淺析質(zhì)詢會(huì)在中小企業(yè)管理中的作用

郝安生

[摘 要] 溝通不暢與執(zhí)行不力一直是中小企業(yè)面臨的兩個(gè)突出問(wèn)題。質(zhì)詢會(huì)不僅能提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力、促進(jìn)溝通交流，還是公司戰(zhàn)略計(jì)劃得以順利實(shí)施的重要保障。但是質(zhì)詢會(huì)在執(zhí)行過(guò)程中也存在工作計(jì)劃偏離戰(zhàn)略計(jì)劃、結(jié)果定義不可考核、相關(guān)制度不健全等問(wèn)題。通過(guò)加強(qiáng)與會(huì)人員培訓(xùn)、健全相關(guān)制度，使質(zhì)詢會(huì)制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化地高效運(yùn)行，質(zhì)詢會(huì)必將對(duì)中小企業(yè)發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用，成為中小企業(yè)管理的重要工具。

[關(guān)鍵詞] 質(zhì)詢會(huì)；戰(zhàn)略；執(zhí)行；溝通

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 044

[中圖分類號(hào)] F279.23 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）03- 0111- 03

0 前 言

溝通不暢與執(zhí)行不力一直是企業(yè)管理中兩個(gè)重要問(wèn)題，中小企業(yè)由于自身工作流程和規(guī)章制度不健全而使得上述兩個(gè)問(wèn)題尤為突出。質(zhì)詢會(huì)是以公司戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，將公司年度計(jì)劃分解到月或是周，通過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)（一般是總經(jīng)理）質(zhì)詢各部門負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成情況，來(lái)保證公司年度計(jì)劃的順利執(zhí)行。也以此為平臺(tái)，促進(jìn)公司管理層溝通交流，解決公司運(yùn)營(yíng)中遇到的問(wèn)題。

1 質(zhì)詢會(huì)介紹

1.1 什么是質(zhì)詢會(huì)

質(zhì)詢會(huì)是管理人員對(duì)下屬人員在一段時(shí)間內(nèi)的工作執(zhí)行情況及下階段工作部署提出詢問(wèn)或質(zhì)疑并要求答復(fù)的活動(dòng)，是一種監(jiān)督并要求改進(jìn)的管理方式。會(huì)議上每位被質(zhì)詢?nèi)藚R報(bào)自己的上一工作階段的結(jié)果并公布自己下一階段工作計(jì)劃，然后以直接領(lǐng)導(dǎo)為主對(duì)被質(zhì)詢?nèi)诉M(jìn)行質(zhì)詢。質(zhì)詢會(huì)不但是一個(gè)約束檢查機(jī)制，而且是一個(gè)自我承諾機(jī)制。被質(zhì)詢?nèi)说乃杏?jì)劃結(jié)果、懲罰措施都是自我承諾的。因此，質(zhì)詢會(huì)真正將被動(dòng)管理變成自我管理、事后管理變成事中檢查管理。

1.2 質(zhì)詢會(huì)分類

質(zhì)詢會(huì)以參加人員劃分，可以分為：公司級(jí)質(zhì)詢會(huì)，系統(tǒng)級(jí)質(zhì)詢會(huì)，部門級(jí)質(zhì)詢會(huì)，班組級(jí)質(zhì)詢會(huì)等；以召開(kāi)時(shí)間劃分，可以分為：周質(zhì)詢會(huì)，月質(zhì)詢會(huì)，季質(zhì)詢會(huì)等；以管理內(nèi)容劃分，可以分為：日常管理質(zhì)詢會(huì)，戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會(huì)。

1.3 質(zhì)詢會(huì)流程

質(zhì)詢會(huì)一般流程為：主持人宣布會(huì)議開(kāi)始、被質(zhì)詢者匯報(bào)本階段工作完成情況、質(zhì)詢者點(diǎn)評(píng)被質(zhì)詢者業(yè)績(jī)匯報(bào)并對(duì)有疑問(wèn)的地方提出質(zhì)詢、被質(zhì)詢者答復(fù)質(zhì)詢、被質(zhì)詢者提出下階段工作計(jì)劃、質(zhì)詢者與被質(zhì)詢者討論修訂工作計(jì)劃。

