高校檔案管理的現代化建設研究

張 巖

（赤峰學院 報刊社，內蒙古 赤峰 024000）

1 前言

在新時代背景下，信息成了一項重要的社會資源，它不僅能夠有效促進社會經濟的穩定發展，而且還可以為我國教育水平的不斷提升帶來重要的推動性作用.高校檔案所記錄的是高校在開展教育教學活動、管理工作以及科研活動過程中所形成的重要信息資料，其不僅能夠對高校的可持續性發展帶來直接性的影響，而且對于高校的教學管理、科研管理以及人事管理等方面均起到了不容忽視的作用.然而，縱觀我國高校的檔案管理現狀來看，由于受到了多方因素的干擾，無論是管理模式與管理手段，還是管理理念與管理范圍，均存在著很多亟待解決的問題.為了能夠進一步提高我國高校檔案的管理水平，國家政府與地方上的教育部門應針對高校檔案管理的現代化建設給予應有的重視，為其創造出更多的有利條件，以此來幫助高校的檔案管理工作可以較好地應對由時代發展所帶來的諸多挑戰.

2 高校檔案管理現狀

2.1 檔案管理專業性不強

如今，有很多高校管理者并沒有對檔案管理工作給予較高的關注，導致學校內部的檔案管理制度比較松散.首先，部分高校檔案管理部門中的崗位設置比較隨意，諸如檔案信息收集、檔案信息整理以及電子檔案錄入等工作均由一個人來負責，這不僅導致檔案管理工作的各個環節都漏洞百出，而且還影響到了檔案信息編排的規范性；其次，國家政府雖然針對檔案管理工作制定出了多項法律制度，例如《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》以及《檔案室設備管理制度》等，但由于高校領導并沒有對檔案管理工作給予應有的重視，從而導致檔案管理人員也不會嚴格按照這一系列配套制度來開展借閱管理與使用管理工作，長此以往，高校檔案管理模式變得愈發隨意.最后，國家政府對于高校的檔案管理現代化建設制定出了以下的配備要求：檔案室、檔案庫房、微機室、辦公室以及閱覽室等.其中，在檔案庫房中應當配置防火系統、滅火系統、除濕裝置、消毒裝置、吸塵裝置等.然而卻僅有很少的一部分高校能夠達到上文所提到的配置標準，極大地影響到了檔案管理工作的專業性.

2.2 查閱程序不夠規范

目前，絕大多數的高校檔案管理人員都不能夠針對檔案信息展開及時且合理化的分類整理，在日常的管理工作當中，只是按照之前的檔案管理方案來對檔案信息進行粗略化的分類，從而導致檔案信息的查閱效率低下，十分不利于檔案管理的現代化建設.

2.3 信息化不夠完善

如果想要在現有的基礎之上提高高校檔案管理的信息化水平，首先需要完成的一項工作即為構建出高校自由的檔案管理系統.目前雖然有很多高校針對檔案的信息化管理建設出了目錄數據庫，但其中僅包括案卷目錄、指引目錄以及索引目錄等內容，并沒有完全實現檔案信息的電子化與自動化查詢.

3 高校檔案管理現代化建設的作用

具體一些解釋，高校檔案管理的現代化建設需要建立在信息科學技術的基礎之上，同時結合高校當前的人力、財力以及物力資源，制定出合理化的檔案管理體系，從而確保高校內部的檔案管理人員可以達到有組織、有計劃、有指揮的檔案管理工作程度.經過大量的工作實踐證明，高校檔案管理的現代化建設對于高校的可持續性發展起到了決定性的作用，具體表現為如下的四個方面：

首先，通過加強高校檔案管理的現代化建設可以全面提升檔案管理的工作效率，根據檔案使用者的實際需求來制定出全面的服務體系，提高檔案使用效率的同時促進高校檔案管理工作的良好發展.

其次，高校檔案管理的現代化建設可以從根本上發揮出檔案信息的共享價值，在擴大檔案信息資源應用范圍的同時減少不必要的資源浪費.

再次，高校檔案管理的現代化建設可以進一步加快檔案管理工作的統一化速度，以此來降低高校檔案管理工作的整體難度，確保管理工作人員可以有據可查、有理可依.

最后，在高校檔案管理的現代化建設進程中，高校中的檔案管理人員會積極地投入到教育培訓活動中，緊跟住時代的發展腳步提升自身的管理技術水平與工作能力.

