生物制藥公司科研經費的財務管理及核算
——以A生物制藥公司為例

■//王常青 游 嘉

A生物制藥公司（以下簡稱A公司）始建于1934年，是我國歷史最悠久的生物制藥企業之一。主要從事生物制品（疫苗、抗毒素、血液制品、診斷試劑等）的研發和生產，是國家生物制品行業的骨干企業。公司現有科研人員100多名，設有6個專業研究室，1個中試研究室、兩個國家級菌種保藏中心。累計獲得省部級以上科技獎勵近100項。改革開放以來，公司科研成果豐碩，累計獲得省部級以上科技獎勵近100項。科研成果的產業化，不僅產生了良好的經濟效益，同時也有力提升了我國生物技術產業水平。

一、A公司科研經費統一管理前存在的問題

在實際工作中，科研財務管理可以分為科研預算管理、科研支出管理及科研驗收管理。下面就日常工作中遇到的難點及解決方法進行分析總結。

（一）科研經費的預算管理

一般來說，科研項目在申報時就必須填寫預算，之后經費的使用必須嚴格依照預算支出。但在預算編報上存在著兩方面的問題：第一，填寫預算申報表的科研人員并非專職財務人員，對于經費的預算和分配沒有清晰的概念，對于財務數字也不是特別敏感，所以很多時候做不到非常精確，例如說材料費、燃動費等的編制。第二，在項目的進展過程也就是執行預算的過程中，科學研究的復雜性決定了課題組的研究方法、研究方向有可能隨著項目的進展而隨時做出調整，導致實際狀況與之前預計的狀況差別較大，因此實際支出與預算支出也必然無法一致。

在實際工作中預算執行問題主要存在有預算無支出，有支出無預算以及超預算等情況。有預算無支出的，一般出現在研究計劃發生變化的情況下，某些項目不再需要發生，同時也就會出現其他項目無預算有支出或是超預算的情況。有支出無預算和超預算的另一個發生原因是申報預算時對必要的支出估計不足。例如，課題在結題財務驗收時經費的使用無法與之前所做的預算完全匹配，比如預算做了很大一筆試驗外協費，但由于課題進度未能達到同一時點做預算時預估的進度或是研究方向做出調整而無法發生，反而材料費因為研究需要超支較多。這些都表明了項目申報時的預算編制的不準確，與實際需要不相符。

（二）科研經費的支出管理

統一管理前的科研核算中，A公司并未設置專門負責科研財務核算的崗位，無精細化的管理，如經費支出未區分國撥、自籌。由于歷史條件的限制導致在統計課題經費支出或是在課題結題財務驗收時會不同程度地增加工作難度，降低工作效率。

（三）科研經費的財務驗收管理

隨著國家對科研經費監督檢查越來越頻繁，對課題財務驗收的標準也越來越嚴格。有些國家的重大專項課題可能要迎接不止一次的財務驗收審計。有些課題負責人對于項目的財務驗收沒有一個全面的認識，在日常科研管理過程中，與財務人員溝通很少，對所花經費沒有一個清楚的了解，在課題需要決算審計時才開始預算對照，找財務要經費支出情況以及申請調賬，這些平常不做溝通不查賬的習慣導致驗收時填數不準確的情況時有發生，預算的嚴肅性得不到保證。另外，國家對科研的中期審查和經費審計已經常態化，每次審計都需要復印大量的原始財務憑證，提交財務決算，審批加蓋單位公章，重復的工作流程增加了科研部門和財務部門不必要的工作量，降低了財務配合驗收的效率。

二、A公司改進科研財務管理的目標及總體思路

近幾年來，隨著A公司的上級單位對科研經費的重視程度不斷加大，對科研經費管理力度的加強。為規范公司科研經費財務管理，根據國家近幾年科研經費管理的新政策，結合上級單位關于科研經費管理的相關文件，出臺了《A公司科研經費財務管理制度》。該制度全方位地涉及到科研經費預算、經費使用、經費核算、課題結題、國撥資金管理等財務科研經費管理的諸多要點，對完善企業的內部控制起到了重要的指導作用。

為提升信息化的質量，明細核算的程序化，A公司的上級單位統一使用了ERP系統。該系統是用科研訂單實現對科研課題的財務核算，每一個訂單組都對應了相應的課題，而與科研有關的所有費用，包括直接費用、分攤費用、間接費用等，都是通過科研訂單進入研發支出，也就是所有的研發支出都由課題全部承擔。而若想有效地管控科研經費，必須從預算入手，經過日常核算課題收支，在課題結題時整理經費，最后順利通過財務驗收。

三、A公司科研經費統一管理后解決問題的對策

（一）對于課題預算編制中存在問題的解決方法

在實際工作中科研預算的編制是難點同時也是重點，為保證預算的準確性和完整性，從科研預算編制開始，就要有科研人員、財務人員及科研管理人員三方共同參與。課題申報書上的預算和每年編制的年度預算通常由相關課題負責人從科研項目內容和科研任務的角度提出需要的經費范圍和金額，負責編制主要的直接支出費用，如材料費、外協費，而財務需對分攤的公共費用進行概算，如燃動費的分攤，維修費的分攤，領用動物時的分攤等等，科研管理人員從科研政策和科研管理整體方面進行控制。這樣能很好的提高課題預算的合規性、準確性和科學性，為之后的預算執行奠定了一個良好的基礎。

