大數據時代高校數字檔案共享服務研究

陳敬暖

摘 要：隨著大數據技術的不斷發展，高校數字檔案隨之出現，數字檔案共享服務受到的關注也在逐漸增加。在大數據時代，高校的檔案管理部門應當積極使用數字檔案，打破傳統的檔案管理觀念束縛，提升檔案管理服務質量，提升高校數字檔案應用價值，促使高校檔案管理現代化發展。本文主要研究的是大數據時代高校數字檔案共享服務，希望能給高校檔案管理部門提供一些工作借鑒。

關鍵詞：大數據時代 高校數字檔案 共享服務

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）09（c）-0124-02

大數據技術的發展為高校數字檔案的出現提供了契機，也為高校檔案現代化管理提供了新的途徑。在大數據時代，高校數字檔案共享勢在必行，這不僅是高校擴大教育范圍的有效途徑，也是滿足公眾數字檔案使用需求的重要方式。高校檔案管理部門要重視數字檔案共享，創新數字檔案共享服務模式，提升數字檔案共享服務質量，推進檔案管理朝著數字化、信息化方向發展。

1 大數據時代高校數字檔案共享服務的意義

1.1 滿足高?？沙掷m發展需求

在大數據時代，高校數字檔案管理工作至關重要，影響著高校的發展方向。數字檔案共享服務滿足高?？沙掷m發展需求，對高校的發展起到非常重要的作用。數字檔案是一種信息資源，它的共享實質上是信息資源的一種交互，高校之間通過數字檔案共享來進行交流，從而互相借鑒辦學經驗，互換教學資源，共同構建高校教育平臺，提高了高校的教學水平和教學質量。同時，高校之間的數字檔案共享促使高校尋求新的教學模式，滿足了高校的教學資源需求，促使高校進行內部變革，有利于高校長期、穩定發展。

1.2 滿足用人單位查證需求

學生在畢業后會進入用人單位，而用人單位會核實學生的檔案信息，檢測學生是否真正完成了學校教育，從而找出高素質、高技術人才。在大數據時代，用人單位可以通過數字檔案共享服務來驗證學生的真實身份，不僅能夠找出學歷作假的員工，而且能夠挑選出員工中的高水平人才。數字檔案共享服務是一項便捷的服務，用人單位無需花費大量的時間和精力，只需要在網上查驗即可，能夠快速得出結果，節約了大量的人力資本。學校只需要將學生的信息輸入到數字檔案庫中即可，工作效率得到了提升，工作流程得到了簡化，減輕了檔案管理部門的工作負擔。

1.3 滿足現代社會發展需要

在大數據時代，多種多樣的信息資源已經成為了一種社會資源，對社會發展有著重要的影響。高校作為信息資源的重要集合地，蘊含著豐富的科學、文化、藝術信息，具有非常高的信息價值。高校數字檔案共享服務滿足了現代社會發展需要，拓展了高校的信息輻射范圍，讓更多的人能夠查閱、使用信息，有利于社會資源共享，促進了現代社會發展。同時，高校中檔案信息能夠滿足社會群體多元化信息需求，能夠為社會提供不可或缺的信息支持。社會公眾能夠充分利用信息資源建設社會，不僅能夠加快社會現代化建設，而且保證了自身享有的知情權。

2 大數據時代高校數字檔案共享服務存在的問題

2.1 數字檔案服務意識缺失

檔案管理部門是數字檔案的主要管理部門，也是共享服務的主要服務部門。在大數據時代，高校數字檔案不僅要服務于全校師生，還要服務于社會公眾，這樣才能體現出數字檔案存在的意義。但是在實際的生活中，檔案管理部門的服務意識存在問題，主要由兩個原因造成：第一，高校缺乏必要的監督機制。監督機制即監督檔案管理部門工作的機制，但是高校沒有建立這種機制，這就造成檔案管理部門的員工服務意識差的問題，不僅影響了數字檔案共享，而且影響了數字檔案管理。第二，高校宣傳工作沒有做好。高校沒有引導檔案管理部門服務大眾，沒有告知檔案管理部門共享服務的益處，阻礙了數字檔案共享服務質量的提升。