4 促進高校檔案管理現代化建設的措施

4.1 規范檔案管理程序，突出領導責任

對于高校的檔案管理現代化建設工作來說，高校中的管理人員需要肩負起自己的領導責任，根據高校當前的檔案管理現狀來進一步規范檔案管理程序.首先，高校管理者應當經常性地深入到檔案管理工作人員身邊，同他們展開深入地溝通，全方位地了解到檔案管理人員在工作中所遇到的問題和困難，唯有如此才能夠制定出可行性高的檔案管理工作計劃.此外，高校管理者還要虛心聽取檔案管理人員所給出的意見與建議，盡可能地為他們創造出良好的工作氛圍；其次，高校管理者要通過恰當的方式來加強檔案管理人員的工作責任感，一方面要激發出檔案管理人員的工作積極性，讓他們可以主動地投身到檔案管理的工作崗位中，另一方面還要讓他們認識到檔案管理工作的重要性，以此來提高檔案信息資源的安全等級；再次，高校管理者要經常性地對檔案管理人員展開培訓與教育活動，其中包括最新的管理技術、信息技術以及職業道德等；最后，高校領導要加大對檔案管理工作的監管力度，針對表現優秀的檔案管理人員給予一定的精神與物質獎勵，而對于那些擅離職守且工作責任心不強的管理人員給予適當的處罰.

4.2 完善檔案管理基礎建設，加大對硬件設施建設的投入力度

為了能夠促進高校檔案管理工作現代化建設的順利進行，高校管理者需要進一步加大對檔案管理硬件設施建設的投入力度.首先，高校中的檔案管理部門要嚴格按照現代化建設的要求標準來開展檔案收集、檔案整理、檔案鑒定以及檔案統計等各項工作，同時還要將所需要的檔案管理基礎設施記錄下來，及時地上報給高校領導；其次，高校管理者要結合自身的實際情況來盡可能地加大對硬件設施建設的經濟投入力度，為高校檔案管理部門創造出更多的現代化建設條件；最后，高校檔案部門要充分發揮出校內網與教育網等網絡平臺的作用，將高水平的技術人才聚集到一起，全面提高檔案管理系統的安全性能.

4.3 構建完善的數據庫管理系統

通過上文中的介紹可知，高校檔案管理的信息化建設已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，然而由于受到了傳統管理模式的影響，高校檔案管理的現代化建設是一項復雜的系統化工程，其中最為重要的一項建設環節即為構建檔案管理系統的信息數據庫.信息數據庫的建設需要得到Web/Internet技術的支持，簡單一些解釋，在選擇信息數據庫系統時不僅要考慮到C/S體系結構，而且還要保證系統支持分布式處理功能.一方面要能夠具備高安全性能的聯機事務與數據處理能力，另一方面還可以被應用到多種類型的硬件平臺中，同時還要能夠同其他數據庫系統之間實現數據交換.目前，我國絕大多數高校檔案管理的數據庫系統所采用的是DBase、FoxBASE、FoxPro等程序，由于這些編寫程序是對一般操作系統的環境延伸，因此在單機狀態中是可以被采用的，但如果將其應用到MIS系統之中，那么以上所提到的幾個程序無論是在使用功能還是在安全等級上都存在著很多的問題.基于此種情況，高校檔案管理部門應當優先考慮采用能夠被適用于多種操作系統、硬件平臺，且能夠具備處理多用戶登錄與多任務指令的能力，同時還要可以在網絡環境中安全運行，兼具服務器與客戶機構的先進數據庫管理系統.

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質

提高檔案管理人員的綜合素質水平是促進高校檔案管理現代化建設的又一項重要舉措，由于人力資源才是檔案管理工作的主體，因此高校中檔案管理人員的管理能力、道德品質、思想內涵以及工作責任感均能夠對檔案管理的工作效率帶來直接性的影響.在日后的工作中，高校管理者應當從如下幾個方面入手來提升檔案管理人員的綜合素質：

首先，高校管理者要在社會中廣招優秀人才.在制定招聘信息時一定要明確強調應聘人才需要具備完善的檔案管理專業知識與豐富的管理經驗，并且還要接受系統化的崗前培訓教育活動.其次，高校管理者如果想要將檔案管理人才長時間地留在高校中，就必須要從工作環境、管理政策以及薪資待遇等多個角度入手來給予檔案管理人員以支持，了解他們真實的想法與需求.最后，高校管理者要進一步完善分配體系，制定出獎罰分明的管理制度，將優秀員工樹立為部門典型，利用榜樣的力量來帶動起其他檔案管理人員的工作積極性.此外，高校管理者還要定期展開崗位培訓，將培訓重點放到計算機技術與系統軟件操作等方面.

5 結束語

綜上所述，檔案管理是高校中不可或缺的一項重要組成部分，其不僅包括了對高校歷屆發展情況的詳細記錄，同時還包括了高校師生信息、科研成果、教學水平以及招生情況等記錄，這些重要的信息數據不僅是高校各項經營決策的基礎參考，同時還是調整高校管理方案的首要依據.為此，在新時期背景中，高校管理者要進一步加大對檔案管理現代化建設的關注力度，著眼存在于檔案管理工作中的問題來制定出行之有效的解決方法.