縣級城市建設管理檔案安全管控的建議

薛珍

作為“十三五”的發展年，城市建設管理進入了攻堅和關鍵時期，特別是縣、區、地級市等基層地區，人們對自己所住城市的環境品質要求越來越高，城市的區域規劃和建設管理服務任務愈來愈重，在城市道路、橋梁涵渠、住房交通、水網通信等工程建設過程中形成的檔案數量隨之越來越多，建設管理過程中存在著不少風險點威脅到檔案的安全。十九大提出要貫徹新五大發展理念，培育新型文化業態，加強全民安全意識。如何提升縣級城市建設管理檔案的安全服務質量，落實防范措施，完善災備應急機制，提升檔案安全風險點管控力，已成為建設管理檔案工作關注的問題。

一、縣級城市建設管理檔案安全的重要性分析

縣級城市建設管理檔案是一個基層地區城市建設管理過程中形成的原始資料，包括文字、影像、圖表等，具備保存價值的特性，涉及到工程建設、住房保障、市政維護、建筑工程質量安全監管等各個方面，是展示一個城市功能定位、建設管理、發展規劃的原始記錄，記載著一個城市的現代化進程，是開展城市公共管理服務、保障生活環境秩序、應對城市突發事件、維護城市整體安全的重要依據。

二、縣級城市建設管理檔案安全的風險點排查

一是與縣級城市建設管理相關的實際檔案工作法規標準缺乏，建設工程過程中部分城市建設者打制度的擦邊球，工程建設、監督管理、設備采購等檔案提交不完整，導致歸檔檔案存在不齊全的風險點。二是有些邊遠區域延續傳統思想，具重建設、輕檔案的思維偏向，城市建設管理檔案投入資金和設施缺乏，檔案存放環境簡陋，整理方式簡單粗暴，導致檔案變質破損，影響檔案開發利用。三是隨著社會經濟快速發展，檔案的查詢利用越來越頻繁，城市建設管理過程中，檔案管理職能相對薄弱，檔案實體與信息維護存在安全風險。

三、縣級城市建設管理檔案安全風險點管控的建議

1.完善縣級城市建設管理法治體系建設，以法律保障檔案安全

強化縣級城市建設和管理中重點職能領域的檔案法規制定，結合本地實際情況及重點建設領域，完善檔案工作標準規程，落實檔案管理行政執法和監督管理，增強建設管理者的法治意識，將法的宣傳和教育行動深入城市建設的角角落落，規范建設檔案程序管理，推進城市綜合行政執法管理檔案違法行為懲處及檔案管理科學化、標準化、精細化，將城市建設管理檔案與法規制度緊密結合，同時制定配套獎懲措施，嚴格深入細致執行，以制度管人、以制度管檔，保障檔案安全。

2.加強縣級檔案館、室、庫等設施建設，以設備保障檔案安全

十三五規劃中提到建設北京、上海、湖北、云南、新疆等省區市檔案新館，要求地市級綜合檔案館庫達標投建，同時，爭取中央財政對部分縣級綜合檔案館給予資金扶持等，針對存放檔案的硬件設施，需要按照國家標準規定要求規范化建設。比如出入口等重要區域安裝門禁系統，設定出入等級，具備授權識別及記錄保存等功能。庫房內部及過道設置視頻監控系統，核定視頻資料保存期，不少于3個月，同時，配備異常情況立即報警和查詢復核回放功能。檔案館庫房屋類型、建筑面積達標，庫內溫濕度調控設備、配電設施、排水管網、通風設施等符合建筑施工規范，庫房排架科學有序。加強設施維護和檔案督查管理，確保消防措施到位。

3.落實城市建設管理檔案實體與信息維護，以管理保障檔案安全

實體方面，針對新入庫檔案采用真空充氮、低溫冷凍、臭氧消毒等措施進行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理，辦理詳細登記臺帳，附移交目錄，核實入庫。除出入庫清點外，增加日常檢查記錄，填報《城市建設管理檔案安全檢查記錄》、《城市建設管理檔案風險點消除情況記錄》等。特別是針對檔案利用后歸還和涉密檔案，確保檔案分類、病檔檢查和修復、利用等臺帳齊全，建立定期檔案盤查和不定期抽查制度，根據位置索引，統計并核實檔案實體，保證內容與臺帳相符合。

信息化建設方面，建立健全數據庫管理，以容災為目標，開展數字檔案資源異地異質備份，防止檔案數據損毀或遺失。加強對數據庫資源系統等的管控檢查，根據實際情況核調安全保護等級，強化保密意識，完善信息利用審核流程，特別是針對未明確公開的建設管理內容，應按照法規要求進行劃控處理，加強檔案利用信息資源安全評估與保護。針對光盤、軟盤等檔案載體，做好安全防護程序，購置規格需高質量，存放環境要求溫濕度適中，避光，無強磁場性干擾，定期讀取并復制轉存。建防火墻，防病毒、黑客襲擊，制定檔案安全應急接警處理預案，強化實地操作演練，提高應對突發事件的應急處置能力。

安全責任重于泰山。縣級城市建設管理檔案工作者要不忘初心，牢記使命，跟進城市建設管理改革步伐，創新體制機制，用科學態度、先進理念、專業知識去管理檔案，建立適合本地區的三位一體檔案安全機制，突出地方特色，鼓勵技術開發，保障數據安全，為城市建設管理事業添磚加瓦。