淺談如何提高獨立院校檔案人員的素質

譚滿紅

（廣西科技大學鹿山學院，廣西柳州　545000）

隨著信息化的不斷進展，檔案管理成了獨立院校工作中的重點，這需要得到獨立院校管理人員的高度重視，直接關系到教學質量的好壞。在此過程中，檔案管理人員是保障檔案工作順利開展的首要前提，一個高水平高素質的檔案人員團隊，能夠保障獨立院校檔案信息的準確性和真實性，科學合理的記錄獨立院校的工作情況，有利于獨立院校在不斷地發展過程中探索新的發展模式，革除舊有的弊端，也是促進外國教育事業進步的關鍵所在。但是在我國目前的獨立院校檔案工作中，許多工作人員由于專業能力和工作態度的原因，在檔案工作中出現了很多問題，這也成了阻礙獨立院校檔案工作順利進行的重要原因。所以，如何明確檔案人員的職責，提升其素質成了獨立院校需要具體考慮的問題。

1　我國目前獨立院校檔案工作存在的問題

獨立院校領導和工作人員對于檔案工作的不重視，是目前存在于我國獨立院校中的主要問題，由于很多領導在處理完重要的文件后沒有及時交給檔案人員進行專業處理，導致在學院的發展規劃中缺少了很多數據的支持，不利于學院的長久發展。另外，獨立院校檔案工作人員在工作態度上不是很積極，缺少有效的競爭機制，這就使得檔案工作人員在工作過程中不能增強自己的敬業奉獻精神，導致檔案管理工作的弊端日益顯現。檔案工作人員的專業能力低下，也是限制檔案工作有效開展的關鍵性因素，這將直接影響檔案工作的質量好壞。

兼職檔案員的使用在一定程度上促進了檔案工作的效率，但是很多獨立院校存在兼職檔案工作人員更換頻繁的狀況，上一個工作人員還沒有完全熟悉工作內容，就已經換新的工作人員進行工作的處理，這在一定程度上會影響檔案工作的交接，可能產生工作的失誤，不能為獨立院校的發展提供堅實的基礎。

2　提高獨立院校檔案人員素質的措施

2.1　提升檔案人員專業能力

隨著社會的不斷發展，很多獨立院校檔案人員的專業能力已經不適應新形勢下檔案工作的基本要求，這就使得他們在工作中出現傳統陋習，不利于檔案工作的開展。為此，需要不斷提升獨立院校檔案人員的專業知識和技能，通過定期的培訓和講座，不斷更新檔案人員的知識系統，以適應現代化社會的發展和獨立院校創新的需要?？梢云刚垖I的教授或者學者進行校內培訓，在專業的角度對檔案人員進行有針對性的指導，根據個人情況，學校應該督促檔案人員制定不同的學習計劃，以提升檔案人員團隊的綜合素質。

2.2　創新檔案人員工作模式

隨著我國信息化的不斷發展，很多地方的檔案信息管理都是通過數字化的技術和設備進行的，但是在很多獨立院校還沒有專業的數字化系統來進行檔案的有效管理，即使引進了高科技的檔案管理系統，由于工作人員的傳統工作理念已經定型，導致其工作模式的陳舊。這就需要完善檔案人員的工作理念，創新工作模式，使其對數字化知識和設備進行學習，在檔案工作中盡量拋棄傳統的工作方法，利用高科技的手段開展檔案工作，不僅僅可以減輕檔案人員的工作壓力，還能夠為檔案信息的準確性和便捷性提供保障。

2.3　加強敬業奉獻精神的教育

獨立院校的檔案工作涉及學校工作的方方面面，包括教學工作和學生工作等，信息多樣而且復雜，這就需要檔案人員能夠具備很強的敬業奉獻精神，在枯燥的工作中能夠保持積極的工作態度，以樂觀的精神處理工作中的難題。這就需要獨立院校領導在平時的工作中，加強檔案人員敬業奉獻精神的教育，積極開會討論檔案工作中存在的懈怠問題，糾正工作人員的不正確思想，改善工作態度?？梢詫ぷ鞅憩F良好，具有敬業奉獻精神的工作人員進行全校的表彰，以促進其積極性，也可以為其他工作人員做出表率，促進檔案人員團隊的水平提升。

2.4　提升檔案人員服務意識

獨立院校的檔案能夠為其發展規劃的制定提供良好的參考，是獨立院校開展工作的依據，所以檔案工作其實就是為獨立院校管理人員的決策制定提供服務，這也是獨立院校檔案的價值所在。所以，應當不斷提升獨立院校檔案人員的服務意識，在平時的工作中展現良好的工作態度，明確檔案工作在服務獨立院校管理者決策方面的重要意義，有利于在思想上加強重視。應當充分調動檔案人員的工作積極性，端正服務態度，改善服務質量，在與檔案使用者進行溝通的時候積極主動熱情，幫助檔案使用者在檔案的使用過程中更加高效科學。

2.5　提高獨立院校檔案人員的協調能力

檔案工作需要協調好各方面的關系，才能夠保障其合理開展。尤其是在獨立院校中，檔案工作涉及學校工作的方方面面，工作人員在處理問題上的能力，直接決定了檔案工作的質量。首先在與獨立院校領導的關系方面，檔案人員要注意協調，因為只有在領導的重視下，檔案工作才能夠增加資金和技術投入，提升工作的效率，減輕工作壓力，這就為檔案工作的開展創造了良好的環境。其次，檔案人員應當協調好與獨立院校各部門的關系，對于各部門在檔案方面的問題和管理工作，要進行及時的溝通并反應到上級，這樣有利于在檔案工作開展的時候，能夠根據各部門的實際情況進行計劃的合理制定，也是提高工作效率和質量的關鍵點。

2.6　設置兼職檔案工作者

由于獨立院校檔案工作的復雜性，使得在現有專職檔案工作人員的配備情況之下，不能適應獨立院校工作進程，這個時候就應當設置兼職檔案工作者，協助檔案工人人員更加高效地處理檔案工作，避免工作中遺漏和延誤，有利于檔案工作團隊的建設。同時兼職檔案工作者的加入能夠促進獨立院校檔案工作者的工作積極性，增強職位的競爭性，有利于提高檔案人員的職業素養。

3　結語

獨立院校的檔案工作是獨立院校所有工作的記錄匯總和依據，不但是對先前工作的總結，更是往后開展工作的參考，所以在獨立院校工作中占有重要地位。所以檔案人員的專業素質和職業素養就成了檔案工作中的決定性因素。積極提升獨立院校檔案人員的基本素質是保障獨立院校長遠發展，促進檔案工作順利進行的保障，學院領導和工作人員都應該加強重視。