存和發展的重要保證。壽險公司會計作業共享服務可以將企業運營管理的流程變得更為高效，有效降低管理成本，防控風險，進而幫助企業建立核心競爭力。

一、建立會計作業共享服務模式的必要性

（一）完善公司財務治理，防范內部控制風險的需要

管理領先的大型壽險公司都相繼建立了會計作業共享服務模式。中國平安集團從2003年開始將后援支持的作業項目集中化，體現在財務作業上的主要是核算和資金收付集中，同時對資金管理更加集約化。后建成的運營管理中心，則包括了會計核算在內的集團產、壽險兩個子公司。所有分支機構的后臺作業和服務進行集中整合，在根本上改變了傳統的后援分散的運作模式。太平洋保險在2007年建立了會計核算中心，會計核算中心以財務系統為基礎搭建，通過制定標準化的核算辦法與核算流程，集中的財務系統維護在很大程度實現了總部的集中資金結算、會計信息加工、標準化統計及財務報表的制作等支持型的會計共享服務。中小型壽險公司總體規模小，更適合集權化管理模式，通過會計作業共享服務，間接將一部分財務治理權上收，制約了管理人員作為代理人的自我激勵動機。同時，由于會計檔案的上收和電子化保存，總公司和省級公司可以隨時通過調閱，更快速有效地發現各級分支機構管理中存在的風險隱患，從而防患于未然。

（二）各級分支機構分散作業方式，迫切需要降低管理成本

壽險公司發展需要在全國建立分支機構，機構層級一般至少有三層，即總、分、支架構，人員辦公需要租用或者購入比較好的辦公樓，根據不同的職能需求設置業務、人力資源、行政等部門。但這種分散運營模式導致的問題是經營的高成本，作業的標準化工作不易見到成效。辦公職場、各種設備、人力等的投入大，使用效率低，極易造成人員冗雜，工作負荷不等卻不能互相協作，還會造成一定資產設備閑置，各地的資源和專業技能也缺乏及時分享的途徑。中小型壽險公司通過會計作業共享服務模式的建立，可以減少會計人員數量，進而減小職場面積，減少資產冗余，可以有效降低單位產品的固定成本。

（三）建立知識貢獻與會計信息標準化，提升管理信息質量的需要

雖然可能有管理制度，但由于人員素質不一，對制度規定的理解不一，更何況中小型壽險公司本身就是在探索中求發展，沒有建制立規情況是較為普遍的。這樣的情況下，有標準的會計處理要求變得不一，沒有標準的會計處理更是千差萬別。會計信息的誤差會最終影響財務提供給決策層的信息可靠性，從而導致降低決策的準確性，甚至會做出相反決策。集中的工作場所，人員溝通較為便利，制度規則的培訓也可以及時到達每一個人員，會計信息標準化在這個環境中會更容易取得成效，部分績優人員的經驗分享等可以快速傳遞。

二、建立會計作業共享服務模式的關鍵要素

（一）人員規劃提前，逐層推進，有所為有所不為

中小型壽險公司最缺乏的人才是高水平財務會計人員，所以要引進有總體布局觀念和有會計作業共享服務管理經驗的會計管理人才。中小型壽險公司目標規劃要先從決策層考慮，然后再考慮如何實現的操作層，目標是最大化管理協同，資源集約。進行會計作業共享服務，實質上是對保險企業運營模式的一種優化，所以要將核算作業模塊化（AP、AR、GL等），從上而下打通，總部財務會計人員可以處理分支機構所有的會計作業。會計作業的優化是由各模塊自行進行內部優化開始，從賬戶集中管理、資金集中到資金核算集中，從費用審核集中到AP作業集中，工資集中發放等管理變革到實現GL集中。各部門、分支機構梳理內部流程，以提高效率為優先角度，中小型壽險公司可以逐步把相同、相似的會計作業流程整合到總部會計部門，并以共享服務的方式提供給各個業務單元。