2 質(zhì)詢會(huì)的作用

2.1 質(zhì)詢會(huì)可以提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力

一位著名管理學(xué)家曾說(shuō)：成功的企業(yè)，20%靠策略，80%靠企業(yè)各層管理者的執(zhí)行力。沒(méi)有執(zhí)行力，就沒(méi)有一切。無(wú)論戰(zhàn)略規(guī)劃多么完美，沒(méi)有執(zhí)行就等于零。執(zhí)行力對(duì)于企業(yè)的重要性毋庸置疑，但現(xiàn)實(shí)中很多中小企業(yè)都存在“執(zhí)行不力”的情況。質(zhì)詢會(huì)在提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力方面有顯著作用，一方面，被質(zhì)詢者通過(guò)對(duì)下階段工作的自我承諾，為自己設(shè)定了明確目標(biāo)，使工作變得有方向、可執(zhí)行；另一方面，主管領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)詢作為一種檢查手段，可以進(jìn)一步督促被質(zhì)詢者完成承諾的目標(biāo)。對(duì)于會(huì)上形成的會(huì)議決議，會(huì)有專門人員負(fù)責(zé)跟蹤，確保會(huì)議決議的執(zhí)行。質(zhì)詢會(huì)是一個(gè)PDCA（計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理）循環(huán)管理：P（plan）即被質(zhì)詢者下階段的工作計(jì)劃，D（do）即被質(zhì)詢者按計(jì)劃實(shí)施階段，C（check）即主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)被質(zhì)詢者的質(zhì)詢，A（action）即對(duì)存在問(wèn)題的調(diào)整。質(zhì)詢會(huì)通過(guò)PDCA閉環(huán)管理，可以有效提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力。工作計(jì)劃和規(guī)章制度都屬于事前系統(tǒng)。在事前系統(tǒng)里面，人性都有“惰性”的一面。管理者必須在過(guò)程中的每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上，通過(guò)檢查來(lái)保證計(jì)劃執(zhí)行不偏離原計(jì)劃的重點(diǎn)，不偏離原計(jì)劃的目標(biāo)，阻止人性中“惰性”的出現(xiàn)。

2.2 質(zhì)詢會(huì)是公司戰(zhàn)略計(jì)劃得以順利實(shí)施的重要保障。

被質(zhì)詢者的工作計(jì)劃都是以公司戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，將年度工作計(jì)劃分解而來(lái)。高層管理者通過(guò)質(zhì)詢會(huì)，可以了解到公司整體計(jì)劃進(jìn)展情況，例如：公司銷售額是否按既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、利潤(rùn)額是否達(dá)到預(yù)期水平、研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)展是否順利、核心團(tuán)隊(duì)是否保持穩(wěn)定等。管理者不能指望每一名員工都達(dá)到在沒(méi)有監(jiān)督下積極主動(dòng)做好工作的境界。要想哪方面工作能夠順利完成，就要加強(qiáng)對(duì)哪方面工作的監(jiān)督管理，這也是任何一個(gè)企業(yè)制度化、科學(xué)化管理必不可少的一環(huán)。質(zhì)詢會(huì)上高層管理者關(guān)注的焦點(diǎn)都是與戰(zhàn)略計(jì)劃相關(guān)的數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)劃執(zhí)行人是一種監(jiān)督和鞭策，促使執(zhí)行人高效地完成計(jì)劃。此外，通過(guò)質(zhì)詢會(huì)高層管理者還可以發(fā)現(xiàn)戰(zhàn)略計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程存在的問(wèn)題，并及時(shí)予以解決。從而保證公司戰(zhàn)略計(jì)劃的順利實(shí)施。

2.3 質(zhì)詢會(huì)是高效的溝通平臺(tái)

