淺談企業檔案從紙質文件到數字化的過渡管理

丁露

摘要：企業檔案管理是企業管理中的核心內容，提高企業檔案管理工作的質量，對于促進企業可持續發展有著重要作用。目前，很多企業均存在處于將紙質文件向數字化文件轉變的過渡時期，在兩種文件共存的局面下，如何能夠做好企業檔案的管理工作是一個值得探討的話題?；诖耍疚闹泄P者將對如何能夠順對企業檔案從紙質文件到數字化的過渡時期進行管理開展進行論述，希望能夠對讀者提供有價值的參考。

關鍵詞：企業檔案；紙質文件；數字化文件；過渡管理

對于任何一個企業來講，紙質文件的建立，都是推動企業發展的基石，但是，在保存的過程中，紙質文件具有難保存、易損壞、易丟失的特點，為文件保存工作帶來了一定的困難。隨著社會發展進程的不斷推進，數字化管理已經成為企業管理中的重要形式，在有效的節省管理時間、程序等多方面起到重要作用，從而提高管理效果。應用數字化方式保存文件可以對紙質文件保存中的缺陷進行彌補，但是，怎樣才能夠有效的完成紙質文件向數字化過渡的管理是當前亟待解決的問題。

一、企業檔案數字化的重要性

（一）更好的保存原有檔案

從歷史發展的角度來看，檔案在此過程中有著不可忽視的作用。在很長一段時間內，檔案主要是以紙張為載體，由于紙張本身存在易損壞的特點，造成檔案保存的安全系數較低。如果使用數字化方式保存檔案，在網絡環境下進行傳輸，在計算機中保存，不僅能夠確保檔案的完成性，同時也能夠延續檔案保存的時間。另外，數字化保存更有利于檔案的備份。以一些較大的企業為例，一般來講，具有幾十甚至幾百年的發展歷史，檔案需要永久保存，使用數字化方式，可以將檔案上傳至云文檔，極大限度的實現了永久保存的可能性。

（二）提升檔案的利用范圍、價值

眾所周知，以紙張為載體的檔案，只能存于一個地點，并且在同一時間僅能夠供給一個人或者一個部門使用，嚴重局限了檔案的使用范圍。但是，采用數字化的檔案形式，在人們需要時，只要登錄相關的網址或者登錄驗證即可使用。實現了同一時間內供多人使用的目的，擴大檔案使用范圍，實現共享性。另外，在不同地域內的檔案需求者，可以通過互聯網傳輸的方式，在不同時間、不同空間內，使用同一份檔案，節約傳統紙質檔案傳輸的時間和環節，提高檔案的利用價值。在人們需要時，在計算機中通過連接查詢、檢索，即可找到需要的檔案[1]。

二、企業檔案從紙質文件到數字化的過渡管理具體措施

（一）加強電子檔案整理

首先，做好分類、排序工作。有相關工作人員按照文件名稱、文件編號等歸檔當方式，嚴格按照規范的程序將零散、雜亂的文件進行歸檔，并標準清晰，以便查找。由于在電子文檔整理的過程中，著錄標引具有不可忽視的作用，該環節的工作質量對于未來保存以及使用電子檔案重要影響，因此，相關工作人員應當對此加以重視[2]。其次，數據庫的建立。在企業生產、經營的活動當中會產生多種類型的檔案，因此，為了確保檔案整理的科學性，需要根據檔案分類要求制定相應的分類方案。

（二）加強電子檔案的歸檔

對電子檔案進行歸檔，即利用可移動儲存設備，比如：光盤、U盤等，將在計算機或者網絡上拷貝的文件刻錄下來，對電子文件進行長期保存的工作過程。首先，歸檔范圍的確定。歸檔范圍確定的準確性，直接影電子檔案的質量，因此，在對需要保存的電子文件進行歸檔時，需要嚴格按照相關的規定標準進行，分別對文字類、影像類等分類的質量要求歸檔，同時確保檔案的完整性。其次，歸檔時間的確定。一般來講，每次歸檔工作之間會相隔較長一段時間，比如：一年一次或者一個任務完成時。最后。歸檔方法的確定。嚴格按照文件的歸檔要求與標準進行，通常選擇通用、標準的格式[3]。

