物質集中采購存在的風險及對策

路　光

(武鋼有限采購部(國貿公司)，湖北 武漢 430080)

集中采購被越來越多的大型公司所接受，它能為公司降低采購成本，實現公司高性價比采購目標。本文以武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購為研究對象，分析武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購的必要性及存在的風險，并對未來發展提出建議。

一、集中采購定義

集中采購適用于特大型企業、股份公司或跨國公司中能夠形成一定規模優勢的批量且標準化程度較高的同類貨物和服務，如大批量原燃料、資材備件、工程設備等。集中采購是將一定時限內不同需求主體重復和分散的同類貨物或服務需求進行整合歸并，形成集中批量采購的規模優勢，實現采購需求、采購時間、采購人員、采購地點以及供應商的適度集中，實現需求標的及服務高性價比的采購組織形式。

二、武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購的必要性

1.戰略調整的需要

寶鋼武鋼整合后，寶鋼股份四個生產基地服從總部整體的管理要求，總部對原燃料、工程設備、資材備件的集中采購成為寶鋼股份的采購戰略選擇。

2.寶鋼股份自身特點

寶鋼股份的四大生產基地采購需求具有一定的通用性，寶鋼股份可以從集中采購中得到高性價比的物質，可在與供應商的年度談判中獲得更多的價格談判話語權，可以通過集中采購保障資材供應的平衡性和連續性。

3.物質集中采購能幫助寶鋼股份降本增效

2016年中國粗鋼總產能超過8億噸，若不能大量淘汰落后產能和關停地條鋼，中國鋼鐵很長時期將處于供大于求的局面。在這種形勢下，寶鋼股份對外主動拓展市場，對內強化集中采購一體化管理，持續開展降本增效活動，這成為寶鋼股份應對惡劣市場環境的主要策略。武鋼有限協同寶鋼股份穩步推進集中采購降本增效工作， 2017年1-7月份，原料、資材備件及工程設備集中采購業務協同降本創效1.7億元。

三、武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購存在的風險

武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購之前，采購體系存在的風險可以從組織體制、業務流程、信息化建設與電子商務、物料代碼體系、供應商管理、監督管理等方面進行分析。

1.組織體制

武鋼有限公司采購職能分散到其內部各部門，它們分別為采購部(國貿公司)、工程設備部、設備管理部、計控公司、機電總公司、金資公司、運輸部、技術中心等。這些部門使用不同的管理辦法、采購流程及政策，為公司物質集中采購管理帶來一定的障礙。

2.業務流程

業務流程方面存在的風險主要有：1)武鋼有限內部各公司的采購業務流程都不完全相同，流程控制也有區別，存在一定的風險；2)通常，備品備件從計劃申報到簽訂采購合同并送貨，周期長，備件庫存周轉率低；3)武鋼有限內部各部門供應商選擇決策過程不公開、不透明。

3.信息化建設與電子商務

信息化建設與電子商務方面存在的風險是武鋼有限內部各單位信息化發展水平不平衡，無論是辦公系統、財務系統，還是產銷系統，各單位的系統未對接，信息不能互通。這些都影響集中采購信息化建設一體化進程。

4.物料代碼體系

物料代碼體系方面存在的風險主要有：1)部分單位雖然有物料編碼系統，但是物料分類缺乏一定的科學性和嚴謹性，不能適應采購一體化物料編碼的要求；2)由于部分采購物質的分類界定模糊，不同業務部門之間經常對此爭論不休。這些因素影響到集中采購業務的正常開展。

5.供應商管理

供應商管理方面存在的風險主要有：1)部分單位的供應商中獨家供或中間商比例大，供應的連續性與穩定性受到供應商生產風險以及投機風險的威脅較大，采購物質價格很難降低； 2)每個單位對供應商的評價標準不統一，對供應商管理水平參差不齊，供應商的進入門檻有高有低。這些因素影響到集中采購的質量、價格。

