淺談醫(yī)院檔案管理中精益管理的應用

朱華英

摘要：在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理是一項很重要的內(nèi)容，而充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢和價值，對于醫(yī)院整體服務水平和管理水平的提升具有著很關鍵的意義。隨著科技的不斷發(fā)展，也對目前的醫(yī)院檔案管理工作提出更高要求，實行精益化管理勢在，必行。本文主要對醫(yī)院檔案管理中精益管理的應用進行了分析與研究。

關鍵詞：醫(yī)院；精益管理；檔案管理；歸檔范圍；計算機系統(tǒng)

科學、合理的檔案管理工作，對于醫(yī)院各項活動的順利開展具有關鍵的作用，也有助于其整體服務質(zhì)量的提升。將精益化管理模式應用于醫(yī)院的檔案管理工作中，不僅可大幅度提升管理工作效率，同時也可促進其基礎設施的完善，降低人員的工作難度，應用效果事半功倍。

1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

縱觀當前的醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)仍存在較多問題，如由于內(nèi)部管理人員的重視程度不高，進而直接導致了管理體制不健全的問題，在如此情況下，工作質(zhì)量和效果很難得到保障。具體問題分析如下：

首先，醫(yī)院信息管理和檔案管理工作未能實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，甚至還存在脫節(jié)問題，進而對數(shù)據(jù)資源的整體性和完善性造成嚴重影響。由于上述問題的出現(xiàn)，也抑制了檔案資源作用和優(yōu)勢的充分發(fā)揮，無法為各部門發(fā)展提供價值輔助，最終影響了醫(yī)院整體管理水平的提升。

其次，從工作人員自身的角度看。目前，大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員均存在專業(yè)素質(zhì)不高、能力水平低等問題，且個別人員在從事該工作之前，從未接受過正規(guī)、系統(tǒng)的培訓，實踐經(jīng)驗遠遠不足，難以適應當前復雜、繁瑣的檔案工作，不利于該工作的順利開展，抑制了檔案管理工作向科學化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

最后，規(guī)范化標準的缺失也是當前的醫(yī)院檔案管理工作中較為常見的問題，檔案數(shù)據(jù)通常較為混亂，無法實行統(tǒng)一立卷和歸檔，管理范圍也不夠清晰和明確，個別價值文獻、資料和數(shù)據(jù)未能進行科學有效的管理，進而直接影響了后續(xù)應用。

2醫(yī)院檔案管理工作的重要性及精益化管理概述

2.1檔案管理工作重要性

檔案管理工作主要就是負責醫(yī)院內(nèi)部一系列活動的記錄，如學術(shù)交流活動，科學研究活動、醫(yī)務管理活動等等，其保存的文件和數(shù)據(jù)通常具有較高價值。檔案形式多種多樣，如聲像檔案、會計檔案、科研檔案、病歷檔案、醫(yī)療設備檔案、人事檔案等等，涉及到醫(yī)院發(fā)展的各個領域。在現(xiàn)代化的醫(yī)院管理中，檔案工作已逐漸成為重要的組成部分，其可為醫(yī)院各項規(guī)章制度和政策的制定提供必要參考和依據(jù)，以此確保決策制度的合理性和科學性。同時，檔案在優(yōu)化醫(yī)療服務結(jié)構(gòu)、保障單位利益方面更是發(fā)揮了不可替代的作用。

2.2精益化管理

“精益管理”這一詞匯最早出現(xiàn)于豐田汽車公司，其宗旨與核心在于引導生產(chǎn)人員在活動開展過程中，一切均從用戶的角度出發(fā)，最大限度的減少活動生產(chǎn)中的不必要環(huán)節(jié)，取消非價值活動，從而不斷提升工作效率，避免浪費問題的發(fā)生。上述理念的提出，也為現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作提供了新思路，其在醫(yī)院檔案整理歸檔以及資料查詢和實踐應用過程中，不僅提升了工作質(zhì)量和效率，也緩解了檔案管理人員以及醫(yī)護人員的工作壓力和難度。同時，為推動醫(yī)院醫(yī)療活動和科研活動不斷上新臺階提供了良好的保障。