2.2 數字檔案管理人才不足

數字檔案管理人才是數字檔案共享服務的主要推動力量，也是高校數字檔案的主要管理人員。數字檔案管理工作是一個非常復雜的工作，檔案管理人員應當具有豐富的檔案管理經驗和很高的信息技術水平，但是在實際的生活中，許多檔案管理人員不符合這些條件，主要由兩個原因造成：第一，高校的招聘工作沒有做好。高校在招聘檔案管理人員時過于重視應聘者的學歷，不了解應聘者的技術水平，招收的應聘者無法滿足實際工作需要，不僅延誤工作進度，而且影響他人工作。第二，高校的培訓工作中沒有做好。高校對于培訓活動并不重視，交付給檔案管理人員過多工作，加重了檔案管理人員的工作負擔。

2.3 數字檔案共享服務體系落后

數字檔案共享服務體系是數字檔案共享服務成效的重要保障，直接決定著數字檔案共享服務的成敗。在實際的生活中，數字檔案共享服務體系落后是一個常見現象，主要表現在兩個方面：第一，管理制度不適用。管理制度的主要作用就是約束檔案管理人員的言行舉止，讓檔案管理人員服務社會公眾，但是高校在設計管理制度時沒有考慮實際的員工情況，致使管理制度無法發揮出實際作用。第二，獎懲機制缺失。獎懲機制是提升檔案管理人員工作熱情的重要方式，但是高校卻沒有設立這種機制，致使檔案管理人員出現了一系列的工作問題。

3 大數據時代高校數字檔案共享服務實施策略

3.1 培養數字檔案共享服務意識

高校要培養檔案管理部門的共享服務意識，要讓檔案管理部門主動服務社會公眾。高校要從兩個方面入手：第一，建立健全的監督機制。高校要通過監督機制來監督檔案管理部門，讓檔案管理部門的員工正視數字檔案共享工作，提升員工的服務意識，讓員工建立新的服務形象，發揮出數字檔案的服務優勢，面向社會公眾提供數字檔案共享服務。第二，做好宣傳工作。高校要做好數字檔案共享服務宣傳工作，讓檔案管理部門了解共享服務的意義，提升檔案管理部門工作的主動性和積極性，充分利用數字檔案共享的便利性和快捷性，滿足社會公眾的需求，提高數字檔案共享服務的質量。高校要引導檔案管理部門服務社會公眾，要鼓勵檔案管理部門服務社會公眾，保障數字檔案共享服務的重要價值。

3.2 構建數字檔案管理人才隊伍

高校要構建數字檔案管理人才隊伍，提升數字檔案共享服務質量。高校要從兩個方面入手：第一，提升招聘標準。檔案管理人員的指標包括知識、技術、能力3個方面的指標，高校要基于這3項指標開展考核，只有基礎知識扎實、大數據技術熟練、職業能力強的應聘者才能進入到數字檔案管理人才隊伍當中。另外，高校要優先招收具有豐富檔案管理經驗的應聘者，滿足實際工作需要。第二，增加培訓活動。高校要通過培訓活動來提升檔案管理人員的綜合素質，讓檔案管理人員能夠快速、高效完成工作。可以派遣檔案管理人員去外校進修，也可以邀請檔案管理專家來學校講座，豐富檔案管理人員的知識，提升檔案管理人員的技術水平。

4 結語

在大數據時代，高校數字檔案共享服務建設是高校發展的必然趨勢，也是高校提升信息資源利用率的重要途徑。高校要培養檔案管理部門的共享服務意識、構建數字檔案管理人才隊伍、建立先進數字檔案共享服務體系，提升高校的教育功能，為高校發展提供新的契機。

參考文獻

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