提高高校光學儀器設備管理水平的途徑

(南京工業大學 江蘇省柔性電子重點實驗室 先進材料研究院江蘇先進生物與化學制造協同創新中心柔性電子研究部,江蘇 南京 211816)

1 引言

隨著雙一流大學建設等新政策不斷推進,對高校科研人員科研水平的要求越來越高,而科研水平的提高離不開學校的硬件設施配套,如大型測試儀器的配備，這就要求高校儀器設備管理水平要不斷提升,為創造一流學術成果提供強有力保障。

2 現代高校光學儀器管理中存在的問題

2.1 光學儀器設備使用率低

實驗室光學設備利用率不高的主要原因有:一是購置不合理,因為某個科研項目而盲目購置,調研不充分,或是選型落后,或是功能過高;二是大型光學儀器購買成本高,運行維護成本也高,有些單位無足夠經費用來維護儀器,導致儀器損壞后無法維修;三是有些部門存在重復購置現象,喜新厭舊,舊的儀器就被閑置下來;四是目前國內高校從事光學方向的研究人員相對較少。

2.2 光學儀器設備缺少專業的管理人員

光學儀器的精密性決定了其在使用過程中操作者必須嚴格遵守操作規程,并且儀器必須處于干燥、透氣、清潔的工作環境中。有些高校為了節省開支,不給二級單位配置專職的光學儀器設備管理人員及專門的超凈實驗室,或者即使配置了,但是由于管理人員的地位低、待遇低,管理員嚴重流失,現有的管理人員缺少相關的光學專業理論知識和管理技能,且配置的超凈實驗室無法達到儀器要求的運行環境,導致儀器光學元件出現發霉、生霧、蒙灰以及機械部分銹蝕、機械結構變形、動作失靈等情況,使得儀器無法正常使用,甚至損壞,增加了學校的經濟負擔。

2.3 光學儀器管理規章制度不完善

俗話說：無規矩難成方圓。科學健全的管理制度是儀器有序運行的根本保障。部分高校的二級學院生搬硬套其他部門或其他相關專業的儀器管理制度,只注重一般儀器操作使用過程的說明,儀器預約、收費及懲罰制度不夠細化,未考慮光學儀器的具體管理要求,致使儀器出現問題無法得到及時解決。

2.4 光學儀器設備缺少定期檢修、維護和保養

大型光學精密儀器只有定期檢修維護,才能保障其正常運行。而現有的儀器管理制度存在重使用、輕維護的問題。國家教育部《高等學校儀器設備管理辦法》明確規定：“大型儀器設備購置后,應保證每年的運行維修費所需不低于購置費的6%”。但是部分學校部門根本沒有專門的維修經費,導致儀器出現問題不能及時處理;還有些學校部門在最開始制定光學儀器管理制度時,就未能明確維修責任,導致儀器出現故障后,無人擔責。

2.5 光學儀器設備缺少信息化智能管理體系

國內現有的儀器管理預約系統多是半人工半智能模式,光學儀器也不例外,如預約系統無法智能控制儀器開關機,導致使用者經常超時使用；無法實現跨部門跨地區預約扣費；對于一些大型儀器特殊功能扣費無法做到精細區分,多數還是要使用紙質版的預約申請單預約申請、繳納機時費等。

2.6 光學儀器設備缺少有效地開放共享機制

目前,部分高校成立了相應的分析測試中心,在網站上公開光學儀器信息及相關負責人聯系方式,但是,多數高校都沒有分析測試中心,許多大型光學精密設備也沒有在部門網站公開,只是對本部門開放使用,這就導致其他高校和企業無法知悉并使用。大大降低了高校與高校、高校與企業之間的合作交流,無法實現互利共贏,使得光學儀器使用率大大降低,同時也增加了儀器自身維修負擔。

2.7 光學儀器設備管理缺少有效的績效考核評估機制

目前,在部分高校,相對于專職科研崗位,實驗技術崗不受重視,待遇相對偏低,使得實驗技術崗位人員普遍工作積極性不夠,處于被動工作狀態,加之,部分高校人員對實驗技術崗位人員考核相對粗略,不能根據儀器的資產原值、精密程度、年使用機時、年維護維修次數、管理儀器數量及實驗室間數來衡量管理者的工作量,一概而論,獎懲不明,嚴重影響了光學儀器管理員的積極性。

3 高校光學儀器設備管理提升途徑

3.1 加強光學儀器管理人員的培訓,提升其管理水平

目前,光學儀器設備的自動化水平越來越高,實驗人員的技術水平直接影響著實驗結果的準確性和儀器設備的利用率,所以需要為光學相關實驗技術人員積極創造條件,通過短期培訓、學習深造、考察交流、參加學術會議等多種途徑,了解光學儀器設備發展動態和學科前沿技術,學習相關儀器管理方面的理論和操作技能,使每一位管理員對所管理的儀器設備性能完全了解,進一步提升其管理水平。同時明確管理員的崗位責任,鼓勵其參加職稱評定,根據大家的實際需要為管理人員提供進修、提升通道，進一步激發管理人員的創新意識,調動大家的積極性和創造性,達到提升管理水平的目的。