分層推進是指要先易后難，先操作層面后決策層面。首先，核算操作上收，集中到總部，實現總部管理層能夠快速掌握相關會計信息。這樣標準化的會計信息處理統一，質量相對有保證。其次，各分支機構的內部交易過程在財務層面得到控制，使各層級、部門之間形成既聯動發展又相互監督的機制。公司所掌握的有限資源能得到更有效配置，在支持業務發展和改善財務狀況取得平衡。最后，快速的數據處理、分析，可以及時發現管理中存在的問題，為進一步的管理糾偏提供了基礎，也有利于協調各層級、各部門的整體聯動。這時候關注的點從最初的結果分析，遞進到管理交易的過程和事中控制，最終轉向提供決策支持，實現戰略化分析和決策，增強公司的核心競爭力。

（二）組織架構的搭建和調整方向，堅持有利于會計作業全國集中模式

對于那些已經存在眾多分支機構的大中型保險公司，由于組織架構的需要重新調整，流程管理變化中涉及到的責、權、利的重新分配，包括會計作業共享服務在內的后援集中運營模式建設的各階段，將會持續存在形式多樣的沖突。而中小型壽險公司由于規模小，組織架構相對簡單，組織架構搭建以及變革成本相對較小。會計作業共享服務的組織架構模式原則上要同企業的管理文化一致，否則會增加會計作業共享服務組織變革的風險，所以中小型壽險公司可以建成全國支持服務中心為總部、業務經營中心為分支機構的模式。業務流程的構建或者變革要求業務規則調整，以及流程管理變化，所以應提前進行組織架構的規劃、管理模式的設計和安排，尤其是會對崗位、職能、工作性質產生變化。會計作業共享服務主要涉及在會計部門的組織架構搭建以及總部與分支機構對財務資源的權責劃分上，總部要梳理標準化重復性的作業與個性化、地域性的財務管理動作，主要是預算管理方面，總部可以考慮將這部分職能部分留在分支機構，總部負責總體監控與事后監督檢查。endprint

（三）會計作業共享服務信息系統的數據交互一體化模式

部分中小型壽險公司由于過多考慮了初期系統開發成本，導致系統之間（業務系統、結算系統、賬務系統、資金系統）相互獨立和存在大量輸出形式各異、非標準化的數據格式，需要人工干預和大量的手工操作，造成會計核算工作在公司財務職能中占據相當大的比重，無法將工作重心投入到為管理支持的工作上來，譬如預算工作等。建成高效的會計作業信息系統，有利于解放會計人員的雙手，所以會計作業共享服務的順利實施，離不開信息系統的建設。與會計作業相關的系統包括業務系統、資金系統、費用管理系統、核算系統，盡可能進行整合，避免處于割裂狀態。整合的方式可以是一體化，也可以是開發合適的接口，將數據在不同系統之間交互，達到信息互通的效果。

（四）會計作業共享服務的動態優化模式

中小型壽險公司本身在機構發展數量和規模上多數處于較快增長中，管理模式也在變化。在會計作業共享服務的解決方案中，往往會存在兩個或者兩個以上方案選擇的問題。選擇一個方案后，如果發現不適合自己公司的發展，要及時調整。選擇合適的會計作業方式，在日常工作中要逐漸對其完善，這是一個不斷尋求、逼近最優解的過程，而不是一個固定的最優解。

（五）完善服務要求與質量控制模式

在實施會計作業共享服務后不僅需要進行流程配套規則與管理KPI的設計，建立支持新流程作業的日常管理體系，還要包括較為完備的服務要求和質量控制邏輯。服務要求指各流程作業的各項目要求的時效、差錯率等。質量控制是指建立順暢的溝通機制，適當的監督檢查等措施，在事中、事后進行干預、糾偏，并引入適當的激勵機制。折舊就要求管理部門制定出詳細而規范的工作標準，在流程的單個環節上與在流程執行中都有相應的處理事務的程序和需要達到的目標。這樣執行者可以按嚴格的程序完成日常工作，一遇到問題也可迅速找到答案，從而提高工作效率。例如，將費用報銷作業分解為審核需要掃描上傳的營業費用類單據，全部報銷單原始發票按一定規則掃描，審核無誤后，錄入會計憑證信息。經主管審核掃描件及會計憑證信息入賬，對問題件及各部門、分支機構日常核算問題進行溝通和處理。對付款數據制作批量付款計劃、整理并發送付款提示表、對付款不成功數據進行反饋。

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[責任編輯：高萌]endprint