企業(yè)中各個(gè)部門和各個(gè)職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對(duì)協(xié)調(diào)的要求就越高，而協(xié)調(diào)只有通過(guò)溝通才能實(shí)現(xiàn)。沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏贤?，管理者?duì)下屬的了解就會(huì)不充分，下屬也會(huì)對(duì)分配給他們的任務(wù)和要求他們完成的工作有錯(cuò)誤的理解，使工作和任務(wù)不能正確圓滿地完成，導(dǎo)致企業(yè)在效益方面產(chǎn)生損失。解決溝通問(wèn)題，提高溝通效率是每個(gè)企業(yè)必須重視的問(wèn)題。一些常用的溝通方式，例如：郵件溝通、電話溝通、及時(shí)通訊軟件溝通等，都存在溝通效率低、難以達(dá)成共識(shí)的弊病。而質(zhì)詢會(huì)作為一項(xiàng)定時(shí)召開(kāi)、議程明確的專題會(huì)議，可以使與會(huì)者有充足的時(shí)間準(zhǔn)備需要討論的議題，大大節(jié)省了思考時(shí)間。會(huì)議上，各個(gè)部門本著對(duì)事不對(duì)人的原則，總結(jié)問(wèn)題教訓(xùn)，分享成功經(jīng)驗(yàn)，有助于公司管理層樹立起跨部門平等交流的意識(shí)，形成既有分工又有合作的良好工作氛圍。另外，有高層領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，也有利于當(dāng)場(chǎng)達(dá)成共識(shí)，形成會(huì)議決議。

3 質(zhì)詢會(huì)執(zhí)行過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題

3.1 工作計(jì)劃偏離戰(zhàn)略計(jì)劃

公司級(jí)質(zhì)詢會(huì)和系統(tǒng)級(jí)質(zhì)詢會(huì)屬于戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會(huì)，與會(huì)人員涵蓋了公司主要的中高層管理者，其工作計(jì)劃應(yīng)緊緊圍繞公司戰(zhàn)略展開(kāi)，承諾的工作結(jié)果要為全年或階段戰(zhàn)略重點(diǎn)服務(wù)，不可偏離，以保障公司戰(zhàn)略順利實(shí)施。但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，有些管理者制定的工作計(jì)劃并沒(méi)有以戰(zhàn)略計(jì)劃為基礎(chǔ)，而是側(cè)重于日常事務(wù)性工作，無(wú)法為戰(zhàn)略執(zhí)行服務(wù)，失去了戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會(huì)應(yīng)有的意義。

3.2 結(jié)果定義不可考核

質(zhì)詢會(huì)作為一種監(jiān)督檢查機(jī)制，能夠顯著提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力。而要使這種監(jiān)督檢查機(jī)制充分發(fā)揮作用，就要求被質(zhì)詢者所做的工作計(jì)劃要有可考核、可量化的結(jié)果定義。例如：銷售額提高10%、客戶滿意率大于95%、核心員工流失率低于5%、產(chǎn)品合格率達(dá)到100%等。這種數(shù)據(jù)化的結(jié)果定義，再配上各種指標(biāo)明確的計(jì)算方法，就可以使管理者能夠清晰地了解下屬的工作是否完成以及完成得怎么樣。而在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，有些人所做工作計(jì)劃的結(jié)果定義往往不可考核，例如：提高團(tuán)隊(duì)凝聚力、促進(jìn)產(chǎn)品銷售、穩(wěn)定核心團(tuán)隊(duì)等。這種結(jié)果定義缺乏考核標(biāo)準(zhǔn)，使得管理者無(wú)法知道下屬的是否完成以及完成情況如何。

3.3 相關(guān)制度不健全

組織召開(kāi)會(huì)議最頭疼的就是協(xié)調(diào)與會(huì)者的時(shí)間，尤其是與會(huì)人員橫跨各個(gè)部門時(shí)，這一問(wèn)題顯得更為突出。質(zhì)詢會(huì)作為一項(xiàng)需要多方協(xié)調(diào)、長(zhǎng)期召開(kāi)的特殊會(huì)議，如果沒(méi)有相關(guān)制度作為保障，光是協(xié)調(diào)開(kāi)會(huì)時(shí)間就會(huì)耗費(fèi)許多精力，甚至有最終無(wú)法協(xié)調(diào)時(shí)間而導(dǎo)致會(huì)議取消的情況發(fā)生，從而使質(zhì)詢會(huì)的作用大打折扣。久而久之，就會(huì)產(chǎn)生取消質(zhì)詢會(huì)的可能。任何一種機(jī)制的建立，都必須有相關(guān)制度作為保障，否則最終都將失敗。很多中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都深知質(zhì)詢會(huì)的重要作用，但卻沒(méi)有為其建立相關(guān)制度。使得每次開(kāi)會(huì)都要臨時(shí)協(xié)調(diào)時(shí)間，與會(huì)人員經(jīng)常缺席，會(huì)議常常偏離主題，大大影響了質(zhì)詢會(huì)的效果。

