ERP系統下完善事業單位內部控制管理的相關探討

何麗紅

摘要：隨著我國互聯網技術的不斷發展，事業單位也在逐漸朝著現代化的管理模式進行創新。而ERP系統作為一種新時代的產物，能夠高效處理事業單位的各項財務活動，在減少事業單位人力資源投入的同時提高事業單位的工作效率和管理效率，為事業單位帶來更多的收益。本文試從ERP系統在事業單位內部控制中的作用進行闡述，對ERP系統的相關模塊進行介紹，分析ERP中財務模塊與其他業務模塊集成對事業單位發展的作用，并提出提高事業單位財務管理效率的具體手段。

關鍵詞：ERP系統；事業單位；財務管理；內部控制；提升措施

ERP是一種信息交互軟件，是基于現代化信息技術，融合了現代化的管理思維，能夠為事業單位決策者提供運行手段的管理平臺。是利用計算機和通信技術，對內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺。將ERP系統與事業單位的內控制度相結合，能夠合理優化事業單位內控管理流程，減少了人為因素的干擾，幫助事業單位建立完善的組織結構，全面帶動事業單位的現代化發展進程，提高事業單位的核心競爭實力。

一、ERP中的基本模塊以及模塊集成對事業單位發展的作用

ERP系統作為一種新型的管理軟件，在事業單位運用ERP系統，將其簡單分為幾大管理模塊，其中包括財務管理模塊、固定資產管理模塊、合同管理模塊、預算管理模塊、科研課題管理模塊以及智能分析和人力資源管理模塊等。想要全面發揮ERP系統對事業單位的財務管理的推動作用，就要處理好財務模塊與其他業務模塊之間的關系。按照不同業務的控制要求，通過信息系統中的權限管理功能控制用戶的操作權限，禁止不相容職務用戶賬號的交叉操作。通過將財務模塊與其他業務模塊進行集成，從而發揮ERP系統的潛在作用。例如固定資產需求部門采購設備時，可以有效利用ERP平臺上的信息數據，決定采購固定資產儀器設備的品名、數量、規格參數等，避免業務部門出現盲目采購設備，不會出現重復采購或者采購不應該采購的同規格同儀器的設備而造成堆積等現象；再如，在事業單位的預算管理模塊，通過ERP系統可以時時查詢到各部門的預算執行情況，從而，可以實時掌握各業務部門的工程類、服務類、貨物類項目的預算執行進度，判斷業務是否開展，促進有目標性的跟蹤，從而提高事業單位整體的管理效率。

二、簡單介紹ERP系統相關模塊的功能及系統建設措施

（一）財務管理模塊

財務管理模塊是整個ERP系統的終端和中心，是由其他各模塊的原始基礎數據通過集成到財務管理模塊中，設置費用報銷申請、出納支付、會計憑證、總賬明細賬、財務報表、預算執行表等。費用報銷申請通過電子聯簽審批流程后打印并持原始發票報銷。財務報表通過程序設置所需要的任何報表格式和報表內容。財務管理模塊能及時有效地為領導班子決策提供精準的數據，迅速提供有力的支撐性依據。

（二）固定資產管理模塊

固定資產管理模塊設置請購單、審批單、采購、驗收、入庫、使用狀態、打印標簽等。固定資產采購申請單類似于生產企業的生產訂單的性質，基礎的采購請購單包括所需的必要要素，如請購部門、品名、數量、規格、參數、保管部門、金額等一系列要素。在驗收入庫時做系統入庫，根據入庫單號填寫費用報銷單，通過集成到財務管理模塊的費用報銷電子聯簽審批流程。設置自動計算折舊生成折舊清單和憑證到財務管理模塊！固定資產管理模塊根據各要素查詢設備的所有信息，有利于盤點差異分析查詢，使單位固定資產清單一目了然，做到賬實相符。

（三）合同管理模塊

合同管理模塊是合同登記、合同電子審批、合同成立、合同檔案，并根據單位實際情況設置規定金額以上需領導班子集體討論的功能。設置必要要素如合同類型（經濟合同和非經濟合同）、業務類別（工程類、服務類、貨物類）、合同名稱、合同內容、對方單位名稱、合同金額、經費支出預算項目、分期付款比率等。合同管理模塊按要素檢索合同信息內容，提高查詢和統計的功能，便于在預算執行率不利的情況下分析預算項目的開展進度和影響因素。

