企業搭建辦公會系統的思路及關鍵技術分析

李蜀

[摘 要]在市場經濟的背景下，企業應當探尋一種以最少的資源投入完成多項任務的運營模式，從而實現效益最大化的目標。為提升會議效率、減少會議支出，企業可利用移動技術搭建辦公會系統。基于此，本文從企業搭建辦公會系統的重要意義入手，分析了企業辦公會系統的搭建及關鍵技術。

[關鍵詞]企業；辦公會系統；搭建技術

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.045

[中圖分類號]F270 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-00-02

1 企業搭建辦公會系統的重要意義

對于集團企業而言，由于實際工作需要，常常會召開各種類型的會議，如總裁辦公會議、董事會議、分公司經理級會議，等等。在傳統的會議模式中，會議的組織者需要借助辦公自動化系統通知相關人員到指定的會場參加會議。因集團企業具有規模大的特點，加之參與會議的人員較為分散，所以，一場會議從籌備到結束需要持續相當的時間，前期準備耗時較長，會議期間產生的費用相對較高，在一定程度上提高了企業成本。據統計，跨區域的大型集團企業，每年因開會造成的額外經濟損失約為800萬～1 000萬元。由此可見，會議開支已經成為大型集團重要的成本支出。隨著網絡信息時代的到來，移動通訊技術得到快速發展，為順應移動技術改變企業經營管理模式的潮流，實現快捷、高效、無紙化辦公，并降低會議的整體開支，某集團企業決定建立總裁辦公會系統，該系統針對議題預覽、審議等需求，打造移動辦公，通過開發專屬的APP應用程序提升會議效率，從而使集團內部的溝通變得更加順暢。該系統的搭建和應用，可以滿足集團日益增多的會議管理需要，并為各部門提供便利的與會條件，使管理人員能夠更加高效地提交會議議題，及時查看議題的審

核結果。

2 企業搭建辦公會系統的思路及關鍵技術

2.1 辦公會系統的設計思路

本文提出的總裁辦公會系統由兩個部分組成：一部分為管理平臺，它的主要作用是為各部門的會議管理人員服務，通過該平臺會議管理人員可以發起議題及提交議題文件；另一部部分為移動端，可在IPAD上使用總裁辦公會APP，集團領導能夠隨時查看議題的詳情及會議安排情況，并且還能在移動端上對議題進行批注及編輯。

2.2 系統的具體功能

2.2.1 管理平臺的功能

本系統中的管理平臺即PC端，采用的是模塊化設計理念，由5個模塊組成，具體如圖1所示。

管理平臺中的每個模塊都具備相關功能，具體包括以下幾個方面。

（1）登錄管理模塊的功能。該模塊可驗證登錄系統的用戶身份，確認用戶名和密碼全部正確后，用戶才能正常登錄系統，同時系統支持SSL加密傳輸。SSL即安全套接層，這是一種網絡安全協議，它能夠為數據完整性提供保障。

（2）議題管理模塊的功能。通過該模塊，會議議題的發起人可創建新的議題，能夠直接在系統中填寫議題的標題、時間、類型、部門等信息，并且還能上傳議題的附件。在議題未被選中前，可以借助該模塊，對議題內容進行修改、編輯、刪除和保存。議題發起人員可通過列表的形式查詢發起的議題，可按關鍵詞搜索議題。議題附件支持以下幾種格式：Word、Excel、PPT、PDF等。議題共有保存、提交、初審、終審和駁回5種狀態。

（3）會議管理模塊的功能。會議管理人員通過該模塊可在系統中創建會議申請，同時可填寫會議的標題、類型、時間、地點等信息。當議題通過初審后，可提交給總裁進行終審，從多個議題選擇最近的會議。會議管理人員可在系統中對領導批示的議題副本進行查詢和瀏覽，可對不同領導的批示進行分別展示。當會議完畢后，管理員可以利用該模塊對本次會議申請進行結束歸檔。