4 質(zhì)詢會(huì)改進(jìn)建議

4.1 加強(qiáng)與會(huì)人員培訓(xùn)

要想有效召開(kāi)質(zhì)詢會(huì)，事先必須對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。質(zhì)詢會(huì)的與會(huì)人員一般分為三種角色：質(zhì)詢?nèi)?、被質(zhì)詢?nèi)恕?huì)議秘書。角色不同，培訓(xùn)的重點(diǎn)也不同。對(duì)于質(zhì)詢?nèi)耍嘤?xùn)的重點(diǎn)在于：①會(huì)前審閱被質(zhì)詢?nèi)说墓ぷ骺偨Y(jié)和工作計(jì)劃，記錄待質(zhì)詢的問(wèn)題，并了解和收集相關(guān)數(shù)據(jù)，用以判斷被質(zhì)詢?nèi)说墓ぷ鹘Y(jié)果達(dá)成情況。②會(huì)中以戰(zhàn)略為基礎(chǔ)、以結(jié)果為導(dǎo)向展開(kāi)質(zhì)詢，并審查被質(zhì)詢者下階段工作計(jì)劃的分解是否以以后戰(zhàn)略計(jì)劃為基礎(chǔ)、結(jié)果定義是否可考核。對(duì)于脫離戰(zhàn)略計(jì)劃或者結(jié)果定義無(wú)法考核的計(jì)劃，應(yīng)責(zé)令整改。③會(huì)后關(guān)注重大事件，督促秘書跟蹤進(jìn)展，對(duì)于未能達(dá)成的結(jié)果或承諾，要及時(shí)、正確地實(shí)施獎(jiǎng)懲。對(duì)于被質(zhì)詢?nèi)耍嘤?xùn)的重點(diǎn)在于：如何制定工作計(jì)劃，使工作計(jì)劃既不偏離戰(zhàn)略計(jì)劃，又使結(jié)果定義可量化、可考核。對(duì)于會(huì)議秘書，培訓(xùn)的重點(diǎn)在于：怎樣跟蹤重點(diǎn)工作并向質(zhì)詢?nèi)藚R報(bào)。通過(guò)對(duì)與會(huì)人員的培訓(xùn)，質(zhì)詢會(huì)便能流程化、標(biāo)準(zhǔn)化地高效運(yùn)行，從而為公司戰(zhàn)略服務(wù)。

4.2 加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)

關(guān)于召開(kāi)質(zhì)詢會(huì)所涉及的重點(diǎn)問(wèn)題，都要以制度的形式加以規(guī)定。例如會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議流程、獎(jiǎng)懲措施等。對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)，有了制度規(guī)定可以省去每次開(kāi)會(huì)前大量的溝通協(xié)調(diào)工作，提高工作效率。對(duì)于其他與會(huì)者來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)制度規(guī)定的會(huì)議時(shí)間安排自身工作，并對(duì)會(huì)議進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，保證會(huì)議出勤率和會(huì)議質(zhì)量。

5 結(jié) 語(yǔ)

總之，質(zhì)詢會(huì)作為一種監(jiān)督檢查機(jī)制和溝通交流的平臺(tái)，在提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力和保障公司戰(zhàn)略實(shí)施方面效果顯著，如果再健全相關(guān)管理制度并輔以系統(tǒng)培訓(xùn)，使質(zhì)詢會(huì)制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化地高效運(yùn)行，質(zhì)詢會(huì)必將對(duì)中小企業(yè)發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用，成為中小企業(yè)管理的重要工具。

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