科研單位協同辦公系統的設計及應用

金建宏 周捷 許建平

摘要

科研單位協同辦公系統的建設，其目的是“以應用為中心，以安全為宗旨，突出科研特色”，同時遵循開放與規范、平臺共用與資源共享、先進與實用、可靠和穩定、易于管理與維護、可擴充性、安全性、合理共享資源的原則。本文主要針對科研單位協同辦公系統，采用協同工作的方式，將工作流融入到公文管理、個人事務、信息交流、系統管理、行政辦公、知識管理、檔案管理、項目管理、移動辦公、即時通訊等模塊中，初步構建信息知識管理體系，完成對科研單位協同辦公系統的分析、設計、建設以及應用。

【關鍵詞】辦公系統 設計 科研單位

1 現狀及存在問題

（1）科研單位從項目申報、課題下達到課題完成，整個研究項目資料的完整性目前仍不夠完備;課題研究申報材料很多，經常遇到不同課題之間申報材料混淆的問題;科研單位在項目申報、評審以及經費的審批等過程中，各個環節經常有辦理時間久、效率低的情況產生，怎樣提高效率來完成這些事項？

（2）科研課題下達后，通常只能通過會議了解項目進度，如何隨時掌握項目的進展情況？

（3）行政管理人員在日常管理工作中，常有資源使用沖突的情況產生，如果有個一目了然的界面，可以讓管理人員隨時輕松掌握資源的使用情況，使得各種資源能夠得到有效利用;日常工作中的各種通知、公告、公示等，還停留在采用紙質文檔發布的方式，對于收發文件，目前還采用審核、會簽等方式，現有的傳統文件查閱方式效率較低;

（4）怎樣有效整合科研院所的各種資源，充分挖掘和使用現有資源，使得科研單位的各項技術水平得到提高并有效發揮？

2 科研單位協同辦公的需求特點

針對以上現狀，采取構架信息化工作平臺、建設科研單位協同辦公系統可以有效解決上述問題。

協同辦公系統的其功能應滿足公文管理、協同辦公、個人事務、信息發布、項目管理、檔案管理、財務管理、信息交流、移動辦公、系統管理等內容的需求。

3 建設內容

建設內容包括：

（1）建設協同辦公和信息服務管理平臺;

（2）購置服務器虛擬化軟件，CPU授權。部署虛擬化系統、數據采集、與數據中心的集成;

（3）購置Linux操作系統，服務器系統授權。系統安裝;

（4）購置千兆網絡交換機。

4 總體設計及實現

4.1 總體設計

科研單位協同辦公平臺可根據各單位實際情況設計功能，主要設計內容應包括辦公桌面、公文管理、個人事務、信息交流、系統管理、行政辦公、知識管理、檔案管理、項目管理、移動辦公、即時通訊等應用功能模塊，通過建立系統平臺，實現單位內部辦公信息化管理，提升工作效率。初步完成內部信息化建設平臺，實現員工輕松辦公，領導精準管理，組織高效運轉。

4.2 總體框架

基于虛擬化運行環境、采用面向服務SOA（Service Oriented Architecture）的體系架構，結合J2EE、移動互聯網等先進技術對建設內容進行架構。系統總體框架參見圖1。

4.3 協同辦公系統主要實現功能

4.3.1 系統桌面

系統桌面以單位職工個人為中心，通過以人找事、以事找人來滿足職工日常辦公中的事務處理。系統將單位內部的各類信息以信息推送的方式主動發送到所有相關人員的系統桌面。

4.3.2 公文管理

公文管理是科研單位協同辦公的重要組成部分。科研單位通過公文管理能實現各部門之間的電子公文交換處理，顯著提升了公文處理速度，幫助單位實現收發文處理規范化、制度化、科學化，提高了工作效率。

4.3.3 個人管理

個人事務平臺是系統為個人用戶提供的日常工作平臺，并且通過我的日程、我的任務、工作日志、計劃總結、便簽等有機結合，實現個人數據存儲及交換，達到用戶方便高效工作的目的。

4.3.4 信息交流

主要包括網絡尋呼、電子郵件、內部論壇、視頻會議、調查問卷五個功能模塊。

4.3.5 行政辦公

主要包括資產管理、會議管理、用品管理、車輛管理、圖書管理五個功能模塊。

4.3.6 知識管理

將科研單位各類知識成果匯聚在一起并進行分類整理，并推送給單位每個職工以實現知識成果的共享利用。

4.3.7 檔案管理

檔案管理系統涵蓋檔案資源管理與服務、信息采集、數字化加工以及信息產品的制作，具有檔案資料信息化處理的功能，實現檔案信息全網共享，異地檔案信息遠程調閱與采集;檔案資料數字化加工等功能。

4.3.8 項目管理

項目管理是指對各類項目業務全過程的管理。利用辦公系統，對業務處理模式進行整合和優化，實現項目申報、項目立項、合同管理、項目報告、項目成果、項目評估、項目經費的信息化統計分析和規范化管理。

4.3.9 移動辦公

基于移動APP的移動應用，可實現在iPhone系列、android系列操作平臺產品等主流移動終端上的移植應用。

手機移動辦公支持收發即時溝通消息，移動辦公，待辦流程的審批、待閱文件處理，寫工作日記、閱讀員工日記、工作匯報任務、短信提醒、任務督辦，發起休假申請、外出申請等常用流程，現場管控實現異地考勤GPS定位等日常移動辦公需求。所有在PC端發布的新聞、公告等信息，都可以在移動終端同步查閱。

4.3.10 即時通訊

基于桌面客戶端性質的即時溝通工具，協同辦公平臺功能菜單同步綁定，系統中的任何待辦或者消息提醒，均可以通過通訊助手進行即時溝通提醒，并且實現系統內部人員一對一或隨意組織相關人員進行工作討論，成為單位的內部溝通平臺。

即時通訊應能直接和OA系統無縫對接，可以即時接收到OA中的各種消息提醒，并且一鍵式觸發打開對應功能頁面，方便操作，可大大提高OA系統的在線率和使用率。

4.4 系統集成

主要完成網絡安全、服務器、數據庫等設備的應用與集成;采用統一用戶認證、權限管理、面向服務方式集成各管理系統。使用服務器虛擬化軟件對服務器進行虛擬化部署，安裝Linux操作系統。安裝系統及應用軟件整理好以DVD-ROM為介質進行保存。

5 應用及成效

科研單位協同辦公系統應用結果如下：

（1）建立了綜合的協同工作環境;

（2）建立了跨組織的平臺;

（3）規范了工作流程;

（4）提升了科學決策能力;

（5）提高了領導掌控力。

科研單位協同辦公系統利用先進成熟的計算機和通信技術為主要手段，建設一個科研業務協同運行平臺，全面覆蓋科研單位各職能部門;通過與各部門之間辦公信息的交換與管理，達到信息資源共享，從而實現傳輸網絡化、信息資源化和辦公現代化，為單位管理提供全方位服務，提升了辦公效率。

6 結束語

本文論述了科研單位協同辦公系統的基本概念、總體設計、框架結構、主要實現功能、應用及成效等方面的內容，提供了設計開發科研單位協同辦公管理系統的基本思路，對于實現其他類似應用具有一定的借鑒意義。

參考文獻

[1]李灝，葉柏龍，鄧軍.工作流技術在協同辦公系統中的應用研究[J].微計算機信息，2010，26（03）.

[2]李旭榮，基于B/S的高校協同辦公平臺的設計與實現[J].現代電子技術，2012，35（06）.