高校學生公寓管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

郭飆

摘要

隨著社會的告訴發(fā)展，最近這些年，我國的高校學生公寓開始不斷出現(xiàn)或者建設(shè)學生公寓管理信息系統(tǒng)，為了提升學生公寓的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，以及實現(xiàn)公寓的高度自動化。本文在管理信息系統(tǒng)的概念基礎(chǔ)上，對我國高校的學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)問題進行了分析和研究，并且提出了相關(guān)的建議和方案。

【關(guān)鍵詞】學生公寓 管理 信息系統(tǒng)建設(shè)

隨著我國教育的高速發(fā)展，許多高等院校的規(guī)模也越來越大，由于目前許多高等院校學生的水平層次也在逐步提高，傳統(tǒng)的寢室信息手工記錄管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當今高校的發(fā)展需求，因此，為了提高現(xiàn)階段高校公寓管理工作的效率和質(zhì)量，保證高校公寓管理信息系統(tǒng)可以更好地為學生服務(wù)，許多高校公寓都開始建設(shè)學生公寓管理信息系統(tǒng)，提升了學生公寓的管理和服務(wù)質(zhì)量，同時也妥善保存了學生各種信息，為學生住宿提供方便的基礎(chǔ)之上，使得高校公寓管理更加便捷，有利于高校的可持續(xù)發(fā)展。

1 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和目標

當今社會，信息化水平高速提升，社會的很多方面都有著很大的信息化改變，高校的教學、科研以及基礎(chǔ)設(shè)施等也在不斷的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)已經(jīng)成為了高校建設(shè)中必不可少的工具，為高校的基礎(chǔ)設(shè)施和各個單位部門的自動化水平做出了非常大的貢獻。在高校的學生公寓建設(shè)中，信息系統(tǒng)的建設(shè)也被考慮在內(nèi)，這不但能夠樹立高校后勤形象，提高工作效率和管理能力，增強后勤團隊的凝聚力，而且完善的高校學生公寓管理信息系統(tǒng)在實際的應(yīng)用中有著重要的現(xiàn)實意義。因此，高校的學生公寓的信息化系統(tǒng)管理建設(shè)工作勢在必行，下面是關(guān)于這項工作的進展現(xiàn)狀和建設(shè)目標。

在國內(nèi)的高校中，學生公寓的主要作用是給學生們提供住宿，提供住宿安全和學生公寓的舒適服務(wù)是各高校學生公寓管理部門共同的責任。這些年來，隨著高等院校在校人數(shù)的不斷增加，學生公寓的學生人數(shù)和公寓的大小規(guī)模也在不斷的增加，在這種情況下，采用傳統(tǒng)的管理模式不能滿足學生公寓的管理工作。在傳統(tǒng)的模式下，學生的宿舍分配情況和入住情況等大都需要人員安排，這將會耗費大量的人力物力，在這個過程中，非?？赡艹霈F(xiàn)錯誤和安排不合理的情況，從而為學生的住宿和日后的管理帶來極大的不便。實施高校學生公寓的管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，就是為了解決這些困難，為了提高住宿和房源管理的效率，在住宿分配等問題上實現(xiàn)自動化，高效化，從而大大改善學生公寓的服務(wù)質(zhì)量。工作進展過程中，每個高校都有自己的工作流程和設(shè)計目標，在設(shè)計的功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及輸入輸出設(shè)計會有明顯的變化。例如，在新生住宿分配問題上，有的高校采用按照學生姓氏分配的方式，有的高校則采用按照專業(yè)分配的形式，還有的高?？梢宰寣W生自己選擇宿舍。此外，MIS建設(shè)等新技術(shù)的不斷投入，也為高校學生管理信息系統(tǒng)建設(shè)注入了新的活力，實現(xiàn)了不同程度的創(chuàng)新。

