煤化工EPC項目工程檔案信息化管理中存在問題及其對策分析

陳奕杉 王雪冰

[摘 要]當前我國開展的現代化煤化工EPC（設計、策劃、采購）項目越來越多，因此對其文檔管理的信息化建設也愈發重要。檔案管理的信息化建設可以在一定程度上提升整體項目工程的質量，而且運用信息化的管理手段可以盡快建立項目檔案管理制度及臺賬，使檔案的檢索更快速、更準確，從而實現資源共享。檔案數字化的好處是檢索快捷方便，可以更為迅速地實現數據的同步備份，并且存儲占用空間小，維護更加方便安全。本文通過闡述大型煤化工EPC項目檔案信息化建設的必要性，對其中所隱含的問題進行分析，并提出有實際意義的建議，以供讀者參考。

[關鍵詞]檔案；信息化；化工項目；文檔；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.077

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

1 煤化工EPC工程檔案信息化建設的必要性

在我國當前的工程項目建設過程中，大型的EPC項目一般是由較多建設環節所組成的。其中包括從項目立項的勘察招標，到詳細工程設計，再到現場安裝調試、試車中交等多個環節。EPC項目中的文檔管理也就是從EPC項目開始實施到項目結束這個過程中全部的歸檔文字信息資料、圖紙資料等文件的管理，這些文件是了解EPC工程管理過程的依據。所以在煤化工的項目工程建設中，需要進一步做好對于檔案的管理、采集及整理，從而確保較大型的EPC項目檔案得以完全、準確地建設，并且這也成為我國EPC項目技術管理層面的重要組成成分，對于EPC工程檔案的信息化處理是檔案處理工作中十分重要的一環。

隨著我國當前EPC項目文檔管理的不斷完善，對檔案進行信息化處理能使檔案發揮更大的作用。檔案管理信息化可以在一定程度上將項目或者實踐工程的質量提升，并且可以運用信息技術盡快建立EPC項目的檔案管理臺賬，讓整體檔案檢索更為精確，實現總體上的資源共享。檔案的數字化檢索好處在于其檢索較為快速，并且較容易實現同步的備份，存儲的占用空間較小，對其維護也更加便捷安全。所以做好EPC項目的檔案信息化建設對EPC項目進程的加快及質量的提升都是有較大意義的。

2 EPC工程檔案管理存在的問題及信息化建設概況

2.1 EPC項目檔案管理存在的問題

2.1.1 檔案法律法規制度難以對各個項目作出相應的指導

近年來，我國政府部門提出并且發布了一些有關檔案管理的法律條文，這些法律法規可以促使煤煤化工企業項目工程管理規范化，雖然因為地域、行業的不同，政府部門所制定的相關法律法規較難以對各個具有不同特征的企業進行具體的指導。因此，煤煤化工企業的項目檔案管理沒有統一的標準。

2.1.2 煤化工企業難以跟上檔案建設的發展速度

伴隨“十三五”規劃的實施，我國多數煤化工企業都在積極地改進和完善自身的檔案管理，煤化工企業的建設規模不斷增大，這會讓企業對于檔案管理的質量要求有所提升。檔案管理是項目管理中較為重要的一環，由于其是項目中服務性較為鮮明的管理工作，對于項目工程的管理，需要從多角度同時開展。項目檔案的管理制度不僅需要自身基礎和服務性作用作為基礎，還需要建立一整套較為完善的檔案管理制度體系。而當前我國的科學技術水平以及信息水平還不高，一些煤化工企業在工程檔案管理中依舊沿襲傳統管理的方式，這阻礙了檔案管理的發展。

2.1.3 項目檔案管理建設體系有待完善

當前我國化工工程領域的管理體系已經逐漸建設完成，一些煤化工企業在其項目建設的過程中也逐漸找到了自己的管理體系，但是依舊在一些地方有待提升。具體來說，我國當前煤化工企業的工程檔案管理體系呈現金字塔式的排列。在金字塔的頂端是我國當前所頒布的《中華人民共和國檔案法》，這一層級明確提出了檔案管理的基本工作原則，也為檔案的管理提供了具體的管理方向。金字塔的第二層是各級地方政府所制定的行政法規，這些主要是較為實用的管理方案以及體系。再往下是檔案管理規章制度，這種制度主要是規范煤化工企業實際管理的方法。最底層則是不同企業以自身情況為基礎所制定的具體檔案管理策略。

2.2 EPC項目檔案管理數字化網絡建設

檔案管理的數字化網絡建設，即主要通過計算機技術、OCR（光學字符識別）技術、數字攝影、存儲技術與多媒體技術等新型技術，將各類載體的檔案資源轉化為數字化的信息，并且用數字形式進行存儲，以網絡的形式進行連接，從而構建一個整體、有序的檔案信息管理庫，可以更為及時供用戶使用，并且實現資源的合理共享。在項目文檔數字化完成之后可以正確地將文檔編號錄入電子管理系統中，從而保障條目以及圖文的對應。