（三）加強保存、維修電子檔案

第一，確保載體的安全性。在保存電子檔案時，盡量選擇質量優良的光盤、磁盤的保存方式，同時要做好避免介質發生物理變化的工作，也就是對保存溫度、濕度進行控制；避免出現鼠蟻嗑咬的現象；為其配置專門的保存柜；做好避光、防塵工作；還要避免有受外力擠壓變形等[4]。第二，確保檔案的準確性。無論是應用哪種載體對電子檔案進行儲存，在使用時，都需要通過利用計算機將數碼形式儲存的檔案展示給需要的人員，而這種肉眼無法看見的轉化過程具有一定的復雜性。因此，除了要保存檔案的儲存載體不受到破壞，還要明確、保存存儲的檔案依賴的技術、數據結構等相關內容。

（四）控制電子檔案的訪問、傳輸過程

對電子檔案的訪問加強控制，是提升電子檔案安全性的重要措施。具體來講，在公司內部的人員均有使用檔案的權利，但是，由于人員素質不統一，很容易在這個過程出現檔案丟失、損壞的現象。因此，企業應當根據內部工作人員的管理權限、職位等對檔案的訪問權限進行級別設定，并設置必須通過注冊登錄認證之后才能夠使用的限制方式。在系統中設定相應的跟蹤系統，即當使用檔案的人員在使用檔案開始，系統將自動對使用者的身份、使用范圍等進行確定，一旦發現非企業內部人員或者非法使用檔案，系統將自動關閉，以此提升檔案的安全性。相關管理部門需要針對企業內部檔案使用的實際情況，設置私密檔案權限保護，并在檔案目錄以及搜索連接上明確的標注，查找人員一定要經過嚴格的查閱訪問程序才能夠閱讀，對于一些未經單位或者相關部門批準許可的公開檔案，任何人不得復制、下載、私自修改或者向無關人員透露。對于不能夠滿足檔案使用級別權限的人員，如果想要使用超出權限的檔案，需要向上級部門或者有關部門提交申請，得到許可之后，可以閱讀檔案[5]。

（五）提高企業內部人員的素養

無論是檔案的儲存、使用都無法離開企業內部人員，因此，企業內部人員的素質對檔案管理質量具有非常大的影響。因此，為了能夠更好的完成企業檔案從紙質文件到數字化轉化過程中的管理工作，企業應當對內部人員加強培訓。首先，針對于檔案管理人員，不僅要提高其思想意識，也要提升其計算機等相關軟件、程序的操作技能，避免相關人員在工作方式轉化時無法適應。設定相應的考核制度，并將考核成績與個人利益相結合。對于日常工作態度端正、考核合格者，可上崗錄用，根據日常工作表現，可給予適當的獎勵，對于工作態度消極，考試不合格者，可通過調崗、降至等方式進行處罰[6]。另外，針對于普通員工應當加強數字化檔案管理工作的宣傳工作，使其能夠認識到檔案的完整性、正確性對于企業的重要性，讓所有內部員工都能了解，在企業發展的進程中，企業檔案管理質量具有著不可忽視的作用，提高其在使用過程中的思想意識，盡量避免發生盜取、損壞的事件。

結束語：

總而言之，企業檔案從紙質文件到數字化的過渡管理是時代發展下，企業必然經歷的階段，做好這個階段的檔案管理工作，不僅關系到檔案保存質量，更關系到企業未來是否能夠可持續發展。因此，企業內部的管理人員應當對此加以重視，從加強電子檔案整理、加強電子檔案的歸檔、加強保存及維修電子檔案、控制電子檔案的訪問及傳輸過程、提高企業內部人員的素養幾個方面加強企業管理工作，從而提升過渡階段的管理質量。

參考文獻：

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[4]劉旖羽， 袁斯坦. 紙質與電子工程檔案共存期管理問題淺析[J]. 現代企業， 2017（2）：28-29

[5]王瑩. 淺談電子文件與數字化檔案的管理目標[C]// 決策論壇—科學制定有效決策理論學術研討會. 2015

[6]張翠翠. 電子文件與紙質文件并存期檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江檔案， 2015（5）