對于預算的執行，在做賬時對于有必要確認的課題經費支出的口徑財務部門都需要與相關課題負責人進行溝通再做賬，比如說國撥經費的使用，某課題在報賬時將職工的培訓費記入國撥經費而課題國撥經費預算并無此項目，這時需要與負責人溝通，在不調整預算的情況下提醒其修改支出口徑以保證預算執行的準確性。

（二）對于課題日常支出中存在問題的解決方法

統一科研管理以來，隨著A公司對科研經費管理重視程度的提高，公司設立了科研經費財務核算崗位，實現了在ERP的技術支持上較為精細化的核算管理。首先科研經費的核算是通過科研訂單實現的，科研訂單在初始設置時即規定了課題經費的性質（費用化，資本化），課題經費的支出（國撥、自籌），并且還能設定子課題，大大細化了課題經費的核算；其次針對科研經費添加了專門的會計科目，如：出版/文獻/知識產權事務費、專利申請費、臨床研究費等，還對“材料消耗”科目進行了進一步細化，規范了科研科目的使用，提高了后續查賬及財務驗收的效率；再次，科研經費核算中規定所有科研口徑中發生的費用都必須歸入課題，這里需要特別強調的就是燃動費、維修費等公共費用的分攤，上級單位統一管理科研經費前公共費用是放入公共部門中的，統一管理科研經費后財務將所有的公共費用根據科研部門提供的人數和比例分入了對應的課題中；然后對于科研設備，統一科研管理以后A公司將每一臺設備都進入相對應的課題中；最后，每個有政府補助來源的課題都有相對應的國撥收入和支出課題訂單號。細化的財務核算保證了財務和科研對于經費使用的準確把握，在課題經費統計中和財務驗收時都能取得與課題相關的完整的準確的經費收支情況。

同時在日常工作中，除了細化、規范核算帶來的對經費的準確化反映，如何利用系統更好的管理科研經費也甚為關鍵。比如說每個月末財務人員都會將累計經費的發生額發與科研部門。基于支出情況，對于經費使用上存在的問題與相關負責人進行討論和溝通，在合理的范圍內根據科研部門提出的要求在系統中進行變更。對于經常性發生不規范報銷的或者是涉及分攤的幾個費用項目，如材料費、維修費、會議費等給予重點關注，一經發現有不合規的情況出現，及時聯系相關課題負責人在合理的范圍內進行調整。勞務費、專家咨詢費也給予重點控制，一方面嚴格原始單據審核制度，審核勞務費、專家咨詢費與科研項目的相關性；另一方面嚴格執行勞務費零現金發放制度，保證科研經費的安全。每月一對賬使得科研經費的支出更加準確。對于部分執行進度低或未發生費用支出的項目，每月對賬可以提醒相關負責人重視課題進度，提高經費使用的質量，保證經費能夠足額用于科學研究。

（三）對于課題驗收時存在問題的解決方法

對于課題財務驗收中出現的種種問題，應對方法我們認為是加強日常科研部門與財務部門的溝通以及及時了解國家出臺的關于科研經費使用的新政策。相關科研負責人對于每月財務發出的經費使用情況應做到心中有數，并對日后如何使用經費，尤其是國撥經費，有一個大體的框架。如果發現有經費使用不當的情況應及時溝通財務做出調整，研究方向做出調整導致經費支出需發生必要調整時要及時通知財務及向撥款單位進行申報。只有日常工作嚴格監控經費使用情況，在課題驗收時才能減輕各相關人員的負擔，提高工作效率。

從科研經費統一管理以來，A公司科研經費實現了系統化和較為精細化的財務管理，對于科研經費的核算和管理，其中比較重要的有兩方面：一方面，財務人員需要在日常工作中學會將會計理論付諸于實踐，尤其要加強國家新出臺的政策法規的學習。另一方面，加強溝通尤為重要，只有科研人員、財務人員以及其他各相關部門的共同努力，才能在保證科研經費使用得合規合理，滿足各部門對于科研經費管理的需要。

除了經驗的積累，目前科研經費財務核算及管理工作同樣也存在著一些問題，一是醫藥行業的科研經費中，材料費和測試費占了很大比例。材料費主要用于實驗前期進行實驗原料購買，進口的化學試劑和動物實驗所需的動物花費的經費都較為昂貴。而目前國家科研撥款是每年按照比例下撥，并不考慮行業的特點。目前國家科研撥款普遍存在著簽訂的合同時間長而經費下撥晚的情況，這就導致實際執行中會導致經費未到賬，項目就要先啟動。有的科研項目若有合作單位，在經費到賬初期，在轉撥給子課題承擔單位后，剩余的經費使用起來相當緊張。二是雖然科研部門整體對科研經費合理合規使用的意識有了比較明顯的提高，但仍存在不夠重視的情況，這體現在有些課題負責人在日常工作中并不關心科研經費使用情況，對經費的使用沒有合理的規劃，到項目驗收時才去了解情況，這時往往來不及調整經費。所以，科研經費內部控制需要加強培訓，尤其是對科研人員合規使用經費的培訓，同時也需要提高財務人員科研統籌規劃的水平，加強對國家現行科研政策的理解。總之，完善科研經費財務管理還需要各方的不斷努力，提高業務水平，保證科研經費合理合規的使用。