根據(jù)我國目前的高校學生公寓情況，公寓的管理與其他的業(yè)務(wù)有很大差別，公寓的管理信息系統(tǒng)架構(gòu)會有自己的特點，每個高校需要根據(jù)自己學校的特點來進行調(diào)整，從而探索出適合自身高校的公寓管理信息系統(tǒng)。高校的學生公寓的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)研究主要要完成以下幾個方面：系統(tǒng)的軟件層次結(jié)構(gòu)要有數(shù)據(jù)層，其中軟件的主要功能模塊有住宿管理等。其中住宿管理模塊，通過這個模塊要能實現(xiàn)學生宿舍調(diào)整，大量學生的入住和退住宿費用的管理功能，面對單個人員住宿入住等的住宿問題，大批人員住宿入住等問題，能夠根據(jù)不同的需求查詢住宿名單，對于申請校外住宿人員的問題，也能夠涵蓋，對于住宿費標準等問題能夠進行統(tǒng)一的管理;對于學生檔案模塊，要實現(xiàn)的功能是可以對學生相關(guān)信息進行管理，例如學生檔案的查詢等，學籍調(diào)整的管理，助管的聘用情況都需要這個模塊實現(xiàn);學生教育模塊要實現(xiàn)寢室衛(wèi)生成績登記管理，對于衛(wèi)生成績的輸入的登記等問題要能夠?qū)崿F(xiàn)準確的記錄;學生服務(wù)模塊，通過此模塊可以實現(xiàn)對計算機使用以及其他新增服務(wù)的信息管理;宿舍資源模塊，通過此模塊可以實現(xiàn)對寢室相關(guān)信息的管理，寢室檔案的編輯以及寢室資源的統(tǒng)計等;服務(wù)人員模塊要能夠?qū)崿F(xiàn)對服務(wù)人員崗位的設(shè)置等管理，對于每個崗位的編輯和人員的聘用等進行詳細管理，人員檔案的添加等人事管理，人員的考核情況創(chuàng)建的管理。

2 高校招生信息管理系統(tǒng)的評估

由于高校招生管理工作是各個學校關(guān)注的重點問題，它不僅僅關(guān)乎著學生信息管理的安全性，同時也與學校的發(fā)展密切相關(guān)。因此，想要進一步完善學校的教育目標和管理方法，就應(yīng)該時時抽查學生的各項數(shù)據(jù)，對招生的質(zhì)量和分布狀況等信息進行統(tǒng)計。除此之外，了可以更好地滿足社會對人才發(fā)展的需求，各大高校應(yīng)該在本校的招生管理系統(tǒng)中納入人才市場預(yù)測內(nèi)容，并及時根據(jù)社會的需求不斷調(diào)整學生的學科設(shè)置以及專業(yè)設(shè)置。有針對性地對人才進行培養(yǎng)，在對學生未來就業(yè)有促進作用的同時，提高高等院校的教學水平。

在學校招生管理系統(tǒng)當中，首先應(yīng)該納入學生教育評估體系，保證招生評估系統(tǒng)的客觀和完整，實現(xiàn)預(yù)測性招生管理工作，為學校的發(fā)展提供主要的預(yù)測依據(jù)。通過招生評估學校可以清楚地認識到考生的特征，也大大方便了學校的管理。例如，通過分析學校招生的質(zhì)量水平，可以為學生的分班提供主要依據(jù)。由此可見，高校招生管理系統(tǒng)的建立和完善是一項長期的巨大工程，需要相關(guān)技術(shù)人員不斷進行實際的考核，對這種系統(tǒng)進行完善，比外還需要及時引進先進的技術(shù)，保證高校招生管理系統(tǒng)可以有效地運行，為高校管理方面提供主要參考依據(jù)。

