嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用探討

王尚華

（魚臺縣交通運輸局，山東濟寧 272300）

檔案管理和檔案信息服務中嵌入性理論與方法的應用需要結合檔案管理工作的特征，同時考慮檔案用戶特點，將理論與方法先進性平移，然后實施創(chuàng)新，使其在實際的應用中最為有效，同時獲得最大的效益。當前，檔案管理工作應用嵌入性理論，首先是構建嵌入性檔案社會組織網(wǎng)絡，并建立起研究開發(fā)團隊，提升工作人員的信息網(wǎng)絡技術的應用能力，然后開展嵌入式檔案信息利用的需求調查，為用戶提供專業(yè)的服務，做出科學決策服務，逐層展開，并不斷推進。

1 嵌入性理論概述

嵌入性理論是一種根深蒂固現(xiàn)象，存在于當今社會，具備原生性和自發(fā)性這兩個特性。有目的地利用嵌入式理論構建起嵌入式管理機制，將檔案工作與社會環(huán)境二者進行融合，進而促使檔案部門與社會的各個領域實現(xiàn)有效的合作，一起推動檔案工作，使檔案管理與服務發(fā)展越來越好。

2 嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用

2.1 管理機制

嵌入機制由社會空間嵌入、技術空間嵌入和業(yè)務空間嵌入等三個方面的機制組成[1]。

一是社會空間的嵌入。建立檔案網(wǎng)絡組織信息聯(lián)盟，形成檔案管理集群網(wǎng)絡的管理機制是社會空間嵌入的一種方法。簡單來說，多存在弱聯(lián)系在不同組織和群體之間，多存在強聯(lián)系在組織和群體內部，多存在弱聯(lián)系非正式或跨類組織，多存在強聯(lián)系在正式或同類組織。檔案部門可以先動和跟進根據(jù)社會空間的嵌入規(guī)定，提前解決路徑依賴，建立多個弱聯(lián)系渠道，促進檔案網(wǎng)絡組織信息聯(lián)盟的迅速發(fā)展，讓信息聯(lián)盟活動得到更好的實施，更大地將檔案網(wǎng)絡組織信息的優(yōu)點發(fā)揮出來。

二是技術空間的嵌入。在檔案信息的快速發(fā)展之下，現(xiàn)代信息技術的各種手段都得到了發(fā)展和應用，并且被應用到檔案管理工作中，檔案管理工作以及檔案信息服務工作受到了越來越大的重視，所以榮國技術空間的犬儒將讓檔案管理時間與信息服務得到快速提升。其中，技術空間嵌入的最大特點為雙向嵌入。首先，檔案信息網(wǎng)絡會無痕嵌入政務網(wǎng)絡、物流網(wǎng)絡、聯(lián)通通信網(wǎng)絡、廣電廣播電視網(wǎng)等各種網(wǎng)絡，深度管理檔案與檔案信息服務；其次，把檔案管理信息化平臺嵌入現(xiàn)有的信息技術和相關應用，例如利用嵌入式系統(tǒng)、結果融合等信息技術和應用技術對網(wǎng)絡信息進行集合、分析使用者需求數(shù)據(jù)、進行自然語言的檢索對使用者信息需求、發(fā)現(xiàn)使用者的潛在需求并將檔案信息定向地推送出去，最大程度的滿足檔案信息用戶的需求。

三是業(yè)務空間嵌入。業(yè)務空間的嵌入表現(xiàn)主要是由于檔案管理工作涉及各行各業(yè)當中，小到對于具體業(yè)務工作，有效整合信息，建立雙向互動關系從制度的管理、組織體系、團隊的創(chuàng)新性和信息平臺等方面，形成檔案工作的制度與管理制度。業(yè)務空間的嵌入包括了四個方面，即業(yè)務人員、業(yè)務部門、業(yè)務內容和業(yè)務平臺的嵌入，通過上述四個方面的嵌入，形成了檔案工作新的組織信息體系。如今，檔案信息服務方式有傳統(tǒng)的被動方式和訂單式檔案，其中，訂單式的檔案指的是檔案工作按照檔案信息用戶的要求提供的檔案服務，經(jīng)過調查統(tǒng)計，絕大部分的檔案部門都面臨著相同的問題，例如客戶無明確的要求、業(yè)務辦理不順利，以及客戶地點不確定等問題。

業(yè)務空間的嵌入，使得檔案工作人員與所涉及業(yè)務工作聯(lián)系密切了，使得業(yè)務進展以及存在的問題得到快速地了解和掌握，從而提高檔案管理質量。

而且對于業(yè)務空間的嵌入一定要有足夠資源，不然，這種嵌入只是空談，實際上是不能實現(xiàn)的。

2.2 嵌入式檔案信息服務

嵌入式檔案信息服務主要涉及三個方面：一是專題服務；二是專業(yè)服務；三是知識服務等[2]。

一是專題服務。在檔案服務工作中，嵌入式專題服務是非常重要的內容之一，其基礎在于全程參與到用戶的管理活動中，同時進行科學研究、生產(chǎn)與實踐，將社會網(wǎng)絡中的人、財、物和技術資源等向聯(lián)合，利用雙向嵌入形式，達到優(yōu)勢互補、互惠互利，實現(xiàn)相互之間的互動、協(xié)調、制成和共享，實現(xiàn)共同的建設與創(chuàng)新。嵌入式專題檔案信息服務同時還具備了用戶全程情境需求特點，讓不同的工作可獲得不同檔案專題信息服務流程。以前的檔案專題服務基本是以圍繞領導、各部門和群眾需要展開的，開展專題檔案信息服務是通過發(fā)掘檔案的信息資源，策劃檔案服務項目，鉆研、加工和合成檔案信息，通過成果的編研、匯編，將研究成果展示出來。如今，檔案信息專題服務是先考察檔案用戶的信息需求，并將研究成果作為信息提供給用戶，實現(xiàn)主動式信息服務，這種服務方式與被動信息服務相比，服務水平有很大的提升。然而，定向導致其服務的深度、廣度、質量、水平和績效存在缺陷。

二是專業(yè)服務。建設參與用戶專業(yè)活動的嵌入式檔案信息服務就是嵌入式專業(yè)服務。開展嵌入式檔案信息服務，從社會網(wǎng)絡結構分析，以個體、群體和組織網(wǎng)絡的相互關系作為一種動力，對檔案用戶的活動信息需求行為等進行討論，并建立新的檔案工作機制。以嵌入社會網(wǎng)絡為基礎，使用社會網(wǎng)絡的關系和聯(lián)系，不斷發(fā)現(xiàn)信息需求有關于社會網(wǎng)絡節(jié)點的，制定更加全面的檔案信息資源管理和服務體系，提升檔案信息共享性和服務性。與此同時，將檔案工作范圍擴展，增加檔案管的館藏，進而大幅度地提升檔案的資源優(yōu)勢以及服務水平。

三是知識服務。嵌入性作為檔案知識化功能的重要特性中的其中一點，在社會網(wǎng)絡結構中將檔案信息的知識進行組織、加工、處理和服務嵌入，使得對于知識的社會價值更全面地認識，知識服務更好地開展。

3 結語

本文對嵌入性理論在嵌入式檔案管理機制和嵌入式檔案信息服務等方面進行了初步的討論。通過上述討論可以發(fā)現(xiàn)在檔案信息管理與服務中融入嵌入性理論對提高檔案信息服務水平具有顯著的推動作用。