6.監督管理

武鋼有限各單位的監控制度仍不完善，公司監督管理部門行使職責不到位和監督管理隊伍的工作能力和素養有時也會給物質集中采購工作帶來不利影響。

四、防范武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購風險的主要對策

針對上述存在的風險，武鋼有限協同寶鋼股份進行物質集中采購時，主要采取下列應對策略。

1.建立集中采購的組織架構

武鋼有限按照寶鋼股份文件精神要求，對標寶山基地采購部門機構設置情況，對現有機構設置及職能進行調整，將工程設備部、設備管理部、計控公司、機電總公司、金資公司、運輸部、技術中心的采購職能進行集中，統一由采購部(國貿公司)進行采購管理。為全面推進物質集中采購信息化工作，有效推動原料、資材備件、工程設備集中采購信息化對接，武鋼有限抽出精干人員成立武鋼有限集中采購信息化專班，接受公司領導直接管理，同時制定激勵約束機制、工作流程和工作標準，提高集中采購的專業化水平和效率，保證采購實施和管控工作精干高效。

2.修訂管理制度，規定集中采購工作流程，規范集中采購目錄

對照寶鋼股份的管理制度，武鋼有限采購部修訂了相應的管理制度，先后下發了資材備件供應商管理制度、原料供應商管理制度、采購方式管理辦法、供應商二方審核管理制度、采購供應鏈系統物料基本信息管理辦法等制度。同時，武鋼有限采購部還重新梳理了專業化、標準化的集中采購工作流程，使得各相關部門緊緊圍繞集中采購工作程序，協同配合、規范運行，確保集中采購質量和成效。

另外，武鋼有限采購部根據集中采購整體情況，合理確定集中采購的范圍、規模、標準，定期分析需求變化情況，及時進行動態調整。

3.建立集中采購信息化管理系統

依托寶鋼股份物質集中采購系統和標準財務系統，寶鋼股份建立物質集中采購信息化管理系統覆蓋武鋼有限，它能規范、透明、高效地完成集中采購任務及共享采購交易信息。

同時，歐冶采購平臺配套物質集中采購系統覆蓋武鋼有限，主要內容包括：

1)能完成在線尋源，實現擬選、詢價、報價、擬簽、中標結果全流程在線交易。

2)與物質集中采購系統對接實現電子合同業務，替代傳統紙質合同。

3)與物質集中采購系統對接實現結算發票錄入、查詢與打印功能。

4.構建寶鋼股份物料代碼體系

關于物料代碼體系，武鋼有限采購部對標寶鋼股份資材備件采購部，對現有的物料分類進行梳理，整理出原料物料葉類數量為31類，資材備件部物料葉類數量為769類。下一步，武鋼有限采購部按照寶鋼股份提供的物料清單來梳理現有20余萬條料號，能夠匹配寶鋼股份的物料代碼的直接引用，不能匹配寶鋼股份的物料代碼則要新增物料代碼。對于分類界定模糊的物料代碼，遵循如下原則來判定：先看物料代碼名稱，再看物料代碼屬性，最后看物料代碼的生產廠家。四大生產基地最終實現統一使用寶鋼股份的物料代碼體系。

5.引入寶鋼股份供應商管理經驗

武鋼有限優化現有的供應商渠道，加大取消中間商力度，打破獨家供，引入寶鋼股份優質供應商，采用寶鋼股份的供應商管理辦法來管理武鋼有限的供應商。同時，武鋼有限效仿寶鋼股份，建立采購成果總結評價機制，修訂供應商年度評價制度和供方二方審核制度，將供方產品技術性能、質量、價格競爭性、履約結果、經營動態、售后服務等評價記錄在供應商檔案中。

另外，武鋼有限借助寶鋼股份歐冶采購平臺可完成供應商在線管理，內容包括供應商在線注冊、信息管理、資質管理及預警、供應商自薦入圍、禁入名單管理、合格供應商的啟用、停用等。該采購平臺與物質集中采購系統在線協同，實現供應商信息同步統一管理。

6.建立健全監督管理制度

武鋼有限建立與集中采購體系相適應的監控制度，公司內控部門不斷提高監督管理隊伍的工作能力和素養，加強對集中采購實施前、實施中和實施后的監督控制，結合集中采購組織架構、崗位職責以及業務流程環節，科學設置監控節點，借此規范采購行為，避免法律、商業和廉政風險，杜絕腐敗交易。同時，依法必須招標的項目要接受有關行政、社會公眾的監督。

參考文獻：

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