3 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的問題分析

3.1 “信息孤島”現(xiàn)象

這種現(xiàn)象是指在國內(nèi)的很多高校中，信息化相互之間不能實現(xiàn)信息共享，很多功能上不能關(guān)聯(lián)互助，很多信息之間不能互相交換，并且信息和很多業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用之間出現(xiàn)了嚴重的脫節(jié)等，導(dǎo)致數(shù)字應(yīng)用系統(tǒng)不能完善的實現(xiàn)很多功能。這種情況就像很多相互獨立的島嶼，它們之間不能進行流暢的信息溝通，彼此之間的業(yè)務(wù)不能實現(xiàn)很好的協(xié)同工作。這種“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)主要是高校每個部門之間的業(yè)務(wù)基本不交叉導(dǎo)致的，高校里的信息系統(tǒng)建設(shè)基本都是分開進行的，信息資源之間的共享沒有能夠?qū)崿F(xiàn)校內(nèi)的水平，從而導(dǎo)致這種現(xiàn)象更加嚴重。這種現(xiàn)象的存在，使得高等院校的每個單位之間不能進行實時的信息傳輸與共享，不能保證信息的一致性，從而導(dǎo)致了學校的很多管理決策嚴重失誤，也阻礙了信息化的有效提升。這些年，由于高等學校越來越趨向于數(shù)字化，每個高校也都開始重視信息孤島現(xiàn)象，從而盡力避免。在高校的學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，由于這項工作出現(xiàn)的比較晚，信息孤島現(xiàn)象還是會存在，對于很多學生住宿中的常見問題，例如住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)問題不能及時更新，而這項工作也只是用于學生公寓管理部門內(nèi)部管理和決策，學校其他部門不能直接獲取數(shù)據(jù)，這就大大限制了學生公寓信息系統(tǒng)在學校管理和決策中需要發(fā)揮的作用。

3.2 設(shè)計的目標與實際要求不相符

目前很多高校的學生公寓管理信息系統(tǒng)有盲目學習或照搬其他已有系統(tǒng)架構(gòu)的現(xiàn)象，這些高校忽略了自己學校本身的公寓管理需求，只是盲目地復(fù)制其他學校的先進經(jīng)驗，這就導(dǎo)致了這些學校自身建設(shè)的系統(tǒng)不能滿足實際的需要，不能很好地解決自己學校的學生住宿問題，導(dǎo)致需求與功能嚴重不符，學生的體驗性差，感受差。

3.3 決策支持能力不足

學生公寓管理信息系統(tǒng)應(yīng)該要提高管理和服務(wù)效率，除此之外，這個系統(tǒng)應(yīng)該作為決策支持系統(tǒng)存在，這個功能更為重要。在目前的學生公寓管理信息系統(tǒng)中，管理和服務(wù)工作的支持性功能比較重要，這個功能能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員從繁重復(fù)雜的住宿數(shù)據(jù)計算中解放出來的作用，同時也可以讓管理者迅速、準備的查詢房源和住宿等信息。但是，對學生公寓管理信息系統(tǒng)存儲的大量復(fù)雜信息，要想對這些數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，從而實現(xiàn)對管理和決策的支持是目前大部分高校學生公寓管理信息系統(tǒng)需要深入思考的問題。

3.4 適應(yīng)性差，不能滿足變化的發(fā)展

高校學生公寓管理部門有其自身的特點，學生公寓內(nèi)一般基本沒有專職的信息系統(tǒng)建設(shè)或開發(fā)技術(shù)力量支持，要想實現(xiàn)對信息系統(tǒng)建設(shè)和維護的持續(xù)跟蹤，高校就必須要借助第三方的力量，在一次性資金投入之后，高校基本不會再進行投入改變，這就帶來了很大的使用隱患。即便在一開始建設(shè)時能夠非常好的適應(yīng)學校需求，但是隨著學生的不斷變化和各種情況的出現(xiàn)，這項系統(tǒng)需要進行及時的調(diào)整和創(chuàng)新，但是很多高校都沒有解決這一問題，信息系統(tǒng)的架構(gòu)沒有及時做出調(diào)整，導(dǎo)致系統(tǒng)和實際之間出現(xiàn)了很多不匹配的地方。

4 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的解決方法和建議

4.1 在校園建設(shè)中加入數(shù)字化

學生公寓管理信息系統(tǒng)是高校數(shù)字化校園建設(shè)中非常重要的一部分，這個工作需要學校信息資源的整體規(guī)劃和管理，從而實現(xiàn)與學校其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)信息資源的集中規(guī)劃和管理。若是高校還沒有進行學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)，那么在之后的建設(shè)過程中，就應(yīng)該推動納入學校信息化建設(shè)整體體系，然后進行統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計。對于已建成的系統(tǒng)，需要采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺來進行完善的融入，從而實現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)傳輸，消除信息孤島隱患。