3.2 加強和完善管理人員績效考核評估和大型光學儀器設備考核機制

3.2.1 加強和完善管理人員績效考核評估

把光學儀器設備總體運行情況作為儀器管理人員績效考核評估的重要依據,對管理儀器的資產原值、測試機時情況、管理儀器數量、管理實驗室數量、培訓人數、科研成果、功能開發、對外服務、儀器設備完好率和運行環境良好程度、維修費用投入與產生經濟效益、檔案建設等進行綜合評估。基于此,每年年底對所有管理人員進行綜合考評,獎罰分明,進一步激勵、督促管理人員提升管理水平;落實儀器管理人員編制和崗位責任制,實施實驗系列職稱單獨評定制度，確保實驗技術人員的利益,從而穩定大型儀器管理技術隊伍。

3.2.2 完善大型貴重光學儀器設備考核機制

學校資產管理處每月對全校各單位、各部門的貴重儀器設備進行抽查考核，包括：(1) 預約、使用、賬目相符情況;(2) 大型貴重精密儀器設備的使用率、故障率，相關管理規章制度是否健全;(3) 儀器參數資料保存是否完整等。光學儀器設備管理人員根據定期檢查結果,逐項如實填寫《大型儀器設備年使用情況調查表》、《貴重儀器效益考核抽查統計表》,經各單位部門設備管理員簽字認可后存檔備查。對大型貴重精密儀管理不到位的單位,設備管理人員應指導、督促其進行整改。

3.3 加強光學儀器設備的定期維護,建立健全的儀器設備檢定制度

光學儀器設備應重維護,儀器管理員應定期對正常運行的光學儀器設備進行檢查、保養,發現故障及時排除,減少故障發生率。實驗室常見光學儀器有:邁克爾遜干涉儀、顯微鏡、單色儀、光譜儀、激光器、橢圓偏振光譜儀、光度色度儀、分光計、空間光調制器等,這些光學儀器主要由透鏡、棱鏡、平面鏡、球面鏡、光柵等光學元件組成,一些光學儀器還包括機械部分和電的部分,這就需要維護者注意實驗室環境、潔凈度等因素。在定期維護的同時，還需及時記錄并保存各個儀器設備的使用情況、故障情況、環境條件、維護方式及保養頻率等因素,為定期檢修和保養做準備。對于大中型光學設備,需要設置固定的檢修維護時間,定期檢修、維護、校準;對于小型光學設備,在擬定詳細的開關機順序及使用流程的基礎上,應列出常見故障及故障解決措施。

3.4 加強光學儀器設備的分類管理

光學實驗室可以根據光學儀器設備的具體用途及運行環境要求劃分種類管理。對于中小型常規儀器設備可以分散管理,由每個儀器管理員自行管理,并建立預約使用登記制度,方便查詢儀器設備的預約使用、維護和維修情況,如包含有透鏡等光學元件的中小型儀器就需要潔凈且干燥的實驗室環境。對于大型精密儀器設備可以實行集中管理,如SEM、STEM、TEM等大型儀器,由學校相關部門建立合理的管理機制,采取專管專用、專管共用和托管共用相結合的管理模式,實現資源共享,提高儀器設備的利用率。

3.5 制定并完善光學儀器設備管理規章制度

許多實驗室現有的光學儀器設備管理規章制度不健全、不規范或可操作性不強,如檢修后的驗收、維護的具體內容、簡單故障的處理方式等具體問題規定不詳,導致管理人員很難按照規定執行,無法準確記錄光學儀器設備的使用和維護保養情況,無法產生監督管理的效果。因此,各個儀器管理員需要制定與儀器設備相對應的規章制度,詳細規定儀器預約流程、操作流程、使用注意事項、普通故障處理、質量控制流程、日常維護細則及操作失誤懲罰措施等相關內容,并對規章制度的執行加強監督,確保儀器設備的規范使用。

3.6 加強儀器設備信息化管理,建立健全的網絡共享平臺

各學校各部門應建立儀器設備網絡共享平臺,如建立光學儀器設備分析測試中心,并與其他學校部門實驗室聯網,實現資源共享,充分利用信息化手段,提高設備管理使用效率。在管理系統中應公開儀器設備相關信息,如調研、申請、采購、安裝、預約使用、檢測、維修、保養和報廢等相關信息,統一填寫《管理單位科研設施與儀器開放服務信息公示表》,并實現隨時查詢功能,使各級用戶能夠隨時查詢設備參數信息及使用情況,使設備的各項信息透明化,最大限度地發揮設備的社會效益和經濟效益。

4 結語

高校實驗室儀器管理和維護是搞好教學和科研的基礎,是建設雙一流大學的重要保障,光學儀器設備是高校儀器設備的重要組成部分,對光學儀器設備的管理和維護不容忽視。本文概括了目前光學儀器管理過程中存在的問題以及提升方法,希望光學儀器管理人員通過這些方法可以進一步提升光學儀器的管理水平,更好地為教學和科研服務。