（四）預算管理模塊

預算管理模塊可采納國家財政預算平臺的上報預算模式和流程進行設置，申報格式分一級、二級和三級項目立項申報，申報流程為“二上二下”進行。各業務部門在預算管理模塊中進行預算申報，財務部門將“一上”和“二上”預算申報表分別上報給領導班子集體討論審核批準。預算項目立項后通過集成到財務管理模塊產生基本支出和項目支出的預算，財務部在財務管理模塊中根據審批后的“二上”預算分別分配各部門預算額度。在預算管理模塊根據部門或者項目等要素時時查詢預算執行進度，有利促進有影響因素的項目進行追蹤，達到預算執行分析的有效性。

（五）科研課題管理模塊

科研課題管理模塊根據課題項目任務書的預算結構在ERP信息平臺中設置費用類別和費用預算控制。做到費用分類分項核算，課題費用類別之間不亂串，不錯行，不超支，各課題項目負責人時時查詢到自己課題項目的預算執行率。

（六）智能分析和人力資源管理模塊

綜合智能分析報表設置同比和環比的報表結構進行系統化分析。人力資源管理設置每位職員的個人信息進行電子化綜合管理，并自動計算五險一金和個人所得稅，發放工資的數據通過集成生成憑證到財務管理模塊。減少人工計算和人工憑證的操作，有效提高工作效率。

（七）ERP系統建設控制措施

單位應當根據信息系統建設整體規劃提出項目建設方案，明確建設目標、人員配備、職責分工、經費保障和進度安排等相關內容，按照規定的權限和程序審批后實施。單位應當切實做好信息系統上線的各項準備工作，培訓業務操作和系統管理人員，制定科學的上線計劃和新舊系統轉換方案，考慮應急預案，確保新舊系統順利切換和平穩銜接。

三、目前事業單位財務內控管理存在的主要問題

（一）ERP系統的應用為事業單位帶來了新的經營風險endprint

ERP系統作為一種現代化的信息管理手段，將其應用到事業單位的內部控制管理當中，會對事業單位在數據處理以及信息安全等方面造成一定的風險。而且，事業單位也缺乏風險應對的應急預案，這樣就會降低事業單位在面臨風險時的自我調節能力，影響事業單位各項業務活動的順利進行，對事業單位造成不必要的經營損失。

（二）事業單位缺乏完善的內控監督機制，使得ERP系統的執行力度不足

ERP管理系統作為一種新型的管理手段，在事業單位內部管理的過程中需要一定的過度時間，會存在部分人員對ERP系統的實施并不上心，對相關流程只是敷衍了事，導致ERP系統無法發揮其最大功效。這些問題的產生都是由于事業單位缺乏完善的內控監督機制，沒有將具體的工作責任落實到具體的部門和人員，導致事業單位工作氛圍不佳，ERP系統的執行力度不足，對其重視力度不強。

四、ERP系統下提升事業單位財務內控管理效率的具體手段

（一）完善風險監督機制，提高經營穩定性

ERP系統應該逐步完善自身的風險防御機制，針對可能發生風險的項目提前制定防范措施，并利用專業人員制定出相關業務的可行性報告，防止風險來臨影響正常經營。在ERP系統的程序設計時，嚴謹把關，控制權限，規范管理流程，調用專業人員對各個環節進行把控，全面發揮ERP系統的內在作用。同時激發管理者的責任意識和工作人員的工作熱情，從而提高經營的穩定性。

（二）事業單位應該根據自身實際情況對內控流程進行重新梳理和分配

當ERP系統在事業單位內控制度中發揮作用之后，事業單位就應該根據不同類型的內控流程進行重新梳理，對人員和物資做到科學分配，提高內控管理的執行效率。增加ERP系統的權限管理業務流程能夠豐富事業單位管理內容，通過補充類似事業單位缺乏的內控流程我們能夠對ERP系統帶來的新的風險做出更好的防范和控制。

總而言之，在如今新經濟時代的影響下，只有不斷創新才能夠應對多變的市場對事業單位提出的各種問題。事業單位要想提升自己的綜合影響力，就要從團隊建設入手，發揮自身的優勢，積極響應政府的相關政策制定出適合自身長遠發展的管理道路，充分發揮ERP系統的潛在作用，通過加強內控流程負責人員和審計人員ERP系統應用的培訓力度，對現有的流程進行重新梳理和分類，不斷完善事業單位的風險防范機制，提升事業單位在市場競爭中的核心競爭力。

參考文獻：

[1]楊琰. ERP環境下企業內部控制模式研究[J].會計之友，2013（22）.

[1]孫穎睿. ERP系統下企業內部控制問題探討[J].財經界，2013（36）.

（作者單位：上海辰山植物園）endprint