4.2 重點關(guān)注整體系統(tǒng)需求分析工作

高校學生公寓管理信息系統(tǒng)是一種管理系統(tǒng)，它的開發(fā)過程以及用到的方法必須符合要求，例如生命周期法的開發(fā)方法就是得到了廣泛的應(yīng)用，它的開發(fā)過程大致是開發(fā)準備工作等。由于當前每個高校學生公寓管理內(nèi)容存在很大差異，因此根據(jù)自身的需求進行需求分析之后，認真撰寫需求說明書，然后分階段實現(xiàn)各部分的設(shè)計功能是非常有必要的，并且在建設(shè)的過程中需要不斷的細化，形成完整的結(jié)構(gòu)以及設(shè)計文件，從而更好地指導(dǎo)各個功能的實現(xiàn)。

4.3 加強數(shù)據(jù)管理和決策支持工作能力

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，管理信息系統(tǒng)中的人員要求也有了更高的要求，在系統(tǒng)中的信息處理能力和服務(wù)技術(shù)水平要進行不斷的調(diào)整，加強對員工的技能考核和測試，要重視隊伍的優(yōu)化以及培訓，不斷地完善體系和專業(yè)知識能力，從而不斷壯大員工隊伍。

4.4 重視系統(tǒng)持續(xù)更新建設(shè)和維護工作

這項系統(tǒng)是作為管理信息系統(tǒng)建設(shè)的，在建設(shè)時要重視系統(tǒng)運行與維護工作，建設(shè)過程應(yīng)是持續(xù)性的。并且要定期對系統(tǒng)進行評價和反饋，檢測系統(tǒng)是否能夠滿足實際的需求，并且可以根據(jù)實際的需要不斷地調(diào)整和完善。必要的時候，可以完善這項系統(tǒng)建設(shè)過程中的技術(shù)支持體系，尋找專業(yè)的人員進行指導(dǎo)。

5 展望

雖然目前許多高校已經(jīng)建立了學生公寓管理信息系統(tǒng)，但現(xiàn)階段的招生管理系統(tǒng)仍然存在著許多弊端，而且高校招生管理系統(tǒng)的建設(shè)是一項長期的工程，在這一工程的建設(shè)當中，相關(guān)工作人員應(yīng)該結(jié)合高校內(nèi)部各部門現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，通過分析學校的實際需求，在此基礎(chǔ)上全面的統(tǒng)一設(shè)計。例如，在運用數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)時，應(yīng)該在現(xiàn)有的系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行改造和重建，保證高校各部門的信息管理及統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系。除此之外，要像實現(xiàn)高校辦公自動化管理模式，首先應(yīng)該解決高校內(nèi)部存在的信息孤島問題，保證內(nèi)部信息可以實時準確的聯(lián)系。最后，隨著現(xiàn)階段與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高效辦公決策系統(tǒng)的發(fā)展應(yīng)該以模型庫為基礎(chǔ)，首先解決半結(jié)構(gòu)化的決策問題，將人工智能化技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化系統(tǒng)中?？偠灾捎诮?jīng)濟不斷發(fā)展，現(xiàn)在信息技術(shù)也不斷更新?lián)Q代，因此，要想保證高校招生管理系統(tǒng)可以緊隨社會發(fā)展，就要時刻把我先進技術(shù)的引入問題，促進高校信息化建設(shè)。

6 總結(jié)

學生公寓管理信息系統(tǒng)以計算機網(wǎng)絡(luò)為控制中心，使得高校學生公寓管理手段有了非常明顯的變化，同時也極大地促進了學生公寓向管理網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。從而高校學生公寓管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了各子系統(tǒng)間信息的共享，擁有了更加高效的管理手段，為學生提供了非常大的方便，同時學生公寓也更加安全舒適，品質(zhì)更高，服務(wù)更全面，提升了管理理念的同時，轉(zhuǎn)變了工作方式，變化了服務(wù)流程，也使得管理方式更加創(chuàng)新高效。

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