除此之外，企業可以以項目規模的實際情況為基礎，從而研發或者購置對應的電子檔案管理技術，配備一定的服務器及數據，采用B/S（架構瀏覽器/服務器模式）實時進行文檔異地交付，文檔可以依據項目的方式存入不同部門以及設計單位的信息庫，從而進行總體數據信息的導入。

2.3 數據庫技術在EPC工程檔案信息化管理中的應用

在EPC工程的信息管理中應用數據庫技術的目標是解決數據信息的采集、存儲、訪問及處理問題。在項目文檔的管理中運用數據庫進行檔案信息的實際存儲、檢索和維護，讓用戶可以最大程度上在檔案中獲取對應信息。檔案的數據庫可以分成全文的數據庫與目錄數據庫。前者主要針對所采集的檔案整篇文章進行數字化的形象處理，后者則采用檔案的信息輸入數據進行檔案信息的檢索。在數據庫的組成中主要包括全文文本及圖像兩方面的數據庫。利用數據庫技術可以導入案卷目錄、文件目錄并且進行自動化管理，從而提高案卷的目錄管理效率。

3 提高EPC工程檔案管理信息化水平的對策

3.1 平臺要強化項目檔案管理

檔案信息化管理通過整合不同階層的信息資源，整體實現EPC工程檔案管理中不同方位的交流和共享。從而一方面提升EPC項目管理水平，另一方面提升項目決策的科學、合理性。對于現階段我國企業結構的轉型來說，可以有效地降低項目管理成本，并且提升項目實施的效率，進一步提升企業的市場把控和人力資源的素質，這也是企業讓其內部充滿活力的重要途徑。通過強化項目檔案管理，可以完善項目檔案的管理流程、制度，提升人員管理水平。

3.2 統一工作標準和程序依據

衡量檔案工作現代化的標志是檔案工作的程序是否標準。通過實施現代化和標準化的檔案管理，讓檔案工作變得更為簡單，并且從雜亂無章的狀態走向統一，并且因為可以降低重復勞動，可以較大程度地提升檔案管理的水平。而依據規章制度辦事可以讓檔案的管理工作者在工作中降低失誤率，從而保障檔案的采集、鑒定和保管，提高辦事效率。而大型的EPC項目檔案管理只有做到規范、標準，才能在一定程度提高工作質量。但在當前我國的檔案管理中，很多管理程序一方面不能夠體現檔案管理工作的現代化發展，另一方面也不能夠提升辦事的效率。在檔案的利用中，越來越多的程序也會讓檔案的使用者十分反感，進而降低檔案利用的效率。所以檔案的工作程序應當制定得較為科學、規范，較為繁瑣的程序可以刪繁就簡，促進檔案管理工作的信息化發展。

3.3 推行全過程同步跟蹤管理

EPC項目往往是有多個主題項目及子工程組成的。項目工程的檔案管理往往時間跨度較大，也會涉及較多的建設管理環節，由多個設計單位進行施工等。這樣交叉型的工作會導致項目的工程進度較慢。因此，大型的EPC項目所涉及的科技文件數量較多，內容也較為復雜。文件材料形成的單位較多，這也給大型的EPC項目檔案增加了一定的難度。所以促進EPC工程檔案的信息化，可以讓檔案更加完整、齊全且準確地保存。

3.4 重視在檔案管理中引進科學技術

檔案管理主要包括電子檔案管理和紙質檔案管理兩方面。而煤化工企業項目主要因文件歸檔而產生的，更多涉及電子檔案的管理。在企業項目檔案管理中引進科學技術可以有效將信息系統中的文件進行分類和管理，并建立適合電子儲存檔案的系統進行檔案的管理。這也對工作人員的檔案系統管理技術有著一定的要求。另外，因為檔案管理的業務規范主要包括檔案卷宗的整理、分類、文檔時間日期的歸類、保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規范等，引進科學技術的引進是十分必要的。

3.5 完善項目檔案管理體系

EPC工程的檔案信息化管理主要包括以下幾方面。首先是信息的采集和草案制訂，這方面需要由地方企業的行政管理部門進行工作流程審核，并且從實際情況出發進行草案修改；其次，要收集較多人員的意見進行修改。在將檔案管理方案交給上級進行審批之后，可以執行。而且在執行的過程中可以較為細致地分成試行和正式執行兩方面，循序漸進并且逐步完善信息化項目檔案管理體系。

4 結 語

檔案管理的信息化建設可以在一定程度上提升整體EPC項目工程的質量，而且運用信息化的管理手段可以盡快建立項目檔案管理制度以及臺賬，使檔案的檢索更快速、更準確，從而實現更大范圍上的資源共享。當前，我國所開展的現代化EPC項目越來越多，因此對其文檔管理的信息化建設也愈發重要。企業可以通過強化平臺項目檔案管理、統一工作標準和程序依據、推行全過程同步跟蹤管理、重視科學技術在檔案管理中的引進以及完善項目檔案管理體系等方式完善信息化項目檔案管理體系。

主要參考文獻

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