（4）用戶管理模塊的功能。管理員可按照實際需要，為用戶分配不同的系統使用權限。

（5）系統設置管理模塊的功能。通過該模塊，可對會議類型、議題類型以及會議地址進行自定義配置。

2.2.2 移動端的功能

在本系統中，移動端具有如下功能。

（1）最近會議。用戶登錄后，應用會展示最近的會議界面，主要包括會議議題、時間、地點、需要進行決策的議題列表等內容。

（2）議題詳情。用戶可在最近會議界面中，點擊議題列表內的議題，此時界面會自動跳轉到議題詳情。該界面除了包含議題的標題、時間、地點等信息之外，還有附件列表，點擊附件列表可對其中的內容進行瀏覽和編輯，修改后的附件可上傳至服務器。總裁對議題的附件進行批注、審核時產生的副本，僅總裁和管理員可見。

（3）歷史會議。系統管理員可對同一次會議中所有的議題進行歸檔，通過APP客戶端，用戶可在歷史會議模塊中查看相關內容。歷史會議在APP客戶端中以“會議時間+類型”的組合形式呈現給用戶。

2.3 系統的搭建與實現

2.3.1 管理平臺

在該平臺的搭建與實現中，會議管理和議題管理是重點環節。①會議管理。在系統主界面的左側導航欄中，點擊會議管理后，選擇會議列表，用戶便可進入會議列表界面，在該界面可以完成會議創建、查詢、刪除、歸檔等操作。在已歸檔的歷史會議列表中，用戶可查詢歷史會議。②議題管理。進入議題列表管理界面的用戶需要具有一定的權限，各部門主任的賬號登錄系統后才能進入該界面，才能對議題進行創建和編輯。同時，使用辦公室主任的賬號登錄系統，可進入議題審核管理界面，在該界面中可完成議題查詢、初審、終審等操作。

2.3.2 移動應用

在移動端應用辦公會系統中的相關功能時，需要先進行下載安裝，首次啟動APP程序時，需要登錄VPN（虛擬專用網絡），點擊允許VPN配置，隨后在登錄界面中輸入用戶名、密碼，系統驗證無誤后，便可正常登錄。在APP應用首頁中有最近會議和歷史會議，用戶可以根據需要進行選擇。

2.4 系統軟件設計

本系統在設計軟件時遵循先進性、安全性、可靠性的原則，采用當前最流行的分層模式，軟件的總體架構如圖2所示。

從圖2可以看出，系統軟件共分為3層，即展示層、應用層和基礎層。其中，展示層由PC端和移動端組成；應用層由會議管理、議題管理、會議類型、會議地點、文件管理、客戶端接口管理等功能模塊構成；基礎層包含軟件平臺和基礎設施。

2.5 系統搭建的關鍵技術

2.5.1 WPS技術

在本系統中，決策會議應用與WPS技術進行集成，由此可實現文檔瀏覽、編輯等功能。具體的技術流程如下：當用戶點擊附件名時，APP能夠自行調用WPS軟件接口，從而打開相關的附件；用戶可對附件進行瀏覽、編輯等操作，并在完成修改后，點擊“×”時，系統會提示用戶是否保存修改結果；用戶點擊保存，WPS通過接口將文件副本回傳給APP。

2.5.2 VPN技術

本系統中的決策會議應用與VPN技術進行集成，由此實現了安全訪問。具體的技術流程如下：用戶點擊圖標啟動APP后，APP會自行調用VPN功能，自動創建VPN鏈接，APP所有的業務數據全部在VPN網絡通道內運行，確保了訪問的安全性。

3 結 語

搭建辦公會系統是一個較為復雜的過程，為使系統能夠滿足企業的應用需要，必須結合實際情況設計系統的功能模塊。同時，要保證軟件的先進性，并采取合理可行的技術，提高系統運行的安全性和穩定性。

主要參考文獻

[1]王福安，牧元利.高清視頻會議系統關鍵技術分析[J].中國新通信，2018（9）.

[2]郝長坤.會議音頻系統組建的需求分析與設計原則[J].電子技術與軟件工程，2018（10）.