高校檔案資源的開發(fā)與利用

楊 軍

（山西財經(jīng)大學檔案館，山西太原 030006）

1 高校進行檔案資源開發(fā)與利用的重要性

我國自1977年全面恢復高等教育考試以來，教育體制幾經(jīng)改革，不斷深入，高校檔案資源的管理和開發(fā)也越來越顯現(xiàn)出不可或缺的重要作用。尤其是傳統(tǒng)的高校檔案資源開發(fā)、利用的漏洞不斷顯現(xiàn)出來，難以再適應新時代的發(fā)展要求，也難以趕上當今社會的發(fā)展步伐。高校的檔案資源開發(fā)、利用管理工作的改革是必然的，當今高校多以科研型和教學型進行劃分，但無論高校傾向何種發(fā)展道路，都會以高校在發(fā)展進程中形成的檔案資源為借鑒、為導向，檔案館通過對館藏檔案資源的合理開發(fā)，能有效提高高校領(lǐng)導決策的正確率，實現(xiàn)檔案資源的利用價值。此外，學校以教師和學生的發(fā)展為中心，妥善保管全部教學過程檔案，同時加以利用、開發(fā)，定會為教師進行教學改革，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，學生明確培養(yǎng)目標等提供有價值的參考。因此，加強高校檔案資源的開發(fā)、利用工作有其獨特的重要意義。

2 高校檔案資源工作存在的問題

我們看到，目前高校檔案資源工作處在較傳統(tǒng)的初期階段，存在技術(shù)性、邊緣化、專業(yè)人才缺乏、資金短缺等一系列問題，這些客觀問題的存在影響到檔案資源工作效用的發(fā)揮。

首先，對高校檔案資源的管理客觀上存在技術(shù)性問題。很多高校檔案管理沒有隨著信息化、電子化的發(fā)展而發(fā)展，仍處在傳統(tǒng)的管理方式下，高校檔案資源形式上以紙質(zhì)材料為主，其存儲和管理更為傳統(tǒng)，多依靠工作人員的經(jīng)驗進行，不僅儲存占用空間大，而且進行檢索、提取、開發(fā)、利用更是不方便，利用效率低下。很多紙質(zhì)檔案處在長年封存狀態(tài)，從海量的紙質(zhì)檔案信息中提取、歸納有用信息，仿若大海撈針，根本發(fā)揮不出資源應有的作用。紙質(zhì)檔案檢索和開發(fā)的能力在大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理面前顯得蒼白無力，高校檔案資源工作想要走出困境，得到發(fā)展就不能固步自封，必須尋求創(chuàng)新，緊跟時代的潮流。

其次，傳統(tǒng)的高校檔案資源工作開展存在邊緣化問題。傳統(tǒng)的高校檔案資源管理工作被很多人認為是簡單的資料存儲工作，是附屬工作，檔案資源工作的重要性及其特殊意義得不到普遍的認可，高校領(lǐng)導和一些人員對檔案工作的固化觀念會影響檔案資源工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使其只能處在邊緣化的境地。

第三，由于以往高校更多地把精力和目光投入到學校的科研和教學上，投入到它們產(chǎn)生的成果、效能上，往往忽視了高校檔案資源產(chǎn)生的重大效益，使得高校檔案資源開發(fā)、利用工作處在的不受重視的窘境，也使高校檔案工作的人才引入受到影響。檔案資源工作人員一般在高校得不到重視，工作條件、晉升通道也不及其他高校員工，導致更高層次的檔案資源開發(fā)和利用人才不僅不易引進，還在不斷的流失。現(xiàn)實中高校檔案資源工作人員評定職稱不易是多年存在的問題，這些實際問題難以解決，必然會使他們失去工作熱情，轉(zhuǎn)崗或過得過且過的生活，長期下去，難以實現(xiàn)檔案資源管理工作的創(chuàng)新，就更不用說檔案資源信息的再開發(fā)再創(chuàng)造和充分利用了。因此，高校檔案資源開發(fā)和利用工作中，人才資源的合理安排和積極引進也是改善現(xiàn)今檔案資源管理工作的必要條件和動力源泉。

第四，傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)工作較為分散，對于高校檔案而言是記錄多，分析少，且分析片面，不能完全體現(xiàn)出檔案資源的真正價值，此外， 檔案資源開發(fā)利用研究工作較多地集中在研究領(lǐng)域人員即研究檔案學相關(guān)學科的學者或?qū)W生身上，而實際從事檔案管理的工作人員則涉獵不多、不深。他們忙于應付日常瑣碎的常規(guī)工作，很難再有精力進行深入學習探討，勢必形成懂科研的不熟悉檔案實際操作應用，懂檔案管理的又不擅長搞科研的局面，最終結(jié)果是研究成果與實際工作脫節(jié)。

最后，現(xiàn)今高校檔案資源開發(fā)工作缺乏資金支持。沒有資金，引不來新進的管理技術(shù)，引不來專業(yè)的軟件，更引不來優(yōu)秀的人才，此外，檔案館的升級改造，前期對檔案資源進行基礎(chǔ)性工作都需要資金支持。因此，轉(zhuǎn)變高校對檔案資源建設(shè)刻板觀念，致力于尋求高校資金的支持，也是順利進行檔案資源工作的一個必要條件。

