新時期如何加強管理提高醫院辦公室工作效率

王明香

[摘 要] 在黨的十九大中，習近平總書記明確提出要把實施大健康戰略工作各個環節落到實處。醫院是滿足人們日益增長的健康需求，保障人們健康的主陣地。在醫院工作中，醫院辦公室發揮著重要的作用，充分發揮行政職能，提高醫療效率，維持健康穩定的醫療工作。為提高院辦公室的工作實效，各家醫院紛紛結合自身實際，運用科學的管理辦法，制定管理方案。文章結合醫院辦公室工作情況，提出適應新時代新理念的提高工作效率的辦法。

[關鍵詞] 新時期；醫院辦公室；工作效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 033

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）03- 0081- 03

0 前 言

醫院辦公室是醫院重要的行政部門之一，發揮著承上啟下的作用，承擔著醫院日常工作任務。醫院辦公室工作繁瑣性、綜合性非常強，加強醫院辦公室管理，提高工作效率，不僅能保障醫院各項工作順利開展，還能促進臨床一線工作的發展。為全面建設大健康中國戰略，滿足人們的健康需求發揮充分的保障職能。

1 醫院辦公室的職能和特點

醫院辦公室是行政管理的綜合性部門，一方面直接聽從院領導的安排，做好醫院內部行政指令性工作；另一方面聯系臨床科室，協調各部門間和諧發展；再者還得做好對外銜接工作。因此，醫院辦公室是一個連接上下、協調內外的重要樞紐部門。而辦公室的日常工作涉及的范圍廣、內容多、步驟多、突發性強，工作質量和效率直接影響醫院管理效果。本文詳細總結醫院辦公室的職能和特點：

一是全面服務職能。醫院辦公室的服務對象包括領導班子、各職能科室、臨床科室之間的協調溝通[1]。隨著醫院管理的日益進步，辦公室不再是接聽電話、處理公文等簡單的日常工作，更多的是上承領導指示下至臨床科室，為其他科室和臨床一線服務，統籌醫院正常運行等綜合性服務科室。

二是行政管理職能。主要是醫院來往公文收發、寫作、保密等工作。按照全院指示發布通知，做好制度落實情況的行政查房，另外做好會議通知、準備記錄工作。

三是溝通協調職能。主要是對內溝通和對外協調。對內做好人與人、人與科室、科室與科室的協調工作，凝聚醫院人心，促進醫院核心文化發展。對外主要協調上級指令性工作和接待安排工作。

四是參考輔助職能。醫院辦公室隨時需要關注形式，明確各項規章制度的實施，及時掌握信息和一手資料，了解行業發展的特點，給領導提供更多的參考信息，輔助領導作出正確的決策。

2 加強管理提高醫院辦公室效率的對策

醫院辦公室是醫院的中樞神經，在新時期大健康構建和醫療改革大背景下，結合醫院實際發展情況和人們的實際需求，切實做好醫院日常運行工作。新時期新理念的指導下，本文認為應該堅持“一個立足，三個堅持”，加強管理，提高醫院辦公室效率。

2.1 立足自身素質，強化科室業務技能

俗話有言“打鐵還得自身硬氣”，新時期提高醫院辦公室效率首先得從科室內部做起，不斷強化自身業務素質，實現醫院管理和科室服務的最優化。強化技能，圍繞醫院管理和科室服務，促進醫院辦公室工作人員具備良好的專業技能，充分發揮院辦公室的在管理中的中樞作用。雖然醫院辦公室不是直接作用于臨床一線，但提供的服務效應支撐著醫院的正常運轉。新時期的辦公室工作人員必須與時俱進，具備高超的技能。

一是辦公室主任做好模范作用。辦公室主任必須深入做好科室工作人員的榜樣，堅持新時代新理念的學習，首先強化自身業務技能，科室工作率先垂范，把科室各項工作落到實處，充分發揮領頭羊的模范作用。

二是加強辦公室內部工作人員培訓。首先深刻認識工作的重要性和規律性。辦公室工作雖然繁雜，但也有規律可行。尤其是新時期健康中國戰略與新醫改醫院管理與服務相結合，有針對性的培養辦公室人員的工作技能，促進科室工作穩步開展。其次，形成良好的學習風氣。樹立主動學習、終身學習的理念，通過持續學習不斷提升自己的工作能力。在思想上，堅持新理念的學習，堅定信念、砥礪前行；業務上，加強自身專業技能的修煉，不斷提升自己的務實能力。再次，堅持問題導向原則。在工作中善于發現問題，從實際出發創新工作方法及時發展問題解決問題。最后，科室內部開展批評與自我批評活動。通過內部交流，實現工作技能和業務素質對話，使醫院辦公室人員能在批評中學習進步。

三是做好辦公室員工選拔工作[2]。挑選業務能力強、綜合素質高的員工參與辦公室工作，加強新進辦公室工作人員的準入制度。堅持人才興院、人才強院的科學理念，積極引進高學歷高能力人員到醫院辦公室進行管理教學和管理工作，派出醫院有潛力的員工外出進修學習，不斷拓寬自身的理論和業務技能，提升工作能力，增強工作效率。

2.2 堅持工作制度，強化制度的執行力

一是不斷完善辦公室內部工作制度。加強辦公室內部工作制度，堅持辦公室工作人員嚴格按照科室、醫院的規章制度行事，加強內部制度管理，塑造風清氣正的科室內部環境，讓每位工作人員明白自身職責，清楚肩上的擔子，明白工作的意義。

