論存貨核算在行政事業單位存貨管理中的重要性

■//許 暉

存貨是行政事業單位在開展業務活動及其他活動中為耗用而儲備的各種材料、燃料、包裝物、低值易耗品及達不到固定資產標準的用具、器具等，它占用了行政事業單位的資金，是其資產中不可或缺的一部分，但在實際工作中，很多行政事業單位對固定資產的管理不斷加強，卻忽視了對存貨物資的管理，尤其是一些財務人員只重視經費核算，輕視實物的管理和監督，在賬務處理中不設置“存貨”科目，缺少存貨管理方面的核算和財務分析，致使單位存貨管理的會計監督薄弱，出現了很多問題。

一、行政事業單位存貨管理中會計核算與監督存在的問題

（一）會計信息不能準確反映資產狀況

行政事業單位不設置“存貨”科目進行核算，意味著會計人員不必對存貨收發、結存、盤盈盤虧等業務的會計資料進行收集、整理，導致存貨最終成為賬外資產，會計賬務及各項報表均不能準確、完整地反映本單位的資產狀況，致使會計信息失真，長此以往，將嚴重影響會計信息質量。

（二）監督不到位，滋生舞弊現象

行政事業單位不設置“存貨”科目進行核算，直接以報列支，相當于會計人員放棄了對存貨的領用、保管、盤點等環節的監督和牽制，缺失了賬實核對的必要條件，如此財務管理漏洞，使存貨的舞弊有了可乘之機，舞弊行為一旦實施也很難被及時發現。現實中，由于監管不力，保管人員將存貨私分、非法出售，給單位造成較大損失的案例屢見不鮮。

（三）盲目采購，造成浪費

財務人員不能及時掌握存貨資產占用及增減變化的數據，實際工作中往往出現盲目采購、重復采購等現象，造成資金浪費，影響資產配置效率，進而影響行政事業單位開展業務活動的成果。

二、行政事業單位“存貨”會計科目核算存在問題的原因分析

（一）對會計監督在存貨管理中的作用認識不足

因為行政事業單位存貨不必根據收入與費用配比的需要將資產的采購和領用兩個環節分開核算，以分別提供資產和費用信息。因此，一些會計人員認為在購進存貨時把和存貨有關的資金收支核算清楚就任務完成了，而驗收入庫和領用等程序自然有庫管員進行，只需庫管員記錄存貨臺賬備查，沒必要在會計賬務中核算存貨資產。

（二）對存貨管理在單位財務管理中的重要性認識不足

相對于固定資產，行政事業單位的存貨資產在整個資產中所占的比例不大，價值比較低，耗用較快，因此，行政事業單位普遍對存貨的會計核算和管理重視不夠，許多單位雖然制定了存貨管理方面的制度或規定，但大多都流于形式，執行不認真。實際工作中，存貨種類繁多，有些存貨采購和領用頻繁，僅發出計價一項就大幅增加了會計核算的工作量，而行政事業單位編制有限，人手緊張，無形中使得會計人員疲于應付，忽略了存貨購進后領用、盤點等環節的控制、監督和復核，沒有真正承擔起存貨管理的責任。

（三）存貨核算和管理職能分散化，內部控制不完善

行政事業單位對于存貨的管理大多實行“歸口管理”的原則，即各職能部門負責本部門的存貨管理工作，配備自己的存貨管理人員，但存貨的會計核算工作則集中在財務部門。單位內部控制制度中有關存貨管理的流程控制往往過于簡單，會計人員的崗位權責弱化，實物管理過程一人多崗。有些單位內部控制制度執行不力，圖省事，互相幫忙代辦的情況普遍，難以形成有效的互相牽制、互相監督的機制，最終導致財務部門和存貨實物管理部門對接困難，失去了會計監督的有效性。

三、會計核算在存貨管理中實現會計監督的具體應用

現行的《行政單位會計制度》和《事業單位會計制度》都將“存貨”科目納入核算范圍，規定了在發生取得及發出存貨、盤盈盤虧存貨、報廢報損存貨等業務活動時均應通過“存貨”會計科目進行核算。這就要求會計人員準確把握與區分“存貨”科目的邊界，除了隨買隨用的零星辦公用品可直接列入當期的“事業支出”科目外，存貨的收發領退等都應當在“存貨”科目里進行核算反映，通過會計核算，在存貨管理中實現會計監督。

（一）從原始憑證入手，把好存貨出入庫審核關

對于存貨的入庫、出庫等業務，會計人員要認真審核入、出庫憑證，據以記賬。入庫單上要求準確、完整地填寫存貨的品目、規格、數量、金額等信息并由相關責任人親自簽字確認，會計人員可根據入、出庫單據的填寫和簽字情況判斷存貨采購、驗收業務的內控制度是否有效，執行是否到位，對于填寫不規范、簽字不完整的票據堅決予以退回。

（二）選擇存貨發出計價方法，準確計量資產

根據實際需要采用先進先出法、加權平均法或個別計價法確定發出存貨的實際成本，計價方法一經確定，不得隨意變更。會計人員要充分考慮本單位存貨的特點和管理要求，考慮存貨計價方法對本單位財務數據的影響，在確定存貨發出計價方法時，要堅持客觀性原則和謹慎性原則，如實反映發出成本和期末存貨價值，從而更準確地反映行政事業單位的資產狀況。同時，會計人員還應對存貨占用狀況和結構進行合理分析，協助制定科學的存貨采購預算，防止積壓浪費。

（三）加強存貨日常對賬和管理，防止存貨損失

會計人員要定期與實物管理人員對賬，保證賬賬相符，同時堅持執行存貨盤點制度，保證賬實相符。對于發生的存貨盤盈，可按照確定的入賬價值增加“存貨”和“其他收入”，而對于盤虧或報廢損毀的存貨，則應先轉入“待處置資產損溢”科目，待查明原因，分清責任，按規定報經批準后再進行下一步賬務處理。