3 加強高校檔案資源開發(fā)與利用的思路

3.1 充分利用現(xiàn)代技術(shù)攻克檔案資源管理技術(shù)難題

針對高校檔案資源開發(fā)和利用工作仍然以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的現(xiàn)實情況，將電子檔案引入檔案資源管理工作是改革的一個突破口。電子檔案的發(fā)展依靠現(xiàn)代技術(shù)支撐，需要線上數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立與線下紙質(zhì)檔案的完整對接。當然，電子檔案的引入并不意味著紙質(zhì)檔案的消失，而是二者同時存在，取長補短，相輔相成，共同進行高校檔案資源管理工作。紙質(zhì)檔案和電子檔案對高校檔案資源開發(fā)和利用工作的開展缺一不可，電子檔案具備檢索效率高，存儲量大，開發(fā)性強的優(yōu)勢，但也存在較大的安全隱患，電子檔案倘若出現(xiàn)網(wǎng)絡故障或者軟件運行不暢的情況將更易出現(xiàn)安全事故。而紙質(zhì)檔案能夠彌補電子檔案虛擬性強，不夠穩(wěn)定的特點，為高校檔案資源留下不可替代的備份數(shù)據(jù)。現(xiàn)如今紙質(zhì)檔案仍占主流的狀況，要求我們高校要加強對電子檔案的收集管理，使紙質(zhì)檔案與電子檔案相互配合，減輕檔案資源工作人員工作負擔，集中精力進行高校檔案資源開發(fā)和利用工作，提高效率，促進高校檔案資源工作的快步運行。

3.2 將高校檔案資源建設(shè)工作放在突出重要的位置上

高校檔案資源建設(shè)邊緣化是普遍現(xiàn)象。檔案資源工作要想得到創(chuàng)新發(fā)展，必須明確檔案資源工作的重要性及其獨特意義。傳統(tǒng)的檔案資源工作把工作重心放在檔案的妥善保管和有限的利用上，缺乏積極開發(fā)利用的意識，使檔案資源工作難以真正實現(xiàn)其核心價值，因此，檔案資源工作人員只有從思想上徹底轉(zhuǎn)變，才能使這項工作煥發(fā)生機和活力。同時，高校領(lǐng)導也應提高對檔案資源工作的重視程度，若不能明確檔案資源的重要性及其對高校未來發(fā)展趨勢的重要意義，將導致檔案資源工作改革難以真正實現(xiàn)。

3.3 最大程度發(fā)揮高校檔案人員的主觀能動性

人的主觀能動性是各項工作順利開展的重要條件。高校檔案資源工作具有較強的專業(yè)性，需要檔案專業(yè)人員的參與和策劃，為檔案資源工作注入源源不斷的動力，活躍檔案資源工作氛圍。推動檔案專業(yè)人員進行傳統(tǒng)管理方式的變革，需要對以往人才管理機制進行變革，即變單一、機械為靈活、多樣且富有人性化，從而最大程度地發(fā)揮人的主觀能動性。需要建立起一套完整的人才獎勵機制，鼓勵檔案資源工作人員積極創(chuàng)造，勇于創(chuàng)新，從創(chuàng)造性工作中得到實惠。主動摒棄以往簡單重復勞動，開動腦力變被動工作為主動工作，創(chuàng)新工作。還要使其更容易在工作中獲得成就感和幸福感，從而避免高校檔案資源工作人才的流失，同時注重對專門研究人才的不斷補充，緩解高校檔案工作用人荒，素質(zhì)低下的危機。

3.4 加快人才引進和培養(yǎng)力度

人才是各項工作順利進行的保障。高校在現(xiàn)有檔案工作人員總體不足、專業(yè)化水平偏低的情況下，可以采取多種措施引進專門人才。如采取招聘、聘用方式選拔高水平人才；適當提高待遇吸引人才；放寬進入“門檻”挽留人才等辦法，用優(yōu)越的條件和一同做事業(yè)的決心吸引更高級人才的加入。當然，對現(xiàn)有檔案工作人員的培訓提高要同期進行。面對新鮮事物，新的挑戰(zhàn)，要鼓勵員工不畏困難，主動、積極地適應大環(huán)境的變化，“走出去”，學習同行先進的檔案資源建設(shè)經(jīng)驗；“請進來”，邀請相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覍W者講學，從理論上提高對工作的認識，從實踐中檢驗所學，從創(chuàng)新中體驗成功，促進工作人員積極工作的動力。

除此以外，高校檔案資源工作缺乏資金的支撐也難以順利運轉(zhuǎn)，要爭取高校領(lǐng)導的大力支持，為檔案館（室）建設(shè)以及新技術(shù)的引入創(chuàng)造有利條件。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案各項工作也要緊緊跟上時代的步伐，讓檔案資源得到充分利用和開發(fā)，讓它的價值真正體現(xiàn)出來，為高校的未來發(fā)展，乃至教育事業(yè)發(fā)展提供更為重要的借鑒意義。