二是堅持完善醫院內部工作制度。不斷完善醫院辦公室管理的方法，堅持在實際工作中深入臨床，在實施管理服務的同時展開充分調研，準確了解管理工作中存在的問題，結合醫院實際完善辦公室管理辦法。把辦公室管理制度落到實處，將醫院的管理責任落實到每一個部門或者責任人，根據制度的落實情況全院通報。發揮群策群力的作用把制度措施落實到實處，一方面減輕了辦公室全面管，全院服務的局面，另一方面落實責任分工制，利于管理效率的全面提升。當醫院制度體系完善后，必須強化全體員工執行的有效性。辦公室作為醫院日常制度的具體實施者，要對具體制度文化的實施全程監督，加大考核力度，及時糾正有悖于制度的行為[3]。辦公室工作人員定期收集制度落實情況和制度實施情況，定期分析，梳理問題，不斷改進，不斷把醫院制度和醫院文化成為一種共識。

2.3 堅持創新，推動管理與服務進步

加強醫院辦公室內部創新，不斷運用新方法、新制度、新理念，開創辦公室工作新局面。新時期辦公室的工作理念和服務狀態面臨諸多問題，傳統的思維方式和方法已經不能滿足全院的服務需求，必須不斷的推陳出新、推動服務與管理能力的提升。

一是創新工作觀念。創新是時代的主題，觀念是工作的靈魂。辦公室工作人員從主任到科員，要明確認識到提升辦公室工作的重要性，認識到辦公室工作系統的承擔著醫院的日常運行，對于醫院各部門之前的協調溝通有著重要作用。大健康中國戰略的部署明確要求我們每位醫務工作者傳承優良的革命傳統，充分發揮個人的主動性，銳意進取，圍繞健康做好本職工作。

二是創新思維方式。辦公室每天面臨大量的繁雜工作，還看不出實際效益。比如收發公文、接聽電話、傳閱文件、會議籌備、來客接訪等等，這些日常工作做久了容易形成思維定式，習慣按部就班，長期的憑借經驗或者習慣工作，導致工作格式化、僵硬化。在醫院辦公室工作中加強思維創新，把握時代脈搏，善于發現工作中熱點問題，尋求解決辦法。例如，針對媒體負面報道情況，辦公室工作需要從醫院危機管理出發，加強研討，提前制定預案，應對相應的輿論風險，提高醫院的危機公關能力。

三是創新工作方法。工作方法直接影響工作質量，醫院辦公室工作人員必須堅持在流程、機制、溝通協調上創新[4]，不斷優化工作方法，建立高效便捷、互相協同的工作機制。在醫院辦公室工作中引入現代新技術。比如先進的辦公管理軟件、現代信息技術、無紙化辦公等，在醫院管理和辦公室工作中不僅節約成本還提高了工作效率更符合現代醫院的特征。堅持與時俱進，創新型的開展辦公室工作，根據人們的生活習慣，建立微信群，實現視頻會議和APP移動操作等符合人們實際的方式，不斷優化自身工作、合理安排實踐，實現工作和效率效益最大化。總的來講，在工作方法上，要不斷滿足員工實現自我價值的需要和社會發展，結合醫院實際情況，運用一切有利于工作開展的新型方式，促進工作效率的提高。

2.4 堅持效率，加強工作評價

醫院辦公室工作堅持提高自身工作效率，實現內部工作快速有效運轉，確保醫院的穩健運行，新時期環境下，需要各級醫院承載更大的負荷。辦公室的高效工作有利于高醫院的承載力。既要埋頭拉車，也要抬頭看路。在辦公室工作高效運轉的同時，要不斷加強自身工作評價。一是運用績效評價機制。實現科學評估，達到績效評價的優化和完善，提高績效考核，把辦公室每位科員的實際工作能力和績效結合起來，形成有效的績效激勵機制。運用績效實現辦公室的內在動力，通過績效評價刺激辦公室內部工作積極性和主動性。二是外部評價與內部考核相結合。醫院辦公室的工作結果怎么樣，效率如何，最終要通過評價來檢驗。內部評價文章之前有所提及，主要是通過開展內部研討，加強自我評價。外部評價就是根據業務部門實時反饋，通過反饋及時調整辦公室的工作方向。辦公室工作的好壞，需要各方主體共同參與評價，只有在不斷的評價中，才能促進辦公室工作的不斷發展，有效提高效率，適應新時期醫院發展的方向。脫離了評價，辦公室工作就是閉門造車，永遠停滯不前。三是通過評價指導辦公室內部精細化管理。院領導和辦公室負責人可以通過評價了解辦公室的工作方向，實施精細化管理，確保各項工作不出差錯，健康有序的開展，達到保障醫院正常運行的目的。

3 結 語

總之，醫院辦公室作為醫院行政管理體系中的中樞神經，在醫院日常管理中發揮著重要作用。不忘初心，砥礪前行。新時期醫院辦公室工作可以圍繞“內強科室，外塑服務”的理念出發，不斷提高醫院辦公室的工作效率和創新精神，為構建綠色醫院做出自己的貢獻。每一位醫院辦公室工作人員都必須樹立責任擔當意識，把健康發展落實到自身具體工作中去，不斷創新、銳意進取，凝心聚力扎實推進健康中國、健康醫院的穩步發展。

主要參考文獻

[1]覃樹勇，陳德書.淺談如何做好醫院辦公室工作[J].辦公室業務，2012（11）：184-185.

[2]左友玲.淺談加強管理提高醫院辦公室工作效率的途徑[J].辦公室業務，2014（4）：24.

[3]吳良建.如何加強管理提高醫院辦公室工作效率[J].辦公室業務，2016（23）.

[4]趙利.提高醫院辦公室工作效率的措施[J].經營管理者，2015（9）：65.