3精益管理在醫(yī)院檔案管理中的實踐應用

3.1完善檔案管理制度

科學化的檔案管理工作，首先應確保完善、合理的檔案管理制度，而這也是確保醫(yī)院管理水平和服務水平提升的關鍵，同時也可為檔案管理工作提供正確指導和方向。為了實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展，規(guī)范和明確管理工作流程，需對當前的管理制度進行全面審核，整理并匯總其中存在的缺陷和漏洞，并在其中融入標準化工作理念，結(jié)合現(xiàn)行的法律法規(guī)，制定出明確、可行的管理制度。具體內(nèi)容應包括檔案整理、接收、傳遞、登記、修正、利用以及保管等等，細化各環(huán)節(jié)工作流程，以此實現(xiàn)集中化管理。另外，還應對檔案管理人員進行教育與培訓，以此確保檔案登記、利用、傳閱以及歸檔等各環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性，從而真正實現(xiàn)檔案的精益化和科學化管理。PDCA工具在醫(yī)院檔案管理工作中的應用很有必要，其可大幅度提升工作效率和質(zhì)量，并通過行動、檢查、實施以及計劃等環(huán)節(jié)，有效解決管理工作中存在的實際問題。

3.2明確檔案歸檔范圍

通過精益化管理模式的實施，對醫(yī)院檔案管理工作的方法、要求、標準等均進行了統(tǒng)一明確，并將ISO9000質(zhì)量管理標準應用于管理工作中，以此細化工作流程，并對工作過程中的非增值活動和耗費活動進行剔除，明確檔案歸檔的范圍，改進和優(yōu)化工作模式。在此過程中，也大幅度提升了檔案管理人員的責任意識和自主管理能力，使其充分認識到該工作開展對于醫(yī)院健康發(fā)展的重要性，改變了以往工作模式下的被動狀態(tài)。對醫(yī)院發(fā)展過程中的重點科研活動和醫(yī)療項目進行全方位、立體化跟蹤，及時的落實好匯總和整理工作，以免出現(xiàn)檔案丟失的問題。另外，還可對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進行獎勵，對醫(yī)院內(nèi)部的辦公平臺OA網(wǎng)加以完善，借助網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息傳遞的低耗化、高效化、優(yōu)質(zhì)化、安全化以及信息化，從而最大限度的發(fā)揮出檔案在醫(yī)院管理和可持續(xù)發(fā)展中的重要作用。

3.3優(yōu)化檔案管理方式

精益化檔案管理是一項高效的、科學的管理模式，其充分體現(xiàn)了醫(yī)院的文化和精神。現(xiàn)代化的檔案管理工作，一定要符合時代發(fā)展特征，同時也要與醫(yī)院的實際發(fā)展情況相輔相成，以免出現(xiàn)脫節(jié)問題。在開展具體工作的過程中，通常需設定專門的管理機構(gòu)，完善醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)，確保其廣泛性和安全性，在提升整體管理水平的同時，最大限度的實現(xiàn)資源的優(yōu)化共享。另外，在醫(yī)院各科室中均應設置專業(yè)的檔案管理人員，及時記錄和整理，定期交由檔案綜合管理部門，落實好相應的交接工作。

3.4先進管理手段的應用

科學技術(shù)的不斷發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理工作提供了新趨向。醫(yī)院的檔案管理工作設計領域較廣，業(yè)務繁忙，需保留的業(yè)務歸檔資料較多，如影像資料、病案資料等等。若采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式，則通常需占據(jù)較大存儲空間。另外，當前檔案載體十分豐富，如計算機管理十分普遍。醫(yī)院在使用電子病歷的過程中，由于其載體和信息處于分離狀態(tài)，進而無法保證資料的真實性。基于上述情況，醫(yī)院在今后的檔案管理工作中，可嘗試應用數(shù)據(jù)庫方式進行檔案保管，如借助計算機系統(tǒng)開展住院收費業(yè)務，彌補以往工作模式下的缺陷和不足問題，節(jié)約時間，提升工作效率。利用電腦存盤，對醫(yī)院各項醫(yī)療業(yè)務產(chǎn)生的檔案和數(shù)據(jù)進行詳細保管，降低庫存量，規(guī)范管理工作流程。在此過程中，雖然病人對賬單并不屬于檔案歸檔范圍，但其數(shù)據(jù)庫的管理模式，為電子檔案提供了良好的應用范例，是實現(xiàn)現(xiàn)代化和精益化檔案管理的重要途徑和手段。

4結(jié)束語

綜上所述，本文主要對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀進行了分析，并對該工作開展的必要性和精益化管理進行了概述，最后提出精益化檔案管理的有效途徑。總之，該管理模式的應用，實現(xiàn)了檔案管理工作的科學化和精細化，減少了中間很多非增值活動環(huán)節(jié)，節(jié)約了成本，對于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和管理水